Ngày phát hành: 12/06/2017
Bản quyền © 2017 thuộc NV Access Limited.
Tất cả quyền được bảo lưu. Quyển sách này hay mọi phần của nó không được phép sản xuất lại dưới mọi hình thức khi chưa có sự chấp thuận bằng văn bản từ NV Access Limited.
Nhà xuất bản và tác giả của quyển sách sẽ không chịu trách nhiệm về sự mất mát, sự thiệt hại hay hỏng hóc gây ra do những sai lầm, sự bỏ sót hoặc do bất kỳ nguyên nhân nào khác. Mọi thông tin của sách này đã được cố gắng đảm bảo tính chính xác vào thời điểm thông cáo báo chí.
Xuất bản lần thứ nhất: 23 tháng Năm, 2017
ISBN: 978-0-9945838-2-6
Microsoft, Excel, Word, WordPad và Windows là những thương hiệu đã được đăng ký của tập đoàn Microsoft ở Hoa Kỳ hoặc tại các nước khác.
Giáo trình tập huấn "Microsoft Excel với NVDA" là một tài liệu được xuất bản độc lập, không có liên kết, hoặc được sự cho phép hay chấp thuận bởi tập đoàn Microsoft.
Giáo trình “Microsoft Excel cho NVDA” này bao gồm tạo và sử dụng bảng tính (spreadsheets) với NVDA. Nó giới thiệu Microsoft Excel và các tính năng riêng biệt của NVDA cho Excel. Giáo trình cũng được xây dựng dựa trên các kĩ năng có trong “Giáo trình tập huấn cơ bản cho NVDA”.
Microsoft Excel, thường gọi một cách ngắn gọn là "Excel", là một chương trình "bảng tính". Excel là một phần của bộ chương trình Microsoft Office.
Các chương trình như WordPad hiển thị toàn bộ tập tin trong một khối văn bản, được trình bày trên một hay nhiều trang. Excel hiển thị thông tin trong một bảng với nhiều “cells” (ô), được đặt trên các cột và dòng. Mỗi ô có thể chứa văn bản với các định dạng giống như trong một tài liệu Wordpad. Các ô còn có thể bao gồm các công thức (formulas) để tính toán. Công thức có thể bao gồm tham chiếu đến các ô khác, phương trình toán học và kết hợp các chỉ dẫn. Excel thường được dùng trong kế toán, cho các công việc như tính doanh thu hay ngân sách. Excel cũng được dùng cho các công việc mà thông tin được xếp trên một bảng (table) hay lưới (grid) như lên lịch, hay thậm chí là lên kế hoạch nhà ở.
Giáo trình này bao gồm các phần sau:
Mỗi chương được bắt đầu với các mục tiêu và kết thúc với các bài thực hành, đánh giá liên quan.
Cần có NVDA chạy trên máy tính của bạn. Nếu dùng màn hình chữ nổi, hãy chắc chắn rằng nó đã được cài đặt trước khi bắt đầu giáo trình này. "Giáo trình tập huấn cơ bản cho NVDA" đã có hướng dẫn việc cài đặt và thiết lập cho NVDA.
Bạn phải cảm thấy thoải mái khi nhập văn bản và có khả năng xác định các phím trên bàn phím máy tính. Các kiến thức bắt buộc cũng bao gồm các kĩ năng được đề cập trong "Giáo trình tập huấn cơ bản cho NVDA". Đặc biệt, xem lại các nội dung sau trong phần "Tập huấn cơ bản cho NVDA" trước khi bắt đầu với giáo trình này:
Giáo trình này xem các điều kiện sau là bắt buộc:
NVDA hoạt động được trên các phiên bản cũ của Windows và Office. Nhiều thao tác đề cập trong tài liệu này cũng dùng được với các phiên bản cũ hơn. Giáo trình này sử dụng Windows 7 và Office 2010 làm cơ sở để trình bày.
Mục tiêu của chương này giúp bạn trở nên quen thuộc với Excel và tạo được một bảng tính cơ bản. Chương này cũng ôn lại các kĩ năng chính đã đề cập trong “Giáo trình tập huấn cơ bản cho NVDA”.
Mục tiêu chương:
Việc gọi chạy Excel cũng giống với các chương trình khác. Có thể gọi chạy từ Desktop, Start Menu hay thanh tác vụ (taskbar). Để gọi chạy Excel từ Start menu, bấm phím Windows và gõ vào “Excel”. Hãy chắc rằng con trỏ đang ở chương trình Excel và bấm enter. Biểu tượng chương trình cũng bao gồm số phiên bản, chẳng hạn “Excel 2010” hay “Excel 2016”.
Giáo trình “Tập huấn cơ bản cho NVDA” đã có đề cập đến Start menu. Xem lại chương 3: "Bắt Đầu Với Windows” và phần 9.3: "Thanh Tác Vụ Của Windows”.
Nếu dùng Office 2010, khi mở Excel, con trỏ đứng trong một bảng tính mới và rỗng.
Trong Office 2013, Office 2016 hay Office 365, con trỏ sẽ ở phần Excel's start screen (màn hình khởi động Excel) khi khởi chạy chương trình. Màn hình khởi động Excel có liệt kê bảng tính rỗng (blank workbook) và các bảng tính đã được mở gần đây (recently opened workbooks).
Thuật ngữ "spreadsheet" (bảng tính) là gọi chung. giống như câu "Chúng tôi lưu lại doanh thu của mỗi tháng trong một bảng tính". "Workbook" là tập bảng tính trong Excel, giống như "Mở tập doanh thu tháng trong Excel".
Gõ vào:
> Excel
hãy chắc rằng "Excel" là kết quả tìm kiếm hiện tại. Nếu Excel không phải kết quả tìm kiếm đầu tiên, bấm mũi tên xuống để chọn Excel.
Phần này đề cập đến việc dùng màn hình khởi động (start screen) của Excel 2013 trở lên. Người dùng Office 2010 có thể bỏ qua và đến phần sau: soạn thảo văn bản.
Màn hình khởi động Excel cho phép truy cập các mẫu (Templates) bảng tính cũng như các bảng tính được mở gần đây. Con trỏ đứng ở tùy chọn blank workbook (tập bảng tính rỗng). Bấm enter để chọn nó.
Bấm các phím mũi tên để di chuyển qua các mẫu bảng tính có sẵn. Những mẫu này bao gồm một bảng tính các khoảng vay (loan comparison calculator), ngân sách gia đình (family budget), hóa đơn bán hàng và theo dõi (sales invoice and attendance tracker). Templates sẽ được đề cập sâu hơn ở phần sau của giáo trình.
Các bảng tính đã mở trước đó sẽ xuất hiện trong phần Recent Workbooks list (các bảng tính gần đây). Bấm tab để di chuyển con trỏ đến đó. Tiếp theo, bấm các phím mũi tên để chọn một bảng tính bị đóng gần đây và enter để mở nó. Liên kết "Open Other Workbook" ở tiếp sau danh sách này sẽ gọi chạy một hộp thoại cho phép mở các tập bảng tính khác.
Thông tin cuối cùng trên cửa sổ này xác định tài khoản Microsoft hiện tại hoặc một liên kết để đăng nhập. Trừ khi đăng kí sử dụng Office 365, còn thì việc tạo tài khoản của Microsoft là không bắt buộc.
Hãy khám phá màn hình khởi động Excel:
Chọn một tập bảng tính rỗng hoặc tập bảng tính được mở gần đây để nạp vào cửa sổ chính của Excel. Cửa sổ này có cách bố trí tương tự với các chương trình khác. Thanh tiêu đề (title bar hiển thị tên của tập tin hiện tại và tên của chương trình ngang qua phía trên đầu cửa sổ. Tập tin Excel được gọi là một "workbook" (tập bảng tính), giống như cách gọi tập tin của Microsoft Word là "document" (tài liệu). dưới thanh tiêu đề là các tab ribbon và tab ribbon hiện hành. Phần lớn của màn hình chứa bảng tính. Dưới cùng là thanh trạng thái (status bar), nơi hiển thị các thông tin và thông điệp. Thanh trạng thái được cập nhật khi Excel thực hiện một việc gì đó, lưu một tập tin chẳng hạn. Khi Excel không thực hiện điều gì, văn bản ở thanh trạng thái là "Ready". Nó cũng cho biết khi có macro nào đang chạy và các cài đặt hiển thị hiện hành (current view settings).
Tên mặc định của tập bảng tính rỗng là "Book1". Nếu tạo thêm cái thứ hai, Excel đặt tên là "Book2". Tạo tập bảng tính rỗng trong Excel bằng cách bấm control+n.
Một tập bảng tính có thể có nhiều "worksheets" (bảng tính), còn gọi là "sheets". Bảng tính là vùng làm việc chính. Khi một tập bảng tính được tạo, bảng tính đầu tiên có tên là "Sheet 1" và con trỏ ở đó. Chương 4 sẽ giới thiệu cách làm việc với nhiều bảng tính. Tập bảng tính của Excel 2010 được tạo với ba sheet. Các phiên bản Excel mới hơn thì tạo với một sheet. Bấm NVDA+tab để đọc vị trí con trỏ. NVDA đọc vị trí trong bảng tính theo cấu trúc một chữ cái kèm theo số, gọi là tọa độ. Trước khi nói về vấn đề này, hãy khám phá các thành phần chính trong cửa sổ Excel:
Cũng như các chương trình khác trong bộ Microsoft Office, Excel cũng có một ribbon. ribbon có tám tab. Các tab này bao gồm:
nhiều tab nữa có thể xuất hiện. Khi làm việc với tranh vẽ, biểu đồ hay các thành phần khác, các tab tùy chỉnh sẽ xuất hiện với các tính năng liên quan.
Việc tương tác với ribbon của Excel cũng giống như điều hướng trong ribbon của WordPad. Bấm alt để mở ribbon hoặc alt+chữ cái để đến một tab ribbon cụ thể. Dùng control+các phím mũi tên để di chuyển giữa các phần trong ribbon hiện tại. Bấm tab để di chuyển giữa các mục trong phần hiện tại của ribbon. Bấm enter để kích hoạt mục tại vị trí con trỏ. Khi điều hướng, NVDA sẽ thông báo phím tắt để kích hoạt mục tại vị trí con trỏ. Các phím tắt có thể coi là một cách để kích hoạt một mục nhanh hơn là dùng ribbon, đặc biệt là khi phải dùng thường xuyên một chức năng nào đó.
Vài mục có dạng "toggles" (công tắc). Bấm vào nút trên ribbon hay bấm phím tắt một lần sẽ bật một tính năng. Bấm thêm lần nữa sẽ tắt tính năng đó. Bold (in đậm) là một ví dụ được dùng trong giáo trình tập huấn cơ bản cho NVDA. Điều hướng đến một nút trên ribbon sẽ cho biết trạng thái hiện tại của tính năng đó. NVDA sẽ thông báo rằng nút đó đang bật (pressed) hay tắt (not pressed).
Một mục khác nữa trên Ribbon là "Tell me" (nói cho tôi biết). Nếu bạn không thể nhớ nơi để gọi một tính năng trong ribbon, bấm alt+q để đi đến ô nhập liệu "tell me" (tel me edit). Trong "tell me", nhập tên hoặc hoạt động của một tính năng. Bấm phím mũi tên xuống di chuyển qua các tùy chọn. "Tell me" hoạt động giống với tính năng search (tìm kiếm) trên Start Menu của Windows. Khi chọn được tính năng mong muốn, bấm enter để kích hoạt.
Bài thực hành tiếp theo sử dụng tính năng "wrap text" (xuống dòng văn bản), để bật / tắt việc Excel sẽ xử lí khi văn bản quá dài, không hiện hết trong ô. Bây giờ, hãy thực hành di chuyển trên ribbon trong Excel:
Hầu hết màn hình Excel là một mạng lưới, gọi là một bảng tính (worksheet). Excel xác định các cột bằng các chữ cái, bắt đầu với "A" ở bên trái. Cột thứ hai sẽ là "B" và cột thứ ba là "C". Excel xác định các dòng bằng số, bắt đầu từ dòng phía trên , số "1". Dòng thứ hai là số "2" và dòng thứ ba là "3". Mỗi ô có tọa độ là một chữ cái và số. "D3" là ô ở cột thứ tư từ bên trái, dòng thứ ba từ trên xuống. "A12" thì ở ô thứ nhất (cột bên trái) và dòng 12. Tọa độ luôn luôn là cột rồi đến dòng.
Dùng các phím điều hướng sau để di chuyển giữa các ô:
Bây giờ, hãy di chuyển giữa các ô:
Khi con trỏ ở một ô bất kì, nội dung được nhập vào sẽ chứa trong ô đó. Khi nhập xong, bấm tab để chuyển đến ô kế tiếp bên phải.
Bấm enter để đến dòng kế tiếp. Con trỏ chuyển xuống dưới một dòng và nằm ở cột mà ta đã đi đến bằng tab ở bước trước. Để nhập dữ liệu vào một dòng, bấm tab di chuyển giữa mỗi ô rồi enter khi hoàn tất để di chuyển con trỏ xuống ngay dưới ô vừa nhập.
Một ô có thể có văn bản nhiều hơn độ rộng của nó. Khi điều hướng, NVDA sẽ đọc nội dung văn bản và thông báo "overflowing" (tràn). Một cách trực quan, nội dung văn bản sẽ bị tràn sang ô bên phải. Nếu bên phải đã có văn bản , NVDA sẽ đọc "cropped" (bị cắt hay bị khuất).
Văn bản bị tràn hay bị khuất vẫn tồn tại trong ô đó. Nó không hiện ra hết kể cả khi xem trên màn hình máy tính hay in ra giấy. Tuy nhiên, xuyên suốt giáo trình sẽ có nhiều cách để ứng phó với tình huống này.
Bấm NVDA+mũi tên lên (laptop: NVDA+l) để đọc lại nội dung trong ô hiện tại. Việc này có thể hữu ích khi di chuyển qua các ô.
Bây giờ, hãy thực hành nhập văn bản và điều hướng:
Từ giờ, phải làm quen với khái niệm lưu tập tin. Quy trình này có sự khác biệt, tùy thuộc vào phiên bản Office đang dùng.
Trong Excel 2010, việc lưu tập bảng tính ở lần đầu sẽ hiển thị hộp thoại "Save as" (lưuvới tên), và con trỏ đứng ở trường tên tập tin (name).
Excel 2013 và 2016 dùng tab "Save as" trong trình đơn file. Tab Save as có hầu hết các thông tin như hộp thoại lưu truyền thống. Hộp thoại này có trong nút "Browse" hay "More Options".
Có thể tắt mục "Backstage" và chỉ dùng hộp thoại lưu truyền thống. Phần cài đặt cho "Backstage" nằm ở phần "Save" trong hộp thoại options của Excel.
Giống như với các chương trình khác, những thông tin tối cần là tên tập tin và nơi để lưu nó. Giáo trình này sử dụng thư mục "Documents" làm nơi lưu mặc định. Nếu dùng chung máy với người khác, bấm nút "Browse" và lưu các tập bảng tính vào một thẻ nhớ để không làm mất chúng. "Chương 8: Quản Lý Tập Tin Cơ Bản" trong "giáo trình tập huấn cơ bản cho NVDA" có đề cập đến thẻ nhớ.
Để dùng chức năng lưu, bấm control+s. Ở lần lưu đầu tiên, hộp thoại hay tab Save As được mở. Với tập bảng tính có sẵn, control+s lưu các thay đổi mà không hỏi gì.
Bài thực hành tiếp theo bao gồm lưu một tập bảng tính để dùng xuyên suốt giáo trình này như một sổ tay. Tập bảng tính sẽ lưu các chi tiết của vài tính năng cơ bản trong Excel. Phần thực hành ở cuối mỗi chương sẽ được lưu vào sổ tay để tạo một mẫu tài liệu tham khảo. Giờ, hãy tạo sổ tay ấy:
Mở một tập bảng tính cũng tương tự như lưu lại. Bấm control+o để mở một hộp thoại hay tab giống như lúc lưu tập bảng tính. Nếu dùng Office 2013 hay 2016, tab này cũng cho phép truy cập nhanh danh sách các tập bảng tính sử dụng gần đây. Với Office 2010, bấm alt, f và r để mở danh sách này. Sau khi chọn được một tập tin, bấm enter. Tập tin được mở và con trỏ đứng ở đầu bảng tính.
Hãy mở tập tin So Tay Excel đã lưu ở bài thực hành trước:
Excel dùng chế độ "protected" view (dạng xem bảo vệ) để hiển thị các tập bảng tính từ những nguồn có thể gây nguy hiểm. Mối nguy hiểm bao gồm những nguồn tài liệu đính kèm nhận qua thư điện tử (e-mail) hay được tải về từ các trang web. Xem dạng bảo vệ sẽ vô hiệu hóa việc chỉnh sửa và ngăn không cho chạy mọi mã độc trong các tập bảng tính đã tải về.
Nếu đó không phải tập tin bạn yêu cầu, nói cách khác, nếu nó là một tập tin đính kèm trong một e-mail không mong muốn thì không mở nó là an toàn hơn hết. Mặt khác, với các tập tin được mở dạng xem bảo vệ, hãy dùng các phím mũi tên để đọc nội dung trong các ô, nhằm xác định nội dung của tập tin trước khi bật chế độ chỉnh sửa.
Nếu tin tưởng vào nguồn gốc tập tin, bạn có thể bật chế độ chỉnh sửa để sử dụng như bình thường. Với tập tin Excel đang mở, bấm f6 di chuyển con trỏ đến mục "Protected view grouping". Tại đây, bấm mũi tên phải đến nút "Enable Editing" (cho phép chỉnh sửa). Sau đó, bấm enter để kích hoạt nút này. Bây giờ, tập bảng tính hoàn toàn có thể đọc và chỉnh sửa được. Bài thực hành tiếp theo bao gồm tải một tập bảng tính từ trang NV Access. Tải tập tin từ Internet đồng nghĩa với việc Excel sẽ mở nó trong chế độ xem dạng bảo vệ. Xem lại chương 10 của giáo trình tập huấn cơ bản choNVDA để lướt qua các kĩ năng về internet. Hướng dẫn dưới đây dùng trình duyệt Internet Explorer có sẵn trong Windows. Nếu dùng các trình duyệt khác như Firefox, hãy thay nó vào bước 1 để mở trình duyệt đó. Hãy thực hành trên một tập bảng tính từ trang NV Access:
Chương này đề cập các tính năng cơ bản của Excel và cũng nhắc nhớ vài phím lệnh từ giáo trình tập huấn cơ bản cho NVDA. Các khái niệm chính bao gồm:
Mục tiêu của chương này đề cập đến việc nhập và chỉnh sửa văn bản trong các ô.
Mục tiêu chương:
Khi con trỏ di chuyển đến một ô có nội dung, bất cứ nội dung mới nào được nhập vào sẽ ghi đè lên nội dung có sẵn trong ô đó. Trước đó, nội dung văn bản không hề được chọn bằng shift. Việc ghi đè sẽ có ích khi muốn thay đổi toàn bộ nội dung trong một ô.
Bấm escape trong khi nhập để hủy bỏ việc nhập văn bản. Việc hủy bỏ nhập văn bản sẽ trả lại nội dung nguyên thủy của ô đó. Cũng như với các chương trình khác, bấm control+z để phục hồi (undo) thao tác cuối cùng. Thao tác này có thể hữu ích khi nội dung một ô bị ghi đè và con trỏ đã di chuyển ra khỏi ô đó. Xem phần "Sử Dụng Chức Năng Phục Hồi" trong chương 6 của Giáo trình tập huấn cơ bản cho NVDA để ôn lại thêm về câu lệnh undo.
Có thể chỉnh sửa nội dung trong một ô mà không ghi đè lên cái có sẵn. Để chỉnh sửa, bấm f2 để bật chế độ chỉnh sửa. NVDA sẽ đọc nội dung trong ô đó. Con trỏ di chuyển đến cuối văn bản trong ô. Chỉnh sửa nội dung trong ô cũng giống như chỉnh sửa văn bản trong các chương trình khác. Các phím điều hướng như mũi tên di chuyển qua từng kí tự và control+mũi tên di chuyển qua từng từ. Bấm home để về đầu văn bản trong một ô và end để về cuối. Bấm xóa lùi để xóa các kí tự bên trái con trỏ. Dúng phím delete để xóa các kí tự bên phải con trỏ. Bấm control+delete để xóa các từ hay một phần của từ, bên phải con trỏ .
Khi hoàn tất, bấm tab di chuyển con trỏ đến cột tiếp theo, hoặc enter di chuyển đến dòng tiếp theo. Để hủy bỏ việc chỉnh sửa , bấm escape để giữ lại nội dung trước đó.
Các thay đổi trong một ô có thể được lưu mà không cần di chuyển đến một ô khác. Bấm control+enter để lưu các thay đổi trong một ô và đọc giá trị mà không cần di chuyển đi đâu.
Các phần trước đã đề cập hai cách khác nhau để chỉnh sửa văn bản trong các ô. Khi di chuyển giữa các ô, Excel ở trong chế độ nhập (Enter mode). Việc nhập văn bản sẽ ghi đè lên nội dung có sẵn của ô hiện tại. Bấm f2 chuyển sang chế độ chỉnh sửa (edit mode) để thay đổi nội dung văn bản trong một ô. Khi chỉnh sửa, các phím điều hướng sẽ di chuyển trong văn bản của ô hiện tại. Bấm f2 lần nữa để Excel trở về chế độ nhập mà không chuyển con trỏ khỏi ô đó.
Ở chế độ chỉnh sửa, các phím điều hướng di chuyển xung quanh nội dung trong ô hiện tại. Ở chế độ nhập, các phím này di chuyển giữa các ô.
Khi chỉnh sửa một ô, thành phần đầu tiên trên thanh trạng thái cho biết Excel đang ở chế độ "edit" hay "enter". Bây giờ, hãy thực hành chỉnh sửa:
Khi nhập văn bản vào một ô, Excel sẽ so sánh nó với ô phía trên. Nếu phía trên có ô nào bắt đầu bằng kí tự giống với kí tự vừa nhập, Excel sẽ giúp bạn hoàn tất nội dung ở ô hiện tại bằng nội dung của ô ở trên. Nói cách khác, ô A1 có nội dung là "Quýt" và A2 có nội dung "chôm chôm". Di chuyển đến A3 và gõ vào "q". Excel sẽ nhập vào "q", rồi chèn và chọn cụm "uýt". NVDA sẽ đọc văn bản được chọn ("Selected uýt"). Để đọc toàn bộ ô hay dòng thứ nhất nếu văn bản dài hơn một dòng, bấm NVDA+mũi tên lên (laptop: NVDA+l). Bấm enter hay tab để chấp nhận nội dung gợi ý của Excel. Để nhập vào nội dung khác, cứ nhập vào bình thường, và nội dung được chọn, "uýt" chẳng hạn sẽ bị ghi đè. để xóa văn bản và giữ lại kí tự bạn đã nhập, "Q" chẳng hạn, bấm delete.
Khi ở chế độ chỉnh sửa, việc chọn và sao chép văn bản trong ô cũng giống với các chương trình khác. Bấm giữ phím shift và dùng các phím điều hướng để chọn văn bản. Bấm control+c để sao chép hay control+x để cắt nội dung được chọn. Chuyển đến nơi khác và bấm control+v để dán văn bản.
Trong khi chọn văn bản, bấm NVDA+shift+mũi tên lên (laptop: NVDA+shift+s) để đọc nội dung đang được chọn. Sau khi sao chép văn bản vào bộ nhớ tạm, bấm NVDA+c để đọc nội dung đã sao chép.
Để chọn ô hiện tại và các ô liền kề có văn bản, bấm control+a. Tùy vào nội dung, control+a có thể chọn một dãy các ô hoặc chọn toàn bộ bảng tính. Khi nội dung được chọn không phải là toàn bộ tập bảng tính, NVDA sẽ thông báo các ô được chọn. Nếu không có thông báo gì , nghĩa là toàn bộ bảng tính đã được chọn.
Dán nội dung vào một ô mới cũng giống như nhập nội dung vào ô đó. Di chuyển đến ô mong muốn và bấm control+v để dán văn bản trong bộ nhớ tạm vào ô đó. Nội dung có sẵn sẽ bị ghi đè. Trước khi dán, bấm f2 vào chế độ chỉnh sửa để thêm nội dung đã sao chép vào nội dung có sẵn.
Sao chép toàn bộ các ô cũng hoạt động giống như cách sao chép văn bản. Khi Excel không ở trong chế độ chỉnh sửa, các phím điều hướng sẽ di chuyển qua các ô. Bấm shift với các phím điều hướng để chọn các ô. Bấm control+c để sao chép ô đã chọn hay control+x để cắt chúng. Bấm control+v để dán. Con trỏ sẽ nằm ở góc trên bên phải của vùng dữ liệu được dán vào. Việc dán vào sẽ ghi đè lên vùng dữ liệu có sẵn.
Nếu dán một khối nội dung gồm hai ô nằm ngang vào ô D3, dữ liệu sẽ được nhập vào D3 và E3. Nếu nội dung được sao chép gồm hai ô ngang và ba ô dọc, khi dán vào ô C1, dữ liệu sẽ được nhập từ C1 đến D3.
Nếu bấm control+v khi con trỏ đứng tại một ô, Excel sẽ xem đó là ô bắt đầu để dán. Nếu có nhiều ô được chọn trong khi dán, Excel sẽ cố gắng dán vào sao cho hợp lí nhất. Chép một ô vào ba ô, ví dụ, dán ô đã sao chép vào tất cả các ô được chọn.
Bấm NVDA+c để đọc nội dung trong bộ nhớ tạm. NVDA sẽ đọc văn bản từ tất cả các ô đã sao chép, nhưng không có thông tin nào về số lượng ô.
Sau khi bấm control+v, các ô sẽ được dán và được chọn. Bấm NVDA+shift+mũi tên lên (laptop: NVDA+shift+s) để đọc các ô được chọn. NVDA sẽ đọc văn bản và tọa độ của ô đang chứa văn bản.
Các thông tin trong Excel thường được xếp thành khối. Trong một bảng tính trình bày thông tin về các loại cây, ví dụ, mỗi dòng chứa các thông tin chi tiết của một loại cây. Mỗi cột chứa một thông tin khác nhau của mỗi loại cây.
Dòng trên cùng của một bảng tính thường chứa các tiêu đề (Header). Ví dụ, "Tên cây", "Chủng loại" và "Mùa gieo trồng ".
Biết được dòng thông tin trên cùng là tiêu đề sẽ có ích khi di chuyển qua các dòng phía dưới. Thay vì chỉ biết tọa độ của ô, "C5" chẳng hạn, NVDA có thể đọc "C5, mùa gieo trồng".
Để thiết lập cho một dòng là tiêu đề của cột, trước tiên, chuyển đến ô bắt đầu của dòng đó. Các tiêu đề cột thường bắt đầu ở cột thứ nhất của dòng. Bấm NVDA+shift+c để thiết lập cho dòng hiện tại là dòng tiêu đề.
Để thiết lập cho một cột là tiêu đề của dòng, đi đến ô đầu tiên có tiêu đề cột. Tiếp theo, bấm NVDA+control+r. Trong ví dụ về các loại cây, cột A ghi tên của các loại cây trên từng dòng. Thiết lập cột này thành cột tiêu đề có ý nghĩa NVDA sẽ đọc tên của mỗi loại cây khi di chuyển qua các dòng.
Hãy làm một tập bảng tính về các loại cây và thêm tiêu đề vào đó:
Có thể xóa các tiêu đề để NVDA không đọc chúng nữa. Việc này có thể hữu ích nếu khi thông tin cột và dòng bị chuyển đi nơi khác. Con trỏ phải đứng tại ô mà thông tin đã được thiết lập là tiêu đề. Bấm NVDA+shift+c nhanh hai lần để xóa tiêu đề cột. Bấm NVDA+shift+r nhanh hai lần để xóa tiêu đề dòng.
Một bảng tính có thể có vài khối dữ liệu khác nhau. Việc có vài tiêu đề cột hay tiêu đề dòng sẽ làm cho việc di chuyển trong bảng tính đỡ rối hơn.
Các tiêu đề được lưu trong tập bảng tính hiện tại. Nếu mang đi chia sẻ với người khác, chúng không bị ảnh hưởng nên không cần phải thiết lập lại.
Bài thực hành tiếp theo sẽ mở rộng tập bảng tính "Cay", thêm khối thông tin thứ hai. Mỗi khối thông tin có các tiêu đề riêng. Hãy thử ngay:
Việc chọn, thêm hoặc xóa toàn bộ các cột hay dòng bằng một phím lệnh là hoàn toàn có thể.
Để chọn cả dòng, bấm shift+khoảng trắng. Để chọn nhiều hơn một dòng, bấm shift+khoảng trắng rồi shift+mũi tên xuống hoặc shift+mũi tên lên.
Để chọn cả cột, bấm control+khoảng trắng. Để chọn nhiều hơn một cột, chọn một cột rồi bấm shift+mũi tên phải hay shift+mũi tên trái.
Bấm NVDA+shift+mũi tên lên (laptop: NVDA+shift+s) để đọc vùng chọn hiện tại. NVDA sẽ đọc địa chỉ của các ô đã chọn và nội dung của ô đầu tiên. Để đọc nội dung của các ô được chọn, sao chép chúng vào bộ nhớ tạm và đọc từ đó. Bấm control+c, để sao chép rồi NVDA+c để đọc lại.
Để chèn thêm ô, bấm control+shift+dấu cộng (cũng có thể bấm control+dấu cộng bên bàn phím số). Nếu nhiều cột hay dòng được chọn, Excel sẽ chèn vào số cột hay dòng bằng với số đã chọn.
Nếu không chọn cả cột hay dòng, hộp thoại chèn (insert) sẽ xuất hiện. Hộp thoại này có các tùy chọn để chèn thêm cột hay dòng, kéo các ô sang phải hay xuống dưới. Khi các ô bị chuyển sang phải, ô hiện tại và tất cả những ô bên phải sẽ được dời qua phải một ô. Chuyển các ô xuống dưới cũng vậy. Đảm bảo, các ô bị chuyển đi vẫn lệ thuộc vào cột và dòng của nó.
Để nhân đôi các cột hay dòng, trước tiên, hãy chọn chúng rồi sao chép như bình thường. Tiếp theo, đi đến nơi mong muốn. Cuối cùng, bấm phím application rồi chọn "Insert copied cells" (chèn ô đã sao chép). Thao tác này sẽ chèn cột hay dòng vào vị trí hiện tại và chuyển dữ liệu có sẵn xuống dưới hay qua phải.
Chương này đề cập việc nhập và chỉnh sửa văn bản vào ô trong Excel. Vài điểm chính bao gồm:
Mục tiêu của chương này đề cập việc tạo và sử dụng tập bảng tính với nhiều hơn một bảng tính.
Mục tiêu chương:
Cho đến giờ, các hoạt động chỉ dùng một bảng tính. Một tập bảng tính có thể có nhiều bảng tính, tiếng Anh gọi là sheets. Tất cả bảng tính trong một tập bảng tính phải có nội dung liên quan với nhau. Trong ví dụ về "các loài cây", kế hoạch làm vườn có thể đặt ở một bảng tính khác. Cũng có thể làm như vậy với các loài hoa cho phân biệt với các loài rau củ.
Từ Office 2010 trở về trước, mặc định, tập bảng tính có ba bảng tính. Từ Office 2013 trở đi, mặc định, tập bảng tính chỉ có một bảng tính.
Lệnh để thêm một bảng tính vào tập bảng tính hiện tại nằm ở ribbon Home. Bấm alt+h để đi đến ribbon home rồi i đến insert rồi s đến sheet. Excel sẽ thêm bảng tính mới vào trước bảng tính hiện tại.
Các bảng tính mới được thêm vào là bảng tính rỗng. Excel xác định tọa độ của ô giống như khi chỉ có một bảng tính . Ví dụ, A1 là ô trên cùng và B3 là cột thứ hai của dòng thứ 3. Excel đặt tên bảng tính thứ nhất trong tập bảng tính là "Sheet 1". Tiếp theo là "Sheet 2", v...v...
Một cách khác để chèn bảng tính mới là bấm shift+f11. Lệnh này hoạt động giống như chèn từ ribbon Home.
Bây giờ, hãy chèn vài bảng tính vào tập bảng tính:
Sau khi thêm bảng tính mới vào tập bảng tính, điều quan trọng là phải di chuyển được qua lại giữa chúng. Bấm control+page up để di chuyển đến bảng tính ngay trước bảng tính hiện tại. Bấm control+page down để chuyển đến bảng tính ngay sau bảng tính hiện tại. Khi đã ở bảng tính cuối cùng, NVDA sẽ đọc tọa độ của ô tại vị trí con trỏ trong bảng tính hiện tại nếu người dùng cứ bấm phím lệnh để đi đến bảng tính tiếp theo.
Khi dùng một tập bảng tính với nhiều bảng tính, biết được mình đang ở bảng tính nào là điều quan trọng. NVDA đọc tên bảng tính hiện tại khi con trỏ chuyển từ cửa sổ khác đến Excel, bấm alt+tab chẳng hạn. Bảng tính hiện tại cũng được thông báo khi di chuyển giữa các bảng tính. Bấm control+page up hay control+page down để di chuyển giữa các bảng tính.
Phím lệnh "Thông báo vị trí con trỏ duyệt" xác định bảng tính hiện tại và tọa độ ô. Bấm NVDA+Delete bên bàn phím số (Laptop: NVDA+delete) để đọc vị trí hiện tại.
Tên bảng tính đầu tiên trong một tập bảng tính là "Sheet1". Giống như văn bản mới trong Word, các bảng tính thêm vào sẽ được đánh số tăng dần. Bảng tính thứ hai được chèn vào có tên "Sheet2" và bảng tính thứ ba là "Sheet3".
Đổi tên các bảng tính làm cho mục đích của chúng trở nên rõ ràng hơn. Ví dụ, một tập bảng tính tên "Thông tin thời tiết" có vài bảng tính. Nếu chúng chỉ được đặt tên "Sheet1" và "Sheet2", thì thông tin trên mỗi bảng tính sẽ không rõ ràng. Nếu chúng được đặt tên theo ngày tháng chẳng hạn, sẽ dễ dàng định ra mục dích của mỗi bảng tính.
Chức năng đổi tên (rename) một tập bảng tính nằm trong ribbon Home. Bấm alt+h vào ribbon Home, o đi đến format rồi r để đổi tên bảng tính hiện tại. NVDA đọc tên của bảng tính rồi đọc "edit". Tên của bảng tính hiện tại trở thành một ô nhập liệu và tên cũ được bôi đen. Gõ vào tên mới để ghi đè lên tên cũ, hoặc dùng các phím điều hướng để sửa lại tên có sẵn. f2 không hoạt động khi đổi tên bảng tính.
Bây giờ, hãy sửa lại tên của vài bảng tính :
Có thể di chuyển các bảng tính có sẵn để sắp xếp chúng lại theo ý muốn. Bấm alt+h để mở ribbon Home. Bấm o chọn Format rồi m để mở chức năng "move or copy" (di chuyển hay tạo bản sao cho bảng tính). Con trỏ đứng tại "Before sheet". Chọn bảng tính để di chuyển bảng tính hiện tại đến đó, hoặc "(move to end)" (chuyển về cuối) để di chuyển bảng tính hiện tại về cuối tập bảng tính. Bấm enter để thực hiện hoặc escape để hủy bỏ và đóng hộp thoại.
Trong bài thực hành trước, mỗi bảng tính được chèn vào sẽ trở thành bảng tính đầu tiên. Vậy nên các tháng trong năm được sắp theo kiểu giảm dần: Tháng mười hai, Tháng mười một, Tháng mười, v...v... Bảng tính hiện tại và tọa độ của chúng được lưu khi ta lưu lại tập bảng tính. Khi mở một tập bảng tính, con trỏ sẽ trở về đúng như lúc lưu lại. Khi mở tập bảng tính trong bài thực hành kế tiếp, hãy quan sát việc con trỏ trở về bảng tính của tháng bảy. Giờ, hãy mở tập bảng tính để sắp xếp lại các bảng tính:
Việc tìm kiếm văn bản trong Excel cũng giống như trong các chương trình khác. Bấm control+f, nhập văn bản muốn tìm và bấm enter.
Việc thay thế văn bản cũng hoạt động như các chương trình khác của bộ Microsoft Office. Trước tiên, bấm control+h và gõ văn bản muốn tìm. Tiếp đó, bấm tab và gõ vào văn bản thay thế cho văn bản tìm được rồi bấm enter để thực hiện.
Cả việc tìm kiếm và thay thế đều có nhiều tùy chọn riêng biệt cho Excel.
Bấm alt+t trong hộp thoại nói trên để hiện (hoặc ẩn) more options (thêm tùy chọn). Phạm vi tìm kiếm có thể ở trong bảng tính hiện tại, hoặc cả tập bảng tính. Có thể tìm kiếm theo dòng hay cột. Tìm theo dòng sẽ tìm ngang qua mỗi dòng rồi xuống từng cột. Tìm theo cột sẽ tìm trên từng cột rồi tìm ngang qua từng dòng. Việc so sánh chữ hoa thường và so sánh nội dung trong ô có thể thu hẹp kết quả tìm kiếm.
Có vài tùy chọn khác nữa sẽ được đề cập ở phần sau của giáo trình này.
Bây giờ, hãy tìm kiếm vài đoạn văn bản:
Sao chép bảng tính được thực hiện qua tính năng "Move or copy". Hầu hết các bước thực hiện cũng tương tự những gì đã làm ở bài thực hành trước. Sau khi chọn nơi để sao chép bảng tính, Bấm TAB để đến tùy chọn "Make a copy" (tạo một bản sao) là một hộp kiểm (checkbox). Bấm khoảng trắng để chọn vào make a copy rồi bấm enter để sao chép bảng tính.
Bảng tính mới có cùng tên với bảng tính cũ và (2) ở cuối. Nếu sao chép bảng tính gốc một lần nữa, bản sao sẽ là (3).
Các thông tin có thể tương tự nhau trên mỗi bảng tính trong một tập bảng tính. Ví dụ, với một bảng đánh giá kết quả học tập hàng tháng, mỗi tháng có bảng tính riêng. Khi mọi thứ được trình bày hoàn chỉnh ở bảng tính cho tháng đầu tiên, có thể sao chép chúng để dùng cho bảng đánh giá của các tháng tiếp sau. Việc tạo ra bản sao có ý nghĩa rằng không cần phải thiết lập lại từ đầu tiêu đề hay định dạng cho tập bảng tính. Việc sao chép bảng tính cũng có ý nghĩa rằng bảng tính cuối cùng sẽ luôn là bảng tính tại vị trí con trỏ. Chỉ cần thực hiện các thay đổi liên quan đến định dạng cho bảng tính có sẵn. Sau này, khi sao chép, các định dạng đó cũng sẽ được sao y bản chính.
Xóa một bảng tính hoạt động tương tự như chèn một bảng tính. Bấm alt+h vào ribbon home rồi d chọn delete (xóa) rồi s chọn sheet. Một hộp thoại xuất hiện, cảnh báo rằng bảng tính sẽ bị xóa vĩnh viễn. Để xác nhận việc xóa, bấm enter. Để hủy bỏ việc xóa bảng tính, bấm escape.
Bây giờ, hãy xóa một bảng tính từ tập bảng tính:
Chương này đề cập việc dùng nhiều bảng tính trong Excel. Vài điểm chính bao gồm:
Dưới dòng chủ đề và lưu ý, viết một dòng cho mỗi thông tin sau:
>- Cách chèn một bảng tính
>- Cách di chuyển giữa các bảng tính
>- Cách xác định bảng tính hiện tại
>- Tìm kiếm văn bản
>- Đổi tên bảng tính
>- Di chuyển bảng tính
>- Tạo bản sao cho bảng tính
>- Xóa bảng tính
Lưu tập bảng tính và đóng Excel.
Mục tiêu của chương này nhằm giới thiệu các công thức (formulas). Công thức là một trong những điểm mạnh nhất của Excel. Công thức dùng để thực hiện việc thao tác và tính toán dữ liệu.
Mục tiêu chương:
Khi viết một công thức (formula) trong một ô, kí tự đầu tiên phải là dấu bằng ("="). Những thứ khác trong ô đó cũng phải là một công thức hợp lệ hoặc một chỉ dẫn cho Excel.
Một trong những công thức dễ và phổ biến nhất là cộng các con số. Khi bắt đầu công thức, gõ vào dấu bằng rồi gõ các con số được ngăn cách bằng dấu cộng. Ví dụ, để thực hiện phép cộng của 5 và 3 ở ô A1, hãy đi đến nó và gõ:
=5+3
Khi di chuyển qua một ô có công thức, NVDA đọc giá trị, tham chiếu cộng với "has formula" (có công thức).
Trong ví dụ cộng 5 và 3 tại A1, NVDA sẽ đọc "8, A1, has formula".
Để đọc công thức trong một ô, bấm f2 vào chế độ chỉnh sửa. Khi đọc xong, bấm escape để trở về chế độ nhập mà không lưu lại bất cứ thay đổi gì. Để lưu các thay đổi, bấm enter hoặc tab thay vì escape. Khi chỉnh sửa công thức, mọi thay đổi về giá trị sẽ xuất hiện ngay tức khắc.
Phép trừ, nhân và chia cũng hoạt động giống như phép cộng. Dùng dấu trừ "-" để thực hiện phép trừ. Dùng dấu trên "/" để thực hiện phép chia và dùng dấu sao "*" để thực hiện phép nhân.
Khi kết hợp nhiều loại phép tính, phải dùng theo quy tắc toán học mà nguyên gốc tài liệu này gọi là BODMAS. BODMAS là từ viết tắt cho brackets (dấu ngoặc), order (sắp xếp), division (phép nhân), multiplication (phép chia), addition (phép cộng) và subtraction (phép trừ). Các dấu ngoặc tròn "(" và ")" được tính trước rồi đến phép nhân, phép chia, phép cộng và phép trừ.
Một ô có công thức "=4+3*2" sẽ bằng 10 vì 3 nhân 2 (3*2) được tính trước, kết quả là 6. Tiếp đó, 4 + 6 được tính và kết quả là 10 . Kết quả của công thức "=(4+3)*2" là 14 vì phép tính trong dấu ngoặc được thực hiện trước. 4 cộng 3 (4+3) là 7, nhân với 2 là 14. Excel sẽ hiển thị số thập phân khi cần. Phép tính =4/3 cho kết quả là "1.333333", tức là 1 và 1 phần 3.
Tại A4, gõ vào "Phép trừ:", và tại B4, gõ vào:
> =4-3
Tại A5, gõ vào "Phép nhân:", và tại B5, gõ:
> =4/3
Tại A6, gõ vào "Phép chia:" và tại B6, gõ:
> =4*3
Tại A7, gõ vào "Tính trong dấu ngoặc:" và tại B7, gõ:
> =(4+3)*2
Tại A8, gõ vào "Tính không có dấu ngoặc:" và tại B8, gõ vào: > =4+3*2
Di chuyển qua các ô trong cột B và luyện cách đọc công thức.
Các công thức có thể tham chiếu đến các ô khác. Để tham chiếu đến một ô khác, viết địa chỉ của ô đó. Để ô D1 hiển thị nội dung của ô A1, di chuyển đến D1 và gõ vào:
=A1
Việc tham chiếu ô, kết hợp với các công thức toán cơ bản, có thể trả về rất nhiều thông tin.
Để cộng giá trị của hai ô với nhau, gõ vào:
=A1+B2
Để lấy giá trị 1/2 của một ô, gõ vào:
=B3/2
Khi thực hiện phép tính trong các ô, kí tự khoảng trắng chẳng những không ảnh hưởng đến công thức mà có thể còn làm cho nó dễ đọc hơn.
Có thể cộng giá trị của nhiều ô với nhau bằng các tham chiếu ô và phép cộng. Thay vì phải gõ "=A1+A2+A3+A4", Excel đã bao gồm một hàm tên sum (cộng). Gõ vào "=SUM(A1:A4)". với A1 là ô đầu tiên và A4 là ô cuối cùng trong vùng dữ liệu (range). Vùng dữ liệu có thể nằm trên cùng một dòng "(A4:D4)" hay cột "(A1:A4)". Cũng có khi là một khối gồm cả cột và dòng "(A1:D4)".
Một cách dễ hơn để cộng bằng hàm sum ở dưới hay kế bên vùng dữ liệu là dùng chức năng "autosum" (cộng tự động). Bấm alt+= để chèn một hàm sum mà không cần nhập công thức. Excel sẽ cố gắng tự cộng giá trị của vùng dữ liệu. Nếu có dữ liệu bên cạnh và phía trên các ô, hãy xác định bạn để công thức autosum đúng chỗ.
Các công thức như sum chỉ hoạt động với các con số. Nó sẽ bỏ qua bất cứ dữ liệu nào không phải số trong vùng dữ liệu. Việc giới hạn tính toán với vùng dữ liệu có thể làm cho việc đọc công thức trở nên dễ dàng hơn.
Hãy tạo một bảng tính để ghi chép việc bán trái cây và khám phá việc dùng hàm "sum":
Từ A1 đến E1, gõ vào:
>- Bán trái cây
>- Tháng 1
>- Tháng 2
>- Tháng 3
>- Tổng cộng
Tại A2, gõ vào "Táo" và từ B2 đến D2, gõ vào các giá trị: 5, 2 và 3.
Các tham chiếu đến một ô được viết dưới dạng một kí tự và số chỉ tọa độ gọi là quan hệ tham chiếu "relative" references. Việc sao chép một ô và dán sang phải một ô sẽ điều chỉnh mọi tham chiếu trong công thức bằng cách cộng lên một ô. Ví dụ, A8 có công thức để cộng các giá trị từ A2 đến A7: =SUM(A2:A7). Khi chép ô A8 sang phải một ô, tức là sang B8, công thức tại B8 sẽ là =SUM(B2:B7). Khi thêm vào một dòng mới ở trước dòng 4, hàm sum sẽ điều chỉnh để bao gồm luôn ô này vào công thức.
Bấm f2 để chỉnh sửa một ô rồi dùng các phím lệnh thao tác với văn bản để sao chép công thức tại ô đó. Khi sao chép các văn bản là nội dung của công thức (thay vì sao chép một ô) đến ô mới, tham chiếu bên trong sẽ không thay đổi. Sao chép văn bản "=SUM(A2:A7)" từ A8 sang B8, nội dung của B8 sẽ là "=SUM(A2:A7)".
Bây giờ hãy thêm một ít dữ liệu nữa vào tập bảng tính Trai cay:
Hàm sum lấy một vùng dữ liệu và trả về giá trị là tổng của vùng dữ liệu đó. Các công thức khác cũng cung cấp các thông tin trên một vùng dữ liệu bằng định dạng tương tự.
Với các công thức sau, hãy xem như dữ liệu được nhập vào bốn ô, B3:B6 với các giá trị: 5, 9, 7, 3. Ví dụ, hàm sum sẽ là =sum(B3:B6) và cho kết quả là 24 (5+9+7+3).
Hàm "Average" (trung bình cộng) cho giá trị là số trung bình cộng của các ô. Theo ví dụ trên, Hàm average sẽ là =average(B3:B6) và trả về kết quả là 6.
hàm "Min" (Minimum) cho giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu cho trước. Theo ví dụ trên, hàm min sẽ là =min(B3:B6) và trả về kết quả là 3.
Hàm "Max" (maximum) cho giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu cho trước. Theo ví dụ trên, hàm max sẽ là =max(B3:B6) và trả về kết quả là 9.
Hàm "count" (đếm) cho ra số đếm giá trị xuất hiện trong vùng dữ liệu. Theo ví dụ trên, hàm count sẽ là =count(B3:B6) và trả về kết quả là 4.
Hãy thử dùng các công thức nói trên để tính nhu cầu uống cà phê tại một quán cafe:
Dưới dòng tiêu đề : "Nhu cầu uống cà phê", nhập các dữ liệu sau từ A2 đếnB6:
> Thời gian phục vụ
> Buổi Sáng 5
> Điểm tâm 9
> Giữa buổi sáng 7
> Buổi trưa 3
Bắt đầu từ A7 xuống dưới, điền các tiêu đề "Tổng cộng", "bình quân", "Ít nhất", "Nhiều nhất" và "Số đếm".
Tại B7, nhập công thức để tính tổng:
> =sum(B3:B6)
Tại các ô tương ứng, nhập các công thức để tính trung bình cộng "Average", giá trị nhỏ nhất "Min", giá trị lớn nhất "Max" và số đếm "Count". Kiểm tra lại kết quả của mỗi công thức so với các lí thuyết đã đề cập ở phần trên để đảm bảo kết quả chính xác.
Khi di chuyển qua các ô, NVDA đọc giá trị của mỗi ô và cho biết khi có công thức. Có thể thiết lập để Excel hiển thị công thức trong một ô, thay vì chỉ hiển thị giá trị đầu ra.
Bấm control+` để chuyển qua lại giữa chế độ hiển thị công thức và giá trị đầu ra trong Excel. Trên bàn phím chuẩn tiếng Anh (English layout keyboard), phím ` (Grav) nằm ngay phía trên phím tab, bên trái phím số 1.
Bấm control+enter để lưu các thay đổi của một ô và đọc kết quả mới mà không cần di chuyển.
Chủ quán cafe trong bài thực hành trước thấy rằng cần phải giảm thời gian mở cửa. Tuy nhiên, chị ấy muốn duy trì doanh thu, chỉ phục vụ vào giờ điểm tâm và giữa buổi sáng. Chị ấy đã nhờ chúng ta nghiên cứu xem cần tăng giá cà phê lên bao nhiêu để giữ được doanh thu. Khi thực hành đọc các giá trị và công thức, hãy kiểm tra việc thay đổi giá cà phê:
Một lưu ý nhanh cho thuật ngữ "function" (hàm) và "formula" (công thức). Hàm là một câu lệnh (command) như là "=SUM()" hoặc "=COUNT()". Công thức có thể bao gồm một hay nhiều hàm sau một dấu bằng.
Khi dùng nhiều hơn một hàm trong một công thức, chỉ dùng dấu bằng (=) một lần ở đầu công thức. Hàm có thể được kết hợp với các toán tử cơ bản để cho ra thông tin mới. Để có con số bằng hai lần số trung bình cộng trong một vùng dữ liệu, công thức sẽ là:
=AVERAGE(B3:B7)*2
Để đưa ra sự khác nhau giữa số thấp nhất và số cao nhất trong một vùng dữ liệu, dùng:
=MAX(B3:B7)-MIN(B3:B7)
Thường thì nên kiểm tra lại các công thức bằng cách tiếp cận chúng từ một góc độ khác. Điều này đặc biệt quan trọng khi kết hợp nhiều hàm thành một công thức. Một cách khác để tính số trung bình cộng là chia kết quả của hàm sum với kết quả của hàm count:
=SUM(B3:B7) / COUNT(B3:B7)
Một cách khác để nhân đôi một giá trị là cộng nó với chính nó, Ví dụ: =AVERAGE(B3:B7) + AVERAGE(B3:B7)
Thật dễ dàng để nghĩ rằng một công thức đơn giản như SUM hay AVERAGE thì không cần phải kiểm tra lại. Công thức này có thể dễ dàng cho ra kết quả. Hãy khoan. Điều đó có thể khiến chúng ta dễ dàng bỏ qua, không để ý đến lỗi xuất hiện trong ô đang thực hiện phép tính. Nếu công thức để tính tổng là B3:B7 thay vì B3:B6, sẽ gây ảnh hưởng đến mọi công thức dựa vào ô này. Suy nghĩ về việc làm thế nào để kiểm tra các công thức phức tạp cũng là điều quan trọng.
Bài tập cho thêm:
Chương này đề cập vài điểm cơ bản trong việc dùng công thức. Các chủ đề bao gồm:
Mục tiêu của chương này nhằm mở rộng việc dùng các công thức. Các vấn đề bao gồm đặt tên, mở rộng về tham chiếu và các hàm dò tìm.
Mục tiêu chương:
Khác với quan hệ tham chiếu (relative references), tham chiếu tuyệt đối (absolute references) không thay đổi khi sao chép. Để viết tham chiếu tuyệt đối, bao gồm dấu dollar "$" trước số chỉ dòng hay cột. Ví dụ, để đảm bảo một tham chiếu luôn luôn chỉ đến ô B2, gõ $B$2 vào công thức.
Để có tổng của các ô từ B2 đến B4 bằng tham chiếu tuyệt đối, viết:
=sum($B$2:$B$4)
Tham chiếu tuyệt đối sẽ hữu ích trong việc chỉ đến một thông tin riêng biệt , không bị di chuyển.
Một trong những trường hợp có thể dùng tham chiếu tuyệt đối là tính thuế suất. Đặt giá trị của thuế suất tại một ô và chỉ đến ô đó khi tính thuế tại các ô khác. Nếu thuế suất thay đổi, hãy cập nhật nội dung ở ô thuế suất, và các phép tính khác sẽ được cập nhật theo một cách chính xác. Công thức để tính phần trăm thuế trên một thành phần là: >=Giá tiền *thuế suất /100
Hãy dùng vài tham chiếu tuyệt đối để tính thuế bán hàng:
Để tính thuế cho áo đầm, chuyển đến C3 và gõ vào công thức:
>=B3*$D$1/100
Bấm enter rồi chép ô C3 vào C4 và C5. Lưu ý là tham chiếu đến ô thuế suất không thay đổi, trong khi tham chiếu đến giá tiền của mỗi mặt hàng thì vẫn được cập nhật.
Các tham chiếu ô có thể tuyệt đối hoặc chỉ tuyệt đối một phần. Tham chiếu cố định (Mixed references) chỉ có một dấu dollar ($) trước tọa độ cột hay dòng. Trong giá tiền của áo đầm ở bài thực hành trước, Tham chiếu đến thuế suất là tham chiếu tuyệt đối. Không có vấn đề gì khi các ô có công thức chỉ tới ô này bị sao chép. Tham chiếu vẫn được chỉ đến ô mức thuế. Công thức để tính tổng giá tiền của áo đầm là =SUM(B3:C3). Chép công thức này xuống chỗ của quần tây trên dòng 4 sẽ cập nhật công thức cho dòng này. Nếu công thức được chuyển sang phải một cột, Nó sẽ cập nhật để tính C3:D3. Để đảm bảo rằng một công thức luôn chỉ đến ô B và C của dòng hiện tại, hãy thay đổi công thức thành:
=sum($B3:$C3)
Khi chỉnh sửa, Bấm f4 để chuyển đổi giữa tham chiếu tương đối và tham chiếu tuyệt đối. Với nhiều ô được chọn, chúng cũng sẽ được thay đổi hết. Khi không có ô nào được chọn thì chỉ có ô tại vị trí con trỏ được thay đổi. Khi bấm f4, NVDA không đọc gì. Tuy nhiên, nếu đọc lại dòng hiện tại thì NVDA sẽ đọc công thức đã được cập nhật .
Bài thực hành trước đã dùng ô D1 để lưu giá trị của thuế suất. Một bảng tính lớn có thể tham chiếu đến nhiều thông tin cố định, như là thuế suất, giá tiền cho thuê hoặc tiền lương. Thay vì tham chiếu đến một ô với tọa độ của nó, ta có thể đặt tên cho các ô này. Việc đặt tên cho một ô hạn chế nguy cơ xảy ra lỗi và làm các công thức trở nên dễ đọc hơn. Trong ví dụ về thuế bán quần áo, nếu ô D1 được đặt tên ThueSuat, công thức để tính thuế suất cho áo đầm có thể viết:
=B3*ThueSuat/100
Để đặt tên cho một ô, hãy đứng tại ô đó rồi bấm phím applications và a. Hộp thoại "New name" (tên mới) xuất hiện và con trỏ ở tại trường name (tên), sẵn sàng để nhập tên . Nếu có ô nào lân cận có nhãn giống với ô hiện tại, Excel sẽ gợi ý để đặt tên. Tên được đặt không chứa khoảng trắng.
Hộp thoại cũng có tùy chọn để chỉnh phạm vi (scope) của tên. Phạm vi này cho phép tên được đặt chỉ tham chiếu trong bảng tính hiện tại hay xuyên suốt tập bảng tính. Hộp thoại này cũng cho phép viết chú thích (comment).
Bây giờ, hãy dùng vài ô đã đặt tên để tính giá tiền taxi:
Chuyển đến B6 và gõ công thức:
> =Gia_Mo_Cua + (A6 * Tren_Phut)
Bấm control+enter để cập nhật nội dung của ô và đọc giá trị của nó. Chép công thức này đến B7 và B8.
Bài tập cho thêm:
Cách đặt tên cho vùng dữ liệu cũng giống như đặt tên cho từng ô riêng lẽ. Để đặt tên cho vùng dữ liệu, chọn vùng dữ liệu đó, bấm applications rồi bấm a để chọn "Define Name". Trong hộp thoại "New Name" xuất hiện sau đó, đặt tên (name), chọn phạm vi (scope) và chú thích (comment), giống như đặt tên cho một ô. Bấm enter để lưu và đóng hộp thoại. Để tham chiếu đến vùng dữ liệu, gõ tên của nó thay vì gõ vùng dữ liệu. Ví dụ, "=sum(sales_data)".
Để xem các ô và vùng dữ liệu đã được đặt tên cũng như chỉnh sửa các thông tin chi tiết như tên và phạm vi, bấm control+f3 để mở hộp thoại name manager (quản lý tên). Trong hộp thoại này, bấm mũi tên lên xuống để di chuyển qua các tên và enter để chỉnh sửa nó. Bấm alt+f để lọc các thành phần muốn hiển thị. Điều này có thể hữu ích nếu có quá nhiều tên trong danh sách. Bấm alt+n để đặt tên mới cho ô hay vùng dữ liệu, và alt+d để xóa tên tại vị trí con trỏ.
Trong bài thực hành về nhu cầu uống cà phê sáng, mỗi công thức tham chiếu đến cùng một vùng dữ liệu. Trường hợp này, việc đặt tên cho vùng dữ liệu sẽ giúp đọc và sử dụng lại công thức dễ dàng hơn. Điều này cũng hạn chế xảy ra lỗi trong công thức.
Đặt tên cho các vùng dữ liệu và chọn phạm vi là "workbook" (tập bảng tính)cũng làm cho việc tham chiếu đến các bảng tính khác trở nên dễ dàng hơn. Khi không đặt tên cho vùng dữ liệu, việc tham chiếu đến các bảng tính khác có cấu trúc là tên bảng tính (sheet name), và một dấu chấm than (!). Để tham chiếu đến A1 trong bảng tính tên "DữLiệu", viết: =DữLiệu!A1. Nếu tên của bảng tính có khoảng trắng, hãy viết nó trong dấu nháy đơn: ='Doanh thu tháng 1'!A1. Nếu tham chiếu đến vùng dữ liệu, chỉ viết tên bảng tính: ='Doanh thu tháng 1'!A1:B5.
Bài thực hành tiếp theo bắt đầu giảm các tham chiếu đến những ô riêng lẽ trong công thức. Hãy đọc qua phần thực hành và cân nhắc để chọn bố cục phù hợp trước khi bắt đầu. Bài thực hành này tạo bảng ghi chú về các bài tập để cân bằng sức khỏe. Nó sẽ ghi lại số phút để hoàn thành các hoạt động vào mỗi buổi sáng, chiều và tối. Hãy dùng tên của vùng dữ liệu và thực hiện vài phép tính:
Ghi vào các quãng thời gian sau (tính bằng phút) cho bài tập:
Chọn khối dữ liệu từ sáng thứ hai đến tối thứ sáu. Bấm phím applications rồi a chọn "Define name".
Bài tập cho thêm:
elements list (danh sách các thành phần) của NVDA được dùng trên web để di chuyển qua các liên kết, tiêu đề và cột mốc. Trong Excel, danh sách các thành phần dùng để chuyển đến biểu đồ (charts), chú thích (comments), công thức (formulas), trường biểu mẫu (form field) và bảng tính (sheet). Để mở danh sách các thành phần, bấm NVDA+f7. Khác với khi ở trong trình duyệt, danh sách các thành phần có thể mở trong chế độ duyệt (Browse mode) hay chế độ focus (focus modes) trong Excel. Khi danh sách các thành phần được mở, con trỏ đứng tại cây thư mục (tree view) và liệt kê các thành phần theo nhóm đang được chọn.
Để liệt kê danh sách bảng tính trong danh sách các thành phần, bấm alt+s rồi bấm tab đến danh sách các bảng tính. Con trỏ đứng ở bảng tính hiện tại. Dùng mũi tên lên xuống để di chuyển qua các bảng tính hiện có. Khi đã chọn được một bảng tính, bấm enter để đóng danh sách các thành phần và chuyển đến bảng tính đó.
Để liệt kê công thức trong danh sách các thành phần, bấm alt+r. Sau đó, bấm tab để chuyển đến cây thư mục, nơi liệt kê các công thức sử dụng trong bảng tính hiện tại.
Cây thư mục liệt kê các công thức theo thứ tự an-pha-bê. Tham chiếu ô sẽ đứng trước mỗi công thức. Ví dụ:
F3 =SUM(A3:D3)
Bấm mũi tên lên xuống để di chuyển trong danh sách này. Bấm chữ cái đầu của tham chiếu ô để di chuyển giữa các công thức bắt đầu bằng chữ cái đó.
Bấm tab hoặc alt+f để di chuyển đến ô nhập liệu là bộ lọc (filter edit). Khi nhập văn bản vào đây, cây thư mục sẽ được cập nhật để chỉ hiển thị những kết quả có chứa văn bản ở ô nhập liệu này. Nếu nhập "AVERAGE" vào đây, cây thư mục chỉ hiển thị các công thức có dùng hàm "AVERAGE". Nếu nhập vào "G4", cây thư mục sẽ hiển thị các công thức có tham chiếu đến ô G4, hoặc đang ở ô đó.
Dùng chức năng tìm kiếm là một cách khác để xác định một công thức cụ thể trên một bảng tính. Bấm control+f và gõ vào truy vấn tìm kiếm. Bấm alt+t để bật more options (thêm tùy chọn) và bấm tab để chuyển đến tùy chọn "Look in" (tìm theo). Nếu "formulas" được chọn, Excel sẽ tìm kiếm một công thức khớp với truy vấn tìm kiếm. Nếu "values" được chọn, Excel sẽ tìm kiếm một ô có giá trị khớp với truy vấn tìm kiếm. Nếu D1 có giá trị "4" và D2 có công thức "=D1+2", khi tìm "6" theo công thức sẽ không trả về D2. Giá trị của D2 trong ví dụ này là 6, Vậy nên, khi tìm "6" theo values sẽ trả về D2. Trong trường hợp này, tìm "2" theo formulas sẽ trả về D2 vì có số "2" trong công thức.
Bây giờ, hãy mở lại tập bảng tính "Bai Tap" và dùng danh sách các thành phần để khám phá nó:
Bài tập cho thêm:
Bên cạnh nhập công thức trực tiếp, Excel có bao gồm một hộp thoại cho việc chèn hàm vào bảng tính. Bấm shift+f3 để mở hộp thoại "Insert function" (chèn hàm). Khi hộp thoại này được mở, con trỏ đứng tại trường nhập liệu tên "Search for a function" (tìm kiếm hàm). Gõ vào mô tả ngắn gọn về điều bạn muốn thực hiện và bấm enter. Con trỏ sẽ chuyển đến danh sách các hàm được tìm thấy.
Một cách trực quan, mô tả của hàm được chọn sẽ xuất hiện phía dưới danh sách các hàm. Cách dễ nhất để đọc mô tả đó là bấm tab để đi đến liên kết "help" (giúp đỡ) rồi di chuyển đến đối tượng trước bằng lệnh NVDA+4 bên bàn phím số (laptop: NVDA+shift+mũi tên trái). Bấm phím lệnh này một lần nữa để đọc cú pháp (syntax), tức là cách dùng hàm đó.
Khi con trỏ đứng tại liên kết "Help", bấm enter để xem phần giúp đỡ của hàm đó trên trình duyệt. Bằng cách này, thông tin về hàm hiện tại sẽ được cung cấp nhiều hơn.
Tắt tính năng "Đối tượng điều hướng đi theo focus hệ thống" có thể sẽ tốt hơn khi đọc nhiều thành phần trong danh sách. Trước tiên, Chuyển con trỏ đến phần mô tả (description) của một thành phần, rồi bấm NVDA+7 để tắt "Điều hướng đối tượng đi theo focus hệ thống". Tiếp theo, dùng các phím mũi tên để di chuyển trong danh sách các hàm. Đối tượng điều hướng sẽ không di chuyển; nó vẫn đứng ở phần mô tả của hàm được chọn. Bấm mũi tên xuống rồi bấm NVDA+5 bên bàn phím số (laptop: NVDA+shift+o) để đọc đối tượng điều hướng hiện tại. Lệnh này sẽ đọc mô tả của hàm được chọn. Nhớ bật lại "focus theo con trỏ duyệt" khi xong việc.
Với công thức được chọn, bấm enter để mở một hộp thoại mới cho việc nhập các đối số (Arguments) của hàm. Đối số hay tham số cho một công thức chính là những gì công thức đó phải tính toán. Trong công thức "=SUM(A2:A5)", "sum" là hàm và "A2:A5" là đối số.
Hộp thoại nhập "đối số" cũng có văn bản mô tả mà bạn có thể đọc. Một lần nữa, dùng điều hướng đối tượng để đọc văn bản mô tả này.
Khi hộp thoại được mở, con trỏ đứng tại trường nhập đối số đầu tiên, sẵn sàng cho bạn nhập một giá trị. Nếu gặp một hàm không có đối số, sẽ có thông báo. Trường hợp này, bấm enter để đóng hộp thoại.
Với các hàm có đối số, chuyển đến đối tượng trước bằng lệnh NVDA+4 bên bàn phím số (laptop: NVDA+shift+mũi tên trái) để đọc hướng dẫn về đối số của hàm đó. NVDA sẽ đọc hướng dẫn của đối số đầu tiên. Bấm NVDA+7 để tắt "Đối tượng điều hướng theo focus hệ thống". nhập đối số thứ nhất rồi bấm tab để chuyển đến đối số thứ hai. Bấm NVDA+5 bên bàn phím số (laptop: NVDA+shift+o) để đọc hướng dẫn của đối số thứ hai. Trước khi bấm enter để chèn công thức, bấm NVDA+7 để bật lại "Focus theo điều hướng đối tượng".
Nếu đã biết tên của hàm thì nhập trực tiếp vào một ô có thể sẽ nhanh hơn dùng hộp thoại "Insert function". Khi một hàm có nhiều hơn một đối số, hãy ngăn cách chúng bằng dấu phảy. Ví dụ, =randbetween(10,20) sẽ trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng 10 và 20.
Bài thực hành kế tiếp sẽ dùng hộp thoại Insert Function để chèn ngày hiện tại. Kết quả của công thức này là cập nhật ngày hiện tại mỗi khi mở tập tin. Bây giờ, hãy khám phá hộp thoại cùng với hàm nói trên:
Bài tập cho thêm:
Thỉnh thoảng, có thể bạn muốn có vài thông tin trong cùng một ô. Để bao gồm một chuỗi văn bản trong một ô đã có công thức, viết chuỗi văn bản đó trong dấu ngoặc kép ("). Để ghép văn bản với kết quả từ một công thức, dùng dấu và (&). Công thức sau đây sẽ thêm từ "giờ" vào sau tham chiếu đến một ô trên một bảng tính khác:
='Employee Leave'!B1 & " giờ"
Nếu ô B1 được đặt tên "Leave" (nghỉ phép), công thức sẽ dễ đọc hơn:
=Leave & " giờ"
Lí do có kí tự khoảng trắng trước từ "giờ" là để cho kết quả dễ đọc hơn. Giá trị của ô sẽ là "95 giờ", thay vì "95giờ".
Hiển thị số ngày và tính ra luôn số giờ nghỉ phép sẽ giúp kết quả dễ đọc hơn. Ví dụ: "95 giờ (12.5 ngày)".
Một công thức cũng có thể thực hiện phép tính với chính nó. Chẳng hạn:
=SUM(B2:B10)&" giờ ("&SUM(B2:B10)/7.6&" ngày)"
Công thức này tính thời gian nghỉ phép từ B2:B10 và tính toán dựa trên thời gian làm việc chuẩn của một ngày là 7.6 giờ. Dù rằng công thức này là chính xác, nhưng nó khá khó đọc và cũng dễ xảy ra lỗi. Một giải pháp để khắc phục là tính dựa trên tên của ô và tham chiếu đến tên của ô. Có các phép tính của các ngày trên một ô riêng biệt sẽ làm cho công thức gọn ghẽ và dễ đọc hơn.
Xem như số giờ trong ngày ghi trong một trường đặt tên "Day length", công thức sẽ là:
=Leave & " giờ (" & Leave / Day_length & " ngày)"
Hoặc không có thêm các khoảng trắng:
=Leave&" giờ ("&Leave/Day_length&" ngày)"
Bây giờ, hãy làm thử:
Ở một ô thích hợp, viết công thức:
> =A1 & " " & A2 & " tổng cộng:"
Kế bên tiêu đề "nghỉ phép", thêm một công thức để hiển thị số ngày nghỉ. Giá trị hiển thị sẽ là:
> 12.5 ngày (95 giờ)
Lưu tập bảng tính với tên "Nhan Vien Nghi Phep" và đóng Excel.
Excel bao gồm nhiều hàm hơn là những gì có thể đề cập trong giáo trình này. Duyệt theo phân loại (category) trong hộp thoại insert function để tìm hiểu về các nhóm hàm của Excel.
Bấm shift+f3 để mở hộp thoại rồi bấm tab hai lần để chuyển đến mục "Select a category" (chọn một phân loại) là hộp xổ. Danh sách này có 15 phân loại, bao gồm most recently used (thường dùng) và all (tất cả).
Nhóm hàm tài chính (Financial) dùng để tính lãi suất, năng suất, khấu hao và ngày thanh toán. Tài khoản với lãi suất lãi kép 10%, tính theo tháng, có lãi suất theo năm là =EFFECT(10%,12). Hàm "EFFECT" trả về giá trị là 10.47%.
Nhóm hàm ngày và thời gian (Date & Time) chuyển đổi ngày với nhiều định dạng và đưa ra thông tin về thời gian. Có thể lấy được ngày trong tuần hay tuần trong năm, cũng như sự khác biệt giữa các ngày. Để tìm ra tuần hiện tại là tuần thứ mấy trong năm (một năm có 53 tuần), dùng công thức =WEEKNUM(TODAY()).
Nhóm hàm toán và lượng giác (Math & Trig) bao gồm các hàm chuyển đổi số, làm tròn và lấy số ngẫu nhiên. Chuyển đổi giữa giá trị cơ sở, góc, giai thừa, bội chung nhỏ nhất đều có thể làm được. Các hàm lượng giác nâng cao như sin và cos cũng có trong Excel. Một thợ sửa ống nước có hóa đơn theo khối (block) 15 phút có thể dùng =CEILING(38,15) để tính hóa đơn cho 38 phút.
Nhóm hàm thống kê (Statistical) bao gồm các hàm để tính trung bình và hàm đếm mà chúng ta đã sử dụng ở các phần trước. Nó cũng bao gồm luôn việc tính toán cho một dãy số, phát triển, bảng phân phối và phương sai. Với hóa đơn tháng ở cột A, số hóa đơn tháng 1 sẽ là =COUNTIF(A:A, "tháng 1").
Nhóm hàm tham chiếu và dò tìm (Lookup & Reference) bao gồm các hàm để tham chiếu tới các ô. Các hàm bao gồm lấy số cột và dòng hay tạo một địa chỉ từ giá trị của cột và dòng. Các thông tin cũng có thể được tìm thấy từ một mãng. =ADDRESS(7,5) sẽ trả về văn bản là chuỗi tham chiếu "$E$7" (cột thứ năm và dòng thứ bảy). Nếu công thức này ở trong ô D8, công thức =INDIRECT(D8) sẽ trả về giá trị trong E7. Nếu một ô chứa công thức =D8, nó sẽ chỉ hiển thị "$E$7"chứ không phải giá trị trong ô E7.
Nhóm hàm cơ sở dữ liệu (Database) có thể trích xuất dữ liệu từ một dãy dữ liệu như hàm thống kê có điều kiện. Nhóm hàm cơ sở dữ liệu dùng định dạng theo cơ sở dữ liệu, như tên cơ sở. Cột A có thể là "Tháng", cột B là "Công ty" và cột C là "Số tiền hóa đơn". Trong một vùng dữ liệu khác, Ô E1 có tiêu đề là "tháng", E2 là "Tháng 3", F1 là "Công ty" và F2 là "abc". Công thức =DSUM(A1:C9,"hóa đơn",E1:F2) trả về tổng giá tiền hóa đơn của công ty "abc" từ tháng 3. Công thức trên giống với: =SUMIFS(C2:C9, A2:A9, "Tháng 3", B2:B9, "abc").
Nhóm hàm văn bản (Text) dùng để tương tác với các chuỗi văn bản. Các hàm thuộc nhóm này có thể trích suất một đoạn trong chuỗi văn bản, nối các chuỗi văn bản hoặc thực hiện tính toán với chuỗi. Nhóm hàm này cũng bao gồm chuyển đổi giữa số và chữ, cũng như tìm kiếm trong chuỗi. Với câu "Con cáo nâu nhảy qua con chó lười" Ở ô D4, rồi nhập vào =FIND("cáo", D4) sẽ trả về 5. Trong trường hợp này, từ "cáo" bắt đầu ở kí tự thứ 5 của văn bản trong ô D4. Dùng một hàm văn bản khác, công thức =LEFT(D4,FIND("cáo",D4)-1) sẽ hiển thị từ Con. hàm Left có hai đối số, văn bản (trong D4) và số kí tự muốn giữ lại được tính từ đầu.
Nhóm hàm luận lý (Logical) bao gồm "and" (và), "if" (nếu) cũng như là "or" (hoặc là). Nhóm hàm này đánh giá các giá trị hoặc những hàm khác. Công thức =if(sum(B2:B5) > D3, "Cao", "Thấp") đã dùng hàm luận lý "If". Công thức này có điều kiện là tổng cộng của B2:B5 lớn hơn giá trị của ô D3. Nếu điều kiện so sánh là đúng, sẽ hiển thị từ "Cao", nếu không, sẽ hiển thị từ "Thấp".
Nhóm hàm thông tin (Information) trả về các thông tin của một ô. ISBLANK(A1) Cho biết có dữ liệu gì trong ô A1 hay không. ISEVEN(A1) xác định giá trị của ô A1 là một số chẵn. ISFORMULA(A1) xác định rằng ô A1 có công thức. Các hàm này cũng có thể đưa ra các thông tin về bảng tính hoặc tập tin hiện tại. Ví dụ, =INFO("directory") sẽ trả về đường dẫn của tập tin hiện tại.
Nhóm hàm kĩ thuật (Engineering) có thể trả về các hàm Bessel, chuyển đổi số cơ sở hay thực hiện chuyển đổi bit. Công thức =DEC2BIN(27) sẽ trả về 11011. "DEC2BIN" là hàm chuyển đổi số thập phân 27 thành một số nhị phân.
Nhóm hàm Cube cung cấp một phương thức tiếp cận những dữ liệu từ một dịch vụ phân tích nguồn dữ liệu mà không cần dùng chức năng bảng pivot (pivot table). Ví dụ, =CUBESETCOUNT(set) sẽ trả về số thành phần trong khối lập phương (cube set).
Nhóm hàm tương thích (Compatibility) là những hàm đã được thay thế hoặc gỡ bỏ. Chúng tồn tại trong Excel chỉ để dùng khi cần tương thích. Nếu có thể, hãy tránh dùng chúng.
Nhóm hàm Web trả về dữ liệu từ các dịch vụ web.
Những hàm này cũng có trong phân loại (categories) từ ribbon. Bấm alt+m để mở ribbon formula. Tùy chọn thứ nhất là hộp thoại "Insert function". Tiếp đó là các tùy chọn có trình đơn con (sub-menus) chứa các hàm từ mỗi nhóm nói trên. Cũng có hẳn một tiêu đề cho các hàm dùng gần đây (recently used functions), phím tắt là alt+m, r.
Bây giờ, hãy khám phá một số hàm:
Chương này đề cập vài tính năng nâng cao khi làm việc với hàm. Các nội dung bao gồm:
Mục tiêu của chương này đề cập đến việc định dạng cho ô và thông tin. cũng như là thay đổi hình thức hiển thị. Điều này cũng có ảnh hưởng đến việc trình bày dữ liệu. Chương này cũng bao gồm định dạng có điều kiện (conditional formatting). Định dạng có điều kiện sửa đổi định dạng của các ô dựa trên nội dung của chúng.
Mục tiêu chương:
Có thể thay đổi cách thức hiển thị số của Excel mà không làm ảnh hưởng đến các dữ liệu được nhập vào. Một số thập phân, chẳng hạn 1.352 được dùng để tính toán. Người dùng có thể thấy dữ liệu trong các định dạng khác hợp lý hơn số thập phân, chẳng hạn "135%", "$1.35" hay "8:26 AM".
Excel có thể nhận ra nhiều kiểu số một cách chính xác ngay khi được nhập vào. Một trong số đó bao gồm:
Một vài kiểu số có định dạng khác nhau theo vùng miền. Ngày tháng và tiền tệ có thể thay đổi theo địa phương. Các số đã được định dạng có thể tính toán như các dạng số khác. Tùy vào kiểu số, kết quả tính được có thể đúng hoặc không đúng như mong đợi. Ngày và giờ dùng kiểu định dạng riêng. Ngày và giờ có thể hoạt động như dự đoán với tất cả các phép tính, ví dụ: 01/01/2018 * 10:00 PM. Nhóm hàm "Date and Time" của Excel được thiết kế chỉ để tính ngày và thời gian.
Định dạng tự động của phần trăm là đặc biệt hữu ích. Một bài thực hành trước đây đã dùng phép tính:
Giá tiền * mức thuế/100
Bài thực hành đã dùng một số có thể đọc được là "9" và gán cho nó ý nghĩa là 9%, vậy nên cần phải chia cho 100. Thiết lập mức thuế là "9%" thì vẫn đọc được và có thể dùng trong công thức =giá tiền * mức thuế. Việc không cần phải chia cho 100 sẽ làm công thức đơn giản hơn và hạn chế xảy ra lỗi.
Bây giờ, hãy định dạng vài kiểu số:
Các số có thể được định dạng thủ công bằng các phím lệnh. Ví dụ số "12345.67" có thể định dạng là:
- control+shift+1 định dạng thành số với hai chữ số thập phân và dấu ngăn cách ở hàng nghìn. 12345.67 sẽ hiển thị là "12,345.67".
- control+shift+2 định dạng thành thời gian. 12345.67 là 4:04:48 sáng ngày 18 tháng 12 năm 1933 và hiển thị là "4:04 PM".
- control+shift+3 định dạng thành ngày. 12345.67 hiển thị là "18-Oct-33".
- control+shift+4 định dạng thành tiền tệ. 12345.67 hiển thị là "$12,345.67".
- control+shift+5 định dạng thành phần trăm. 12345.67 sẽ hiển thị là "1234567%"
- control+shift+6 định dạng một giá trị khoa học. 12345.67 sẽ hiển thị là "1.23E+04".
Còn một vài lệnh nữa nằm trong tab Home ribbon.
Bấm alt+h rồi 9 để giảm một chữ số trong phần thập phân. Bấm alt+h rồi 0 để tăng thêm một chữ số trong phần thập phân. Bấm alt+h rồi a và n để mở mục accounting number submenu. Mục accounting number submenu bao gồm vài đơn vị tiền tệ lớn. Bấm alt+h rồi n để chuyển đến ô nhập liệu number format. mục này thông báo kiểu định dạng số hiện tại của ô được chọn. Với kiểu định dạng được chọn, bấm mũi tên xuống để di chuyển qua vài kiểu định dạng chính. Hộp xổ number format (number format combo box) bao gồm các tùy chọn thêm như là định dạng ngày ngắn hay dài (short and long date formats).
Bây giờ, hãy thử qua một vài phím lệnh và khám phá hộp thoại format cell:
Có thể tùy chỉnh cho việc định dạng số thông qua hộp thoại Format Cells (định dạng ô). Bấm control+1 để mở hộp thoại format cells. Con trỏ sẽ đứng ở thẻ đã được mở trước đó. Nếu là lần đầu khi khởi động Excel, con trỏ thường ở thẻ "number". Bấm control+tab để chuyển qua các thẻ.
Tại thẻ number, bấm tab để chuyển đến mục "Category". Danh sách phân loại này có các định dạng đã đề cập trong phần trước. Ngoài ra, có vài kiểu định dạng khác: general (chung), fraction (phân số), text (văn bản), special (đặc biệt)và custom (tùy chỉnh).
"General" là kiểu định dạng được thiết lập sẵn khi khởi động Excel, không có định dạng gì đặc biệt về số.
"Fraction" chuyển đổi một phần của số (bên phần thập phân) để tạo thành phân số. 12345.67 chuyển đổi thành 12345 2/3 giống như .67 (được làm tròn) 2/3 của 1.
"Text" xử lí số như văn bản. Mặc định, các số được canh lề bên phải, còn văn bản thì bên trái của một ô.
"Special" là định dạng cho danh sách theo dõi và giá trị cơ sở dữ liệu, sẽ được đề cập sau .
"Custom" cho phép viết mã (code) để định dạng số.
Với hầu hết các kiểu số, bấm tab sẽ chuyển từ phần category list (danh sách phân loại) đến phần tùy chọn (options) cho kiểu số đó. Với kiểu "number", có thể thiết lập số chữ số của phần thập phân và cách hiển thị dấu ngăn cách ở hàng nghìn. Với currency (tiền tệ), có thể thiết lập cho phần thập phân và kí hiệu tiền tệ, điều này cũng đúng khi nói về định dạng cho ngày.
Phần ví dụ (sample) cho thấy ảnh hưởng của mỗi tùy chọn lên ô hiện tại. Dùng điều hướng đối tượng để xem phần ví dụ giống như khi dùng với hộp thoại insert function. Bấm tab để chuyển đến tùy chọn đầu tiên, chẳng hạn, decimal places trong kiểu định dạng số (number format). Tiếp đó, bấm NVDA+4 bên bàn phím số (laptop: NVDA+shift+mũi tên trái) để chuyển con trỏ trở về mục sample information (thông tin ví dụ). Nếu muốn, tắt "điều hướng đối tượng theo con trỏ". Con trỏ duyệt ở tại trường sample nên việc so sánh các tùy chọn sẽ dễ dàng hơn.
Bây giờ, hãy khám phá hộp thoại Format Cells:
Bài tập cho thêm:
Mỗi dòng có chiều cao bằng với một dòng văn bản. Khi văn bản nhiều hơn chiều rộng của một ô và ô bên phải không có dữ liệu, văn bản sẽ bị tràn qua ô đó. NVDA sẽ thông báo "overflowing" (tràn) khi văn bản bị lấn qua ô kế bên. Nếu ô bên phải đã có dữ liệu, NVDA thông báo "cropped" (bị cắt). Khi văn bản bị cắt, chỉ nhìn thấy phần văn bản bằng với chiều rộng của một ô.
Khi chế độ "wrap text" (xuống dòng văn bản được thiết lập, các văn bản nhiều hơn chiều rộng của ô sẽ được đẩy xuống dòng thứ hai. Nếu cần, chúng sẽ được đẩy xuống nhiều dòng nữa. Nếu cần, cả dòng đó sẽ thay đổi kích thước cho bằng với chiều cao của ô cao nhất trong dòng.
Xuống dòng văn bản sẽ có ích khi văn bản trong vài ô trên một dòng khớp với một vài dòng tương tự. Một bảng tính trông sẽ rất lạ mắt nếu có một ô cao bằng mười dòng và các ô còn lại thì chỉ là một dòng.
Để bật / tắt chế độ xuống dòng văn bản trong một ô, bấm alt+h rồi w. Để bật / tắt chế độ xuống dòng văn bản cho nhiều ô, chọn các ô cần thực hiện và bấm alt+h rồi w. Chế độ xuống dòng văn bản sẽ được bật / tắt cho các ô đã được chọn.
Xuống dòng văn bản sẽ điều chỉnh chiều cao của dòng hiện tại nếu cần, nhằm đảm bảo đủ độ cao để hiển thị tất cả nội dung văn bản trong ô. Có một tùy chọn trên ribbon để thiết lập chiều cao của một dòng. Thiết lập chiều cao cho dòng có thể hữu ích để thêm khoảng trống trong một bảng tính mà không cần phải thêm dòng trắng. NVDA sẽ không cảnh báo nếu chiều cao của dòng được thiết lập quá nhỏ để hiển thị tất cả nội dung văn bản.
Để thiết lập hay kiểm tra chiều cao hiện tại của dòng, bấm alt+h, o vào format, h vào row height. Một hộp thoại xuất hiện với chiều cao hiện tại, tính bằng đơn vị đo mặc định của Excel. Chỉnh sửa chiều cao hiện tại của dòng sẽ có tác dụng với dòng hiện tại hoặc các dòng đã được chọn.
Bây giờ, hãy khám phá việc chỉnh chiều cao cũng như xuống dòng văn bản:
Bài tập cho thêm:
Trong một bảng tính mới, các cột có độ rộng như nhau. Độ rộng chính xác phụ thuộc vào phiên bản Excel và cách cài đặt của máy tính. Thường thì một ô có thể chứa khoảng 8 kí tự với kích thước mặc định. Các kí tự trong hầu hết các phông không có độ rộng chuẩn nên độ chính xác của điều này là tương đối. Nếu ô bên phải là ô rỗng, phần văn bản thừa trong ô sẽ tràn qua đó. Nếu ô bên phải có dữ liệu, phần văn bản thừa sẽ bị cắt hay nói cách khác là bị che khuất.
Phần trước đã đề cập việc xuống dòng văn bản như là một giải pháp để hiển thị nhiều văn bản trong một ô. Một lựa chọn khác là tăng độ rộng của ô lên. Bấm alt+h để mở tab home ribbon rồi o vào format. Bấm i để tự điều chỉnh độ rộng của cột bằng với nội dung của ô hiện tại. Bấm control+khoảng trắng để chọn cả cột. Cuối cùng, chọn autofit width (tự chỉnh độ rộng) để đảm bảo độ rộng của cột đủ cho văn bản dài nhất. Giống như điều chỉnh độ cao của dòng, Autofit (tự điều chỉnh) sẽ thiết lập độ rộng cho tất cả các cột được chọn. Autofit sẽ bỏ qua những ô nào đã bật chế độ "xuống dòng văn bản".
Để chỉnh lại độ rộng của một ô, bấm alt+h, o, w. Hộp thoại cell width (độ rộng của ô)được mở với con trỏ đứng ở độ rộng hiện tại. Nếu NVDA không đọc độ rộng, bấm mũi tên xuống để đọc nó. Chỉnh sửa hay xóa số hiện tại rồi gõ vào giá trị mới. Bấm enter để chọn độ rộng.
Dùng autofit cho độ rộng và độ cao trong một bảng tính có thể đảm bảo tất cả nội dung được hiển thị đầy đủ. Bấm control+a đến khi chọn được toàn bộ bảng tính. Tiếp theo, bấm alt+h, o, a để tự điều chỉnh độ cao. Tự điều chỉnh độ cao đảm bảo rằng mọi ô có văn bản xuống dòng có đủ độ cao. Cuối cùng, bấm alt+h, o, i để tự điều chỉnh độ rộng. Tự điều chỉnh độ rộng đảm bảo rằng tất cả các cột có đủ độ rộng.
Bây giờ, hãy khám phá việc điều chỉnh độ rộng của cột:
Bài tập cho thêm:
Trộn ô (Merging cells) tức là nối hai hay nhiều ô thành một khối. Khi di chuyển qua các ô đã trộn, con trỏ sẽ di chuyển một cách hợp lý nhất có thể. Với C3 và D3 được trộn, nếu bấm mũi tên xuống trong cột C, Con trỏ di chuyển từ C2, đến ô đã trộn, rồi đến C4. Khi bấm mũi tên xuống trong cột D, con trỏ di chuyển từ D2, đến ô đã trộn rồi đến D4.
Để trộn các ô, bấm alt+h rồi m để mở trình đơn tùy chọn cho trộn (merge options). Các tùy chọn bao gồm: Merge and Centre, Merge across, Merge cells và Unmerge cells.
Merge and Centre (trộn và canh giữa) sẽ kết hợp tất cả các ô được chọn thành một. Nội dung của ô được chọn sẽ được canh giữa theo chiều ngang. chiều dọc sẽ không thay đổi; mặc định, văn bản nằm dưới đáy của ô.
Merge across (trộn theo dòng), trộn tất cả ô được chọn theo từng dòng. Nếu chọn từ C2:E4, Merge across sẽ tạo các ô được trộn là C2:C4, D2:D4 và E2:E4.
Merge cells (trộn ô) hoạt động giống như merge and center, nhưng lề của các ô không thay đổi. Nội dung và lề của các ô phía trên bên trái được giữ lại.
Unmerge (không trộn)cắt những ô đã chọn và trả về như chưa trộn.
Khi chọn các ô, nếu chọn một phần của những ô đã trộn thì cả khối đó sẽ được chọn. Với con trỏ đứng tại C1, bấm shift+mũi tên xuống thường sẽ chọn C1:C2. Với ô đã trộn là C2:D2 và con trỏ đứng tại C1, bấm shift+mũi tên xuống sẽ chọn C1:D2. Bây giờ, hãy tạo một sổ địa chỉ và canh giữa tiêu đề ngang qua chiều rộng của các cột trong đó:
Bài tập cho thêm:
Mặc định, mỗi ô có màu trắng với một đường viền mỏng màu đen, và văn bản trong ô cũng màu đen. Kích thước (size) và tên phông mặc định là khác nhau với các phiên bản của Excel. Trong Excel 2016, phông mặc định là Calibri, và kích thước là 11pt. Có thể thay đổi phông, kích thước, màu (color) và màu nền (background colour) thông qua ribbon. Thay đổi các thuộc tính của phông (font properties) và màu nền hoạt động giống như các chương trình khác. Bấm control+b để in đậm, control+i để in nghiêng và control+u để gạch chân văn bản. Các phím lệnh này hoạt động với một hay nhiều ô được chọn, hoặc khi chỉnh sửa một ô. Excel chỉ chuyển định dạng của kí tự đầu tiên trong một ô đến NVDA. Trong khi có thể thay đổi định dạng trong một ô, điều này không cần thiết lắm. Định dạng toàn bộ ô thay vì một phần văn bản trong ô nhằm đảm bảo sự nhất quán.
Mặc định, Excel canh lề các ô chứa văn bản sang bên trái và các ô chỉ có số sang bên phải. Có thể canh lề các ô về bên trái, ở giữa hoặc bên phải. Việc canh lề theo chiều dọc của văn bản trong một ô có thể được thiết lập là ở trên (top), ở giữa (medium) hoặc ở dưới (bottom). Thiết lập canh lề theo chiều dọc rất hữu ích khi văn bản có nhiều hơn một dòng trong một ô.
Việc thụt lề của văn bản cũng có thể thay đổi từ ribbon hoặc trong trang font alignment của hộp thoại format cells. Tăng thụt lề sẽ đẩy nội dung trong các ô được chọn sang phải một kí tự. Kích thước của ô vẫn được giữ nguyên . Nếu ô có chứa số, nó sẽ được canh trái và thụt lề. Nếu ô đã được canh lề phải bằng tay, nội dung sẽ di chuyển sang trái một kí tự. Việc giảm thuật lề sẽ gỡ bỏ một kí tự thụt lề. Nếu ô chưa được thụt lề, giảm thụt lề sẽ không có tác dụng gì. Bấm control+1 để mở hộp thoại format cells rồi control+tab để di chuyển giữa các trang.
Bấm alt+h để mở ribbon home rồi bấm control+mũi tên phải một lần để chuyển đến nhóm "Font". Bấm control+mũi tên phải lần thứ hai để đi đến nhóm "alignment".
Mặc định, các ô có một đường viền đen mỏng. Đường viền của ô có thể thay đổi hay gỡ bỏ. Bấm alt+h rồi b để mở hộp thoại tùy chọn cho đường viền (border options). Border options bao gồm bottom (viền dưới), top (viền trên), left (viền trái) và right (viền phải). Cũng có các lựa chọn như no border (không đường viền), all borders (viền tất cả) và outside border (viền bên ngoài). Thêm đường viền mỏng nữa bên ngoài thường được dùng để bao hàm các dữ liệu. Đường viền kép bên dưới ( bottom double border) thì phổ biến cho các dòng cần tính toán. Cả đường viền mỏng bên ngoài và đường viền kép bên dưới đều có tùy chọn trên Ribbon. Các kiểu định dạng khác như colour, thickness hay style được thiết lập từ trang border trong hộp thoại format cells. Các thay đổi đến boarder options sẽ có ảnh hưởng đến tất cả ô được chọn. Nếu chọn B2:C3, chọn "Thick outside borders" sẽ có tác dụng với viền bên ngoài của khối ô này. B2 sẽ có đường viền trên mỏng và bao hàm cạnh bên trái. C2 sẽ có đường viền trên mỏng và bao hàm cạnh bên phải. B3 sẽ có đường viền mỏng bên trái và bao hàm cạnh dưới và C3 sẽ có đường viền mỏng bên phải và bao hàm cạnh dưới. Trang borders của hộp thoại format cells sẽ có nhiều tùy chọn hơn. Giống như "outside" borders (đường viền bên ngoài), cũng có thể chọn như vậy với "inside" borders (đường viền bên trong). Trong ví dụ B2:C3, bao hàm bên trong là đường giữa cột B và cột C, và đường giữa dòng 2 và 3. Các ô có thể có đường chéo lên hay chéo xuống, thường dùng để "gạch xuyên suốt" các ô.
Bấm alt+h rồi h để truy cập tùy chọn chỉnh màu "Fill colour" trên ribbon. Fill colour sẽ chỉnh màu cho các ô được chọn . Trang chỉnh màu (fill page) của hộp thoại format cells có các tùy chọn cho các mẫu (patterns) như crosshatch hay stripes. Các hiệu ứng (fill effect)như gradients cũng có. Gradients chuyển màu từ cạnh này sang màu khác ở cạnh khác. Cả hai màu đã được chọn cho fill effects hoặc cho các patterns.
Fill colours và borders có thể dùng để làm nổi bật một khối dữ liệu. Làm nổi bật dữ liệu có thể hữu ích cho vùng dữ liệu có phép tính. Màu phông và màu nền cũng có thể dùng để phân biệt dữ liệu nào người dùng được phép chỉnh sửa. Dĩ nhiên, điều quan trọng không phải chỉ dựa vào các dấu hiệu trực quan để diễn đạt ý nghĩa.
Cũng có thể đảo văn bản trong ô. Thỉnh thoảng, các tiêu đề có dùng cái này để một tiêu đề dài không bị rộng hơn một cột nhỏ. Đảo văn bản có thể làm nó trở nên khó đọc hơn.
Như các chương trình khác của bộ Microsoft Office, Excel cũng bao gồm tính năng "Themes"(giao diện). Thay đổi giao diện có thể thay đổi luôn phần hiển thị của cả tập bảng tính. Giao diện có thể bao gồm màu và phông mặc định. Có nhiều thông tin chi tiết về một số giao diện cụ thể đã được đề cập trong giáo trình "Tập huấn NVDA với Microsoft Word". Bấm alt+p để mở "Page Layout" trên ribbon rồi bấm t, h để mở "Themes" dropdown. Bấm tab để di chuyển qua các tùy chọn. Mỗi giao diện có thể thay đổi phông và màu mặc định của tập bảng tính.
Nếu chỉ muốn đổi màu, bấm alt+p, t, c để mở mục colours dropdown.
Để chỉnh lại phông mà không đổi giao diện, bấm alt+p, t, f để mở mục hộp xổ Fonts.
Có thể xóa (clear) các định dạng mà vẫn giữ lại dữ liệu trong các ô. Chọn một hay nhiều ô muốn xóa định dạng, bấm alt+h rồi e, để mở trình đơn "clear". Cuối cùng, bấm f để xóa định dạng. Tất cả các định dạng, bao gồm màu, đường viền, canh lề, định dạng số và thụt lề sẽ bị xóa sạch. Trình đơn "clear" cũng bao gồm clearing all (xóa tất cả), clearing contents only (chỉ xóa trong phần nội dung), comments (chú thích) hay links (liên kết).
Bài tập cho thêm:
Định dạng có điều kiện (Conditional formatting) cho phép thay đổi cách hiển thị của ô dựa trên nội dung của nó. Định dạng có điều kiện có thể làm nổi bật các ô đặc biệt có các giá trị cao hoặc thấp. Các ô với nội dung cụ thể cũng có thể áp dụng định dạng có điều kiện.
Bấm alt+h để mở ribbon home rồi bấm l vào conditional formatting. Trình đơn của conditional formatting chứa các quy định có sẵn (set rules) và cũng cho phép tạo quy định (rule) mới.
"Highlight Cell Rules" (làm nổi bật ô) có các tùy chọn làm nổi bật các ô dựa trên giá trị của chúng. Các lựa chọn bao gồm: greater than (lớn hơn), equal to (bằng với), hoặc có chứa một văn bản cụ thể. Khi được chọn, một hộp thoại xuất hiện. Tại ô nhập liệu (edit box), nhập vào giá trị để xác lập điều kiện định dạng. Tiếp theo, chọn một tùy chọn định dạng từ hộp xổ.
quy định về phần trên và phần dưới"Top and Bottom rules" cũng có cách hoạt động tương tự. Quy định này hoạt động với phần trên hay phần dưới của thành phần hay phần trăm, hoặc các giá trị dưới hay trên số trung bình. Một lần nữa, chọn kiểu định dạng từ hộp xổ.
Thanh dữ liệu "Data bars" sẽ làm nổi bật mỗi ô dựa trên giá trị. Giá trị thấp nhất có một lượng màu nhỏ bên trái. Ô có giá trị lớn nhất dùng màu đã được chọn.
Cân màu (Colour scales) thì tương tự như data bars, nhưng mỗi ô đều có bóng (shaded). Giá trị cao nhất được chọn với màu thứ nhất, và giá trị nhỏ nhất được chọn với màu thứ hai. Các giá trị trung bình được chỉnh màu chạy giữa hai màu đó. trong cân màu "Green, Yellow, Red", giá trị cao nhất sẽ là màu đỏ (red), và giá trị thấp nhất sẽ là mầu xanh lá (green). Các giá trị ở giữa sẽ chạy từ màu đỏ cam (orange-red), cam (orange), vàng (yellow) và vàng xanh (yellow-green).
Bộ biểu tượng (Icon sets) hoạt động giống như colour scales, với mỗi ô có một hình nhỏ ở sau giá trị của nó. Giá trị thấp nhất có thể là hình đèn giao thông màu đỏ, và giá trị cao nhất có thể là hình đèn giao thông màu xanh. Khi dùng icon sets, một trong 3 đến 5 biểu tượng từ bộ được chọn sẽ xuất hiện kế bên các thành phần. Không có dãy màu.
Khi đổi màu chữ hay màu nền, chức năng Định dạng tài liệu của NVDA (NVDA document formatting) có thể nhận biết các thay đổi. Thiết lập cho NVDA đọc các thay đổi định dạng có thể hữu ích khi hiệu đính các ô chứa định dạng có điều kiện.
Điều kiện định dạng cơ bản (Basic conditional formatting) chỉ hoạt động với giá trị là số, sẽ bỏ qua các giá trị là văn bản. Có một tùy chọn để viết các quy định (rules) mới hoàn toàn bằng cách dùng các công thức. Những quy định trên nền các công thức có thể được làm rõ và dựa vào các ô khác. Bấm alt+h, l, n để tạo một quy định mới. Bấm end để chuyển về cuối danh sách, "Use a formula to determine which cells to format" (dùng công thức để xác định các ô cần định dạng). Bấm tab đến ô nhập liệu "Format values when this formula is true" (giá trị định dạng khi công thức này đúng). Gõ vào một công thức. Lưu ý rằng nếu bạn bấm các phím điều hướng, tham chiếu đến ô mà con trỏ vừa chuyển đến sẽ được chèn vào công thức. Bấm f2 vào chế độ "edit" (chỉnh sửa) để chỉnh sửa công thức. Bấm tab để đi đến nút "format" và bấm enter để mở hộp thoại "Format cells". Hộp thoại này quy định kiểu định dạng sẽ áp dụng nếu công thức trả về là đúng.
Ví dụ, công thức:
=$A$1=123
Khi áp dụng cho cột B, công thức này sẽ kiểm tra để chắc rằng A1 chứa số 123. Nếu đúng như vậy, màu nền sẽ đổi thành màu xanh lá. Nếu giá trị của A1 là 123, cả cột B sẽ được đổi màu nền thành xanh lá. Nếu A1 không phải là tham chiếu tuyệt đối, công thức chỉ kiểm tra ô hiện tại trong cột A. Trong trường hợp đó, B1 sẽ đổi sang màu xanh lá nếu A1 chứa 123. B2 sẽ chuyển sang màu xanh lá nếu B1 chứa số 123, v...v...
Để xóa bất cứ quy định nào, bấm alt+h, l, c. Tiếp theo, chọn xóa các quy định từ vùng chọn hiện tại (clear rules from the current selection) hoặc toàn bảng tính (whole worksheet). Nếu dùng bảng hay bảng pivot (sẽ đề cập sau) thì cũng có các tùy chọn để xóa các quy định từ chúng. Một số quy định có thể ảnh hưởng đến một ô. Một quy định có thể thay đổi văn bản dựa trên một công thức, và chỉnh màu để làm việc khác. Lưu ý rằng bộ biểu tượng sẽ không được đọc bởi chức năng định dạng tài liệu của NVDA.
Bài tập cho thêm:
Chương này đề cập một vài tính năng cho việc định dạng và trình chiếu dữ liệu. Các chủ đề bao gồm:
Mục tiêu của chương này nhằm đề cập nhiều cách thức làm việc với dữ liệu. Tạo bảng, sắp xếp, lọc và nhóm lại có thể làm cho dữ liệu trở nên đơn giản hơn khi cần truy cập. Xác thực và điền dữ liệu có thể làm cho nó trở nên dễ dàng hơn trong việc nhập chính xác dữ liệu.
Mục tiêu chương:
Điền dữ liệu (Data fill) là một cách để nhập dữ liệu vào bảng tính. Điều này hữu ích khi các ô cạnh nhau có dữ liệu là các thông tin hay các công thức có thể dự đoán được. Data fill sẽ điền dữ liệu theo cột hoặc theo dòng.
Điền vào giá trị đầu tiên rồi chọn ô đó cùng các ô cần điền dữ liệu. Nếu vùng chọn nằm trên một cột, bấm control+d để điền theo cột (fill down). Nếu vùng chọn nằm trên một dòng, bấm control+r để điền theo dòng. Bây giờ, các ô được chọn đã có cùng một giá trị hoặc công thức. Nếu dữ liệu được sao chép là một công thức, mọi tham chiếu quan hệ sẽ được cập nhật, giống như khi sao chép và dán các ô. Nếu ô đầu tiên là "=A1+$B$1", điền theo cột, ô tiếp theo sẽ là "=A2+$B$1".
Cũng có thể mở chức năng Fill từ ribbon Home bằng cách bấm alt+h, f, i. Các tùy chọn ở đây bao gồm điền xuống (fill down) và điền qua phải (fill right), cũng như điền lên trên (fill up) hay điền qua trái (fill left).
Có thể dùng tùy chọn điền hàng loạt (Fill series) để điền các số tăng dần vào mỗi ô, hay điền các bước nhảy có thể dự đoán (5,10,15,20, v...v...). Để làm điều đó, chọn tối đa một giá trị và bấm alt+h, f, i rồi chọn s để vào "Series". Một hộp thoại xuất hiện với các thiết lập mặc định.
Con trỏ đứng tại "step value" giá trị bước nhảy). Mặc định là 1, nghĩa là mỗi lần sẽ tăng lên 1.
Giá trị kết thúc (Stop value) là ngưỡng để ngưng điền dữ liệu khi đạt đến giá trị đó. Khi đã đạt đến giá trị kết thúc, các ô còn lại sẽ bị bỏ trống dù đã được chọn.
Kiểu (Type) mặc định được chọn là linear (tuyến tính). Kiểu này thêm giá trị bước nhảy để tăng giá trị cho mỗi ô. Với giá trị bắt đầu là 3 và giá trị bước nhảy là 2, các ô tiếp theo sẽ được điền các giá trị 5, 7, 9 v...v...
Chọn kiểu "Growth" sẽ thực hiện phép nhân thay vì phép cộng. Với giá trị bắt đầu là 3 và giá trị bước nhảy là 2, các ô tiếp theo sẽ là: 3, 6, 12, 24.
Chọn kiểu "Date" cho phép điền ngày hàng loạt. Chọn kiểu date cho phép điền số theo đơn vị là ngày. Trường đơn vị ngày (Date unit) cung cấp các tùy chọn để điều chỉnh các giá trị của ngày theo ngày (days), ngày trong tuần (weekdays), tháng (months) hay năm (years).
Flash fill là kiểu điền tự động, làm việc trên cơ sở phân tích các dữ liệu trong các cột bên trái. Ví dụ, cột A là họ, cột B là tên. Tại cột C, gõ vào họ và tên của người đầu tiên. Sau đó, gõ vào họ của người thứ hai, Flash fill sẽ tự hoàn thành toàn bộ cột. Chữ hoa, cách sắp xếp dữ liệu và các thay đổi về dấu câu đều chuyển hết qua cột C.
Trình đơn fill trên ribbon có một tùy chọn để canh đều (justify). Tùy chọn này dùng để kéo văn bản cho đều trên vùng chọn. Để dùng nó, chọn văn bản và bất cứ những cột nào bên phải mà bạn muốn kéo văn bản đến đó. Nếu vùng chọn không đủ độ rộng cho văn bản, một cảnh báo sẽ xuất hiện và văn bản sẽ tràn xuống phía dưới vùng chọn. Bấm alt+h, f, i rồi j. Lưu ý rằng điều này có thể làm thay đổi ô, cột hay dòng đang chứa văn bản đó.
Bây giờ, hãy khám phá việc điền dữ liệu:
Bài tập cho thêm:
Dữ liệu thường được nhập vào một bảng tính theo thời gian - nghĩa là cái nào được cung cấp trước thì nhập trước. Do vậy, việc sắp xếp lại dữ liệu căn cứ trên một giá trị nào đó có thể là cần thiết và hữu ích. Ví dụ, một bảng tính có thể chứa các chi tiết về hóa đơn. Các cột bao gồm ngày, mã số hóa đơn, tên khách hàng, giá tiền và tình trạng thanh toán. Sắp xếp lại theo tên khách hàng có thể giúp dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm các hóa đơn cho một khách hàng cụ thể. Sắp xếp theo ngày giúp dễ dàng tìm một hóa đơn của ngày hôm qua.
Để sắp xếp dữ liệu, trước tiên, di chuyển đến ô bất kì trong vùng dữ liệu cần sắp xếp. Con trỏ đứng ở cột nào thì dữ liệu sẽ được sắp xếp dựa trên cột đó. Trong ví dụ về hóa đơn, Chuyển đến cột giá tiền sẽ thực hiện sắp xếp dựa trên giá tiền của hóa đơn. Bấm alt+h rồi s để mở trình đơn sắp xếp (Sort menu) trên ribbon home. Lựa chọn đầu tiên là "Sort A to Z" (sắp xếp A - Z) hoặc "Sort Smallest to Largest" (sắp xếp từ nhỏ đến lớn). Điều này phụ thuộc vào các ô được chọn chứa dữ liệu là chữ hay số. Tùy chọn tiếp theo sắp xếp ngược lại "Sort Z to A" (sắp xếp Z - a) hay "Sort Largest to Smallest" (sắp xếp từ lớn đến nhỏ).
Tùy chỉnh sắp xếp (Custom sort) cho phép thực hiện sắp xếp với các yêu cầu phức tạp dựa trên nhiều cột. Với mỗi tiêu chí, các cột cần dùng làm cơ sở sắp xếp, sắp xếp cái gì và cách sắp xếp đều có thể được chọn. Mặc định, dữ liệu được sắp xếp theo giá trị (values), nhưng cũng có thể sắp xếp theo màu ô hay màu của phông, hay biểu tượng của ô. Sắp xếp theo màu có thể hữu ích khi dùng với định dạng có điều kiện. Các tiêu chí có thể được thêm vào. Để xếp các hóa đơn cũ nhất chưa thanh toán lên trên, chọn "A to Z" trên cột đã thanh toán, rồi chọn oldest to newest (cũ nhất đến mới nhất) tại cột ngày. Excel sẽ xếp tất cả các dòng có chữ "Chưa" ở cột thanh toán lên trên các dòng có chữ "Rồi" ở cột này. Tiếp đó, tất cả các dòng có chữ "Chưa" ở cột thanh toán sẽ được sắp xếp theo ngày ghi hóa đơn, cũ nhất đến mới nhất. Tất cả các dòng có chữ "Rồi" ở cột này cũng sẽ được sắp xếp theo ngày ghi hóa đơn, Cũ nhất đến mới nhất. Có thể thêm vào các tiêu chí. Nếu mỗi ngày có nhiều hóa đơn, có thể sắp xếp chúng theo giá tiền. Vẫn là sắp xếp từ cũ nhất đến mới nhất, nhưng hóa đơn có giá trị cao nhất mỗi ngày sẽ được xếp lên trên.
Bây giờ, hãy sắp xếp một ít dữ liệu:
Thêm sáu dòng dữ liệu với các yêu cầu sau vào bảng tính:
> - Bao gồm ba ngày khác nhau và một dãy giá tiền.
> - Dùng Fill Series (điền hàng loạt) để tạo các mã số hóa đơn.
> - Ghi "Chưa" ở cột "Thanh toán" cho bốn hóa đơn.
Di chuyển đến tên khách hàng bất kì ở cột "Tên khách hàng". Bấm alt+h s vào "sort" rồi bấm enter để xếp "A to Z" (từ A đến Z).
Bài tập cho thêm:
Sắp xếp dữ liệu đưa những thông tin mong muốn lên đầu danh sách. Còn lọc dữ liệu (filtering data) cho phép chỉ hiển thị dữ liệu thỏa các điều kiện nhất định.
Tùy chọn bật tắt bộ lọc (filtering) là một trong những tùy chọn của nhóm sort. Bấm alt+h, s, f để bật / tắt bộ lọc.
Khi bật bộ lọc, một mũi tên kéo xuống sẽ xuất hiện bênh cạnh mỗi tiêu đề. Hiện nay, NVDA vẫn chưa thông báo điều này. Di chuyển đến một tiêu đề và bấm alt+mũi tên xuống. Tiếp theo, bấm mũi tên xuống để di chuyển qua các tùy chọn. Sau các tùy chọn về sắp xếp, có một ô tìm kiếm ( search edit) để tìm dữ liệu trên cột hiện tại. Tiếp đó là danh sách những dữ liệu được tìm thấy. Bấm khoảng trắng để bật tắt các tùy chọn và enter khi hoàn tất để bật bộ lọc. Trong cột Thanh toán của các hóa đơn có các hộp kiểm "select all" (chọn tất cả), "chưa" và "rồi". Tất cả các hộp kiểm đều được chọn nghĩa là tất cả dữ liệu được hiển thị. Để chỉ hiển thị một hay hai trong số đó, bỏ chọn "Select all" và chọn cái nào bạn thích.
Có thể áp dụng bộ lọcmột lần cho vài cột. Bạn vẫn có thể sắp xếp dữ liệu khi bật bộ lọc. Trường hợp này, chỉ những dữ liệu đang hiển thị được sắp xếp.
Để xóa một bộ lọc, trước tiên, chuyển đến tiêu đề của cột có bộ lọc và bấm alt+mũi tên xuống. Tiếp theo, chọn "Clear Filter from Column" ()xóa bộ lọc từ cột). Để xóa nhiều bộ lọc một lần, bấm alt+h, s, c.
Các thay đổi đến bảng tính có thể ảnh hưởng đến việc hiển thị dữ liệu với bộ lọc hiện tại. Có thể áp dụng lại các bộ lọc có sẵn bằng cách bấm alt+h, s, y.
Bây giờ, hãy lọc một vài dữ liệu trong bảng tính hóa đơn:
Bài tập cho thêm:
Lọc và hiển thị các dòng với một số kiểu dữ liệu nhất định cũng có thể cho thấy những dữ liệu trùng nhau. Excel cũng có tính năng "remove duplicates" (xóa dữ liệu trùng nhau). Tính năng này có thể tìm theo cột hoặc dòng.
Trước tiên, chọn vùng dữ liệu để kiểm tra. Nếu không có ô nào được chọn, Excel sẽ chọn khối các ô xung quanh ô tại vị trí con trỏ. Hiện nay, chưa có tùy chọn để kiểm tra xem vùng dữ liệu nào đã được chọn.
Bấm alt+a để mở "data" ribbon rồi m mở "Remove Duplicates". Hộp thoại remove duplicates (xóa dữ liệu trùng nhau) xuất hiện. Các tùy chọn bao gồm: "select all" (chọn tất cả), "unselect all" (không chọn gì cả) và danh sách các cột trong vùng chọn. Có một hộp kiểm để bao gồm các tiêu đề vào vùng chọn.
Mặc định, tất cả cột trong vùng sẽ được chọn từ đầu. Để bỏ chọn một hay nhiều cột, bấm tab để chuyển đến danh sách các cột. NVDA sẽ đọc tên hay chữ cái của cột đầu tiên. Bấm mũi tên lên xuống để di chuyển trong danh sách. Bấm khoảng trắng để chọn hay bỏ chọn các cột như mong muốn. Bấm NVDA+2 bên bàn phím số (laptop: NVDA+shift+mũi tên xuống) để kiểm tra việc chọn hay bỏ chọn một cột.
Khi chọn được các cột mong muốn, bấm enter để xóa các dữ liệu bị trùng. Một hộp thoại xuất hiện thông báo các giá trị trùng nhau được tìm thấy và đã xóa. Hộp thoại này cũng cho biết còn lại bao nhiêu dữ liệu độc nhất. Khi dữ liệu trùng nhau được tìm thấy, thành phần đầu tiên sẽ được giữ lại, các thành phần còn lại bị trùng sẽ được xóa.
Có thể dùng định dạng có điều kiện để làm nổi những dữ liệu trùng nhau mà không xóa chúng. Chọn vùng để tìm kiếm rồi bấm alt+h, l rồi h mở conditional formatting. Bấm d chọn duplicate values. Dùng hộp thoại này để chọn một bảng màu làm nổi các dữ liệu trùng nhau. Bấm enter để thực hiện. Lưu ý rằng điều này chỉ tìm kiếm trong vùng chọn và so sánh các ô riêng biệt. Toàn bộ dòng sẽ không được so sánh như tính năng remove duplicates.
Bây giờ, hãy khám phá việc xóa dữ liệu trùng nhau:
Điền các số sau vào A1:D4:
> 1,2,3,4
> 1,2,1,2
> 1,2,3,4
> 1,1,1,1
Chuyển đến C2 và bấm alt+a rồi m để mở hộp thoại remove duplicates (xóa dữ liệu trùng nhau).
Bài tập cho thêm:
Bảng (table) trong Excel là cách dùng để nhóm các khối dữ liệu. Khái niệm bảng trong một bảng tính Excel có thể hơi rối, vì toàn bộ bảng tính đã xem như một bảng. Một cách khác để nói về bảng là cách để nhóm các thông tin. Trong phần thực hành kiểm tra dữ liệu (Data Validation), tên, mã số và lớp là nguồn dữ liệu tốt để chuyển thành bảng.
Bấm control+t để tạo bảng. Nếu chỉ có một ô được gợi ý, Excel sẽ chọn tất cả những ô lân cận có dữ liệu. Một hộp thoại xuất hiện với vùng dữ liệu được chọn. Có một tùy chọn để xác nhận dữ liệu có tiêu đề và các nút để tạo bảng (create) hay hủy bỏ (cancel). Bảng cũng có thể được tạo từ ribbon bằng cách bấm alt+h rồi t.
Bảng là sự kết hợp của vài tính năng đã đề cập ở phần trước. Nếu bảng được tạo từ ribbon, người dùng sẽ được yêu cầu chọn bảng màu (colour scheme). Nếu bảng được tạo bằng control+t, bảng màu mặc định sẽ được dùng. Bảng có thể có màu cho dòng tiêu đề, một màu khác cho dữ liệu, hoặc có cả hai. Chỉnh màu cho các dòng dữ liệu giúp người sáng mắt dễ dàng theo dõi một dòng trong bảng lớn. Các tiêu đề trong một bảng đã được bật bộ lọc nên nó sẽ bị lọc khi xử lý. Dù rằng bảng đã dùng dòng tiêu đề, nhưng NVDA không hiểu được nó là tiêu đề. Nên dùng các lệnh để thiết lập tiêu đề cột và dòng của NVDA nếu muốn NVDA đọc chúng.
Khi con trỏ đứng tại một bảng, bấm alt, j, t để mở mục thiết kế cho bảng (Table Design) trên ribbon. Table design ribbon có các tùy chọn bao gồm đổi kiểu và màu của bảng. Tiêu đề và tất cả các dòng có thể tùy chỉnh và có thể đổi tên bảng.
Dữ liệu trong bảng được thiết lập là tên của vùng (named range). Mặc định, tên bảng là "table1". Khi thêm dòng vào dưới dòng cuối của bảng, nó sẽ được thêm vào bảng. Thêm cột vào bên phải, bảng sẽ được mở rộng để bao gồm chúng. Bấm tab để di chuyển trong bảng. Khi con trỏ đứng ở ô cuối cùng của một dòng, bấm tab lần nữa để chuyển nó đến ô đầu tiên của dòng tiếp theo. Trên dòng cuối cùng có dữ liệu trong bảng, bấm tab ở ô ngoài cùng bên phải để chèn một dòng mới và di chuyển đến ô đầu tiên của dòng này. Nếu bảng có một dòng tổng cộng (total ro) ở cuối, dòng mới sẽ được chèn trước dòng này.
Autosum là tính năng rất mạnh khi làm việc với bảng. Bấm alt+= để thêm công thức autosum vào ô dưới cùng của một cột hay bên phải một dòng. Nếu autosum được thêm vào cuối một cột trong bảng, một ô tổng cộng cũng sẽ xuất hiện dưới cột ngoài cùng bên phải. Nếu autosum được thêm vào một ô ở cột ngoài cùng bên phải, Excel sẽ tự thêm chúng vào toàn cột đó. Bấm alt+mũi tên xuống để mở danh sách các công thức thay thế (alternate equations). Chúng bao gồm trung bình cộng (average), đếm (count), độ lệch chuẩn (Standard Deviation) và độ lệch (Variance). Dòng tổng cộng vẫn còn và các giá trị được điều chỉnh khi lọc dữ liệu. Khi nhập công thức trong bảng, có thể dùng tên cột. Định dạng sẽ là [@name], hoặc nếu tên có khoảng trắng thì dùng [@[the name]]. Dùng tên cột có nghĩa là công thức sẽ giống với cột. trên một dòng bất kì, giá trị của dòng đó được sử dụng. Có thể tham chiếu từ ngoài vào dữ liệu của bảng. Trong một công thức, gõ vào Table[@column] để tham chiếu đến một cột trong bảng. "Table" là tên của bảng và "column" là tên của cột. Để tham chiếu đến toàn bộ bảng, chỉ dùng tên bảng, giống như tham chiếu đến tên của vùng dữ liệu.
Để biết tên của bảng, Đứng trong bảng rồi bấm alt, j, t, a. Thao tác này di chuyển con trỏ đến ô nhập tên bảng ( table name edit) trong phần Table design trên ribbon. Để đổi tên, nhập tên mới rồi bấm enter để đổi tên và trở về bảng tính.
Cũng có thể dùng name manager để xem và đổi tên bảng hoặc tên của ô hay vùng dữ liệu . Bấm control+f3 để mở hộp thoại này.
Bây giờ, hãy tạo một bảng trong tập bảng tính của một lớp học:
Một nhóm bạn đã luân phiên ném ba phi tiêu ở một bảng. Kết quả là:
> - Tuấn ném ba lần với điểm số thấp là 6, điểm cao là 161 và tổng điểm là 231.
> - Mai ném bốn lần với điểm thấp là 55, điểm cao là 140 và tổng điểm là 312.
> - Thành ném ba lần với điểm thấp là 11, điểm cao là 160 và tổng điểm là 219.
> - Ghi tất cả thông tin trên vào bảng và thêm các tiêu đề thích hợp. Viết tên mỗi người trên một dòng.
Đứng trong vùng dữ liệu vừa nhập và bấm control+t. Lưu ý vùng dữ liệu được gợi ý và bấm enter để đưa vào bảng.
Bài tập cho thêm:
Nhóm dữ liệu có thể được dùng để ẩn dữ liệu một cách có chọn lọc. Trên một bảng tính lớn, điều này có thể giúp dễ dàng hơn trong việc đọc các dữ liệu liên quan với nhau. Trong một bảng tính bán hàng, có thể có các thông tin khách hàng, thông tin trên mỗi mặt hàng cộng với mặt hàng và giá tiền. Trong khi tất cả dữ liệu là cần thiết, người kế toán có thể chỉ cần xem thu nhập từ mỗi mặt hàng. Người thủ kho thì cần biết chi tiết của mỗi mặt hàng và người mua hàng cũng như số tiền phải trả. Trong ví dụ này, chi tiết về khách hàng và mặt hàng có thể được nhóm lại, hình thức bán hàng và giá tiền cũng vậy. Mỗi người dùng có thể cho hiển thị cái mình cần và ẩn cái còn lại.
Để nhóm dữ liệu (group data), trước tiên, chọn các cột hay dòng có thể cần phải ẩn đi. Tiếp theo, bấm alt+a, g, g. Để hủy nhóm dữ liệu (ungroup), chọn các cột hay dòng cần thực hiện và bấm alt+a, u, u. Lưu ý rằng có thể xóa các cột và dòng riêng biệt khỏi nhóm. Để xóa tất cả nhóm, bấm alt+a, u, c.
Với các nhóm đã được tạo, chuyển đến một ô bất kì trong nhóm và bấm alt+a, h để ẩn nhóm đó. Bấm alt+a, j để hiện một nhóm đã ẩn.
Một cột hay dòng có thể chứa trong nhiều nhóm. Khi một nhóm ẩn đi hay hiện ra, nhóm mới nhất được chọn, phần chung của dữ liệu sẽ hiện ra hay ẩn đi.
Lưu ý là nhóm không hoạt động với bảng. Dữ liệu trong bảng phải được chuyển thành vùng dữ liệu. Bấm alt, j, t, g để chuyển bảng thành vùng dữ liệu.
Bài thực hành tiếp theo tạo ra bảng thông tin bán hàng cho một cửa hàng trực tuyến. Thay vì chọn giá thủ công, Excel có một hàm tạo ra một số ngẫu nhiên (random number). Công thức =rand() tạo ra một số ngẫu nhiên trong khoảng 0 và 1 đến 9 chữ số thập phân. Để tạo ra giá bán ngẫu nhiên trong khoảng $10, nhân giá trị với 10. Nếu chỉ muốn lấy số tròn, dùng =randbetween(1,10). Bây giờ, hãy tạo một ít dữ liệu cho một cửa hàng trực tuyến và nhóm chúng lại:
Bài tập cho thêm:
Tổng số phụ (Subtotals) là một cách nhóm dữ liệu dựa trên giá trị cụ thể nào đó. Ví dụ, ở bảng tính bán hàng, dữ liệu có thể được sắp xếp theo phân loại và các tổng số phụ có thể là doanh số bán hàng cho phân loại sách điện tử, phim hay âm nhạc.
Trước khi thêm vào tổng số phụ, bạn cần sắp xếp dữ liệu của cột mà tổng số phụ dựa vào để tính. Bấm alt+a và b kích hoạt chức năng tổng số phụ (subtotal). Một hộp thoại sẽ xuất hiện và con trỏ nằm tại danh sách "add subtotal to" (thêm tổng số phụ vào). Cột cuối với các chữ số tự động được chọn. Dùng mũi tên lên và mũi tên xuống duyệt qua các cột. Bấm khoảng trắng chọn hoặc bỏ chọn những cột khác mà tổng số phụ sẽ được đặt.
Khi thay thế tổng số phụ hiện tại sẽ thay thế những nhóm và tổng số phụ hiện đang có. Chức năng ngắt trang (Page Break) sẽ trình bày mỗi nhóm trên một trang khi in ấn. Tóm tắt dữ liệu phía dưới (Summary below data) sẽ hiển thị số tổng của mỗi phần ngay dưới mỗi khối và với số tổng của tất cả sẽ nằm ở cuối cùng. Nếu không chọn mục này, số tổng sẽ được hiển thị ngay trên mỗi phần tương ứng. Xóa tất cả (Remove all) xóa tất cả các nhóm và tổng số phụ mà không thay thế chúng. At each change in (Tại mỗi thay đổi trong) là một hộp xổ để chọn cột đặt hàm. Tổng số phụ sẽ tự động cập nhật mỗi khi giá trị trong cột này thay đổi. Tổng số phụ là số tổng giá trị của các dòng, tính từ tổng số phụ trước đó. Lưu ý, cần phải sắp xếp cột trước khi thực hiện chức năng này. Giá trị mặc định sẽ ở cột tại vị trí con trỏ khi mở hộp thoại tổng số phụ.
Hãy thêm tổng số phụ cho bảng tính bán hàng:
Bài tập cho thêm:
Biểu đồ (chart) là cách dùng để biểu diễn dữ liệu dưới dạng trực quan. Biểu đồ có thể nhấn mạnh các xu hướng hay những giá trị đặc biệt.
Trước tiên, chọn dữ liệu muốn đưa vào biểu đồ. Kế tiếp, bấm alt+n mở ribbon Insert và chọn biểu đồ. Bấm r mở các kiểu biểu đồ gợi ý. Bấm control+tab chuyển từ biểu đồ gợi ý sang phần tất cả các biểu đồ.
Excel có các kiểu biểu đồ sau: column (cột), line (đường kẻ), pie, hierarchy (quan hệ cha con), scatter (phân tán), waterfall (thác nước) hoặc radar (ra-đa).
Excel sẽ tạo biểu đồ và đặt trong bảng tính hiện tại. Excel sẽ sử dụng các màu dựa theo giao diện hiện tại.
Bấm tab chuyển qua lại giữa các mục và enter để mở mục hiện tại. Một mục có thể có mục con. Có những mục không có văn bản hay nội dung mô tả.
Tùy theo loại dữ liệu mà chọn kiểu biểu đồ phù hợp để trình bày. Kiểu cột và đường kẻ có thể dùng cho cả biểu đồ đơn giản và phức tạp. Kiểu Pie thường sử dụng khi có ít dữ liệu. Phân tán và Ra-đa thường dùng cho dữ liệu phức tạp và hơi khó đọc. Nếu là một chuỗi dữ liệu thì có thể dùng kiểu biểu đồ Column cơ bản hoặc Pie. Trong khi có nhiều chuỗi dữ liệu thì nên dùng các kiểu biểu đồ phức tạp.
Ví dụ, một bảng tính có dữ liệu về quá trình tập thể dục của một người có những thông tin sau: đi bộ 3 ngày/tuần, đi bơi 1 lần/tuần và tập tạ 2 lần/tuần. Dùng kiểu biểu đồ Pie sẽ nhìn giống một hình tròn. Nữa bên phải hình tròn là màu xanh, thể hiện cho phần đi bộ. 1/3 phần bên trái là màu cam, thể hiện cho hoạt động bơi lội và phần còn lại là màu xám cho phần tập tạ. Cách trình bày trực quan này không có ý nghĩa đối với người dùng NVDA, nhưng sẽ giúp người xem nhanh chóng có cái nhìn tổng quát về dữ liệu hơn. NVDA sẽ thông báo kiểu và tiêu đề biểu đồ. Bấm enter mở biểu đồ. Bấm tab chuyển qua lại giữa các phần. Bấm enter sẽ mở phần hiện tại. Có thể sửa tựa đề biểu đồ khi mở nó. Bấm escape để trở về mục trước đó. Nếu NVDA không đọc một mục nào đó, hãy bấm tab và tiếp tục bấm tab tìm lại mục đó. Khi bấm escape và trở về lại bảng tính, NVDA sẽ thông báo tên của bảng tính.
Có thể dùng danh sách các thành phần của NVDA để tìm và di chuyển đến biểu đồ trong bảng tính. Bấm NVDA+f7, dùng mũi tên xuống tìm đến biểu đồ và enter để đưa con trỏ đến biểu đồ đó.
Bấm alt, j, c và w chuyển đổi dòng và cột. Nếu trong một biểu đồ chỉ có một chuỗi dữ liệu, nó hoàn toàn đơn giản và dễ hiểu. Nếu ở một biểu đồ với nhiều chuỗi dữ liệu, việc chuyển đổi dòng và cột sẽ thay đổi cách trình bày những dữ liệu được nhấn mạnh.
Trong trường hợp này, có thể sử dụng biểu đồ cột, đường kẻ hay ra-đa để trình bày.
Mặc định, biểu đồ sẽ được đặt trong bảng tính hiện tại. Tuy nhiên, chúng tôi khuyến khích bạn đặt biểu đồ trong một bảng tính riêng. Để làm điều này, kiểm tra lại con trỏ vẫn đứng tại biểu đồ, sau đó bấm alt, j, c và v. Biểu đồ có thể chọn đặt ở một bảng tính riêng hoặc trong một đối tượng trong bảng tính hiện tại.
Để thiết lập bố cục của một biểu đồ, bấm alt, j, c và a. Nó sẽ mở một trình đơn gồm những tùy chọn khác nhau tùy thuộc vào kiểu biểu đồ bạn sử dụng. Có thể tùy chỉnh tựa đề biểu đồ là không, đặt phía trên, canh giữa và thiết lập vị trí của các mục trong biểu đồ.
Trong bài thực hành sau đây, chúng ta sẽ tạo một biểu đồ cột 3-d. Ở biểu đồ cột thông thường sẽ có từng mục được trình bày với chiều cao cột khác nhau. Biểu đồ nhiều chuỗi sẽ có vài cột với màu khác nhau. Mỗi nhóm cột sẽ thể hiện các bước của một chuỗi và các chuỗi được phân biệt bởi màu. Biểu đồ cột 3-d sẽ gồm các dòng của cột và mỗi dòng sẽ có màu riêng. Toàn bộ biểu đồ được xem dưới một góc, vì vậy có thể xem đầy đủ mọi thông tin cùng lúc.
Bài tập cho thêm:
Chương này đề cập nhiều cách thao tác với dữ liệu trong Excel, giúp dễ dàng hơn khi tìm kiếm những thông tin chính.
Các chủ đề bao gồm:
Thêm vào các dữ liệu sau:
> - Tạo các tiêu đề: "Số", "Tháng", "Mùa" và "Ngày".
> - Dưới các tiêu đề, ghi vào tên tháng, mùa của tháng và số ngày trong tháng.
> - Dùng "Series fill" điền từ 1 - 12 ở cột "Số".
Sắp xếp dữ liệu theo số ngày trong tháng, từ nhỏ đến lớn. Thêm chức năng lọc ở các tiêu đề cột. Chỉ hiển thị các tháng của mùa Xuân và mùa Hè.
Mục tiêu chính của chương này là giúp bạn hoàn tất các bảng tính và chia sẻ một tập bảng tính hoàn chỉnh với người khác.
Mục tiêu chương:
Kiểm tra dữ liệu (data validation) được dùng để giới hạn kiểu dữ liệu cho phép nhập trong ô. Ví dụ như các phép tính với số, chức năng kiểm tra dữ liệu sẽ đảm bảo những ô đó chỉ chứa các chữ số.
Bấm alt+a và v mở mục Data Validation trên ribbon Data (dữ liệu). Bấmenter hoặc v để kích hoạt mục đầu tiên là Data validation. Hai mục còn lại trong trình đơn này là "Circle invalid data" (đánh dấu dữ liệu không hợp lệ, bấmi) và "Clear validation circles" (xóa đánh dấu kiểm tra, bấm r). "Circle invalid data" sẽ khoanh tròn đỏ vùng dữ liệu không hợp lệ trong ô. "Clear validation" sẽ bỏ những dấu báo kiểm tra đi. Dấu báo kiểm tra hiện không tiếp cận với NVDA.
Criteria (tiêu chí) có thể dùng để giới hạn nội dung nhập liệu cho số, dấu thập phân, ngày giờ. Lists (danh sách) dùng để giới hạn nhập liệu cho một tập hợp giá trị. Lists khá hữu ích cho những trường hợp như dạng trả lời "yes" hoặc "No", tháng trong năm hoặc tên công ty ngoài dãy định danh. Text Input (nhập liệu văn bản) có thể dùng để giới hạn độ rộng ký tự cho phép.
Khi đứng trong hộp thoại kiểm tra dữ liệu, bấm tab để duyệt qua các tùy chọn. Tùy theo tùy chọn đang chọn mà nó có thể hiển thị hoặc không hiển thị thêm một số tùy chọn khác.
Dạng kiểm tra tùy chỉnh (custom validation) dùng công thức để cho phép định dạng hay một giá trị duy nhất nào đó. Ở công thức sau đây, khi dùng trên cột sẽ đảm bảo mỗi mục nhập vào có một giá trị duy nhất:
=COUNTIF($A:$A,A1) <= 1
Công thức này đếm xem có bao nhiêu lần giá trị ở ô A1 được sử dụng trên cột A. Nếu giá trị được sử dụng một lần, công thức sẽ xác định là đúng (true), nghĩa là giá trị nhập được cho phép. Khi dùng công thức cho dãy ô, hãy dùng tham chiếu quan hệ chỉ đến ô đầu tiên trong dãy.
Hộp thoại cũng có tùy chọn cho phép bỏ qua những ô trống. Các thay đổi về quy tắc kiểm tra dữ liệu sẽ không có tác động lên những ô có sẵn. Nó chỉ được áp dụng cho những dữ liệu nhập vào sau khi thay đổi.
Có thể hiện thông điệp hướng dẫn cách nhập dữ liệu khi ô được chọn. Và cũng có thể hiện thông báo khi dữ liệu nhập không hợp lệ. Có thể tùy chỉnh thông điệp. Loại thông điệp báo lỗi (error) dùng khi dữ liệu nhập không hợp lệ. Thông điệp cảnh báo (warning) hoặc thông tin (information) có thể bỏ qua và tiếp tục nhập.
Bây giờ, hãy khám phá chức năng kiểm tra dữ liệu:
Bấm tab chuyển đến hộp xổ "Allow" và chọn "List". Bấm tab chuyển đến ô nhập liệu "Source" và gõ vào:
> =Lớp
Nhập vào thông tin của một số học viên trong bảng tính thông tin học viên. Ở cột Lớp, bấm alt+mũi tên xuống để mở danh sách các giá trị cho phép. Dùng mũi tên xuống chọn và bấm enter để chèn vào.
Bài tập cho thêm:
Bạn nên rà soát lại các lỗi của bảng tính. Có thể chép nhóm ô để đọc cùng lúc. Bấm shift+khoảng trắng chọn dòng hiện tại. Bấm control+khoảng trắng chọn cột hiện tại. Bấm control+a chọn dãy hiện tại. Bấm vài lần control+a sẽ mở rộng vùng chọn đến khi toàn bộ bảng tính được chọn. Bấm control+c chép vùng chọn lên bộ nhớ tạm và NVDA+c để đọc nội dung trong bộ nhớ tạm.
Một phần quan trọng khác khi rà soát lỗi là kiểm tra chính tả trước khi gửi tài liệu cho người khác.
Chức năng kiểm tra chính tả trong Excel cũng giống như trong những ứng dụng khác của bộ Microsoft office. Một điểm không giống với Word là ở Excel 2013 và 2016, Excel vẫn sử dụng kiểu hộp thoại kiểm tra chính tả như những phiên bản cũ.
Bấm f7 để kiểm tra chính tả. Excel sẽ kiểm tra từ ô hiện tại trở đi. Hộp thoại kiểm tra chính tả sẽ xuất hiện khi tìm thấy từ sai. Con trỏ sẽ đứng tại mục ngôn ngữ từ điển (dictionary language). Dùng phím mũi tên để chọn ngôn ngữ. Bấm shift+tab chuyển về danh sách từ gợi ý. Dùng mũi tên xuống duyệt qua các từ gợi ý. Tại danh sách từ gợi ý, bấm enter hoặc alt+c để thay đổi với từ đang chọn. Bấm alt+l chọn thay thế tất cả các từ sai tương tự. Bấm alt+i bỏ qua từ hiện tại. Bấm alt+g bỏ qua tất cả từ tương tự. Bấm alt+a để thêm từ hiện tại vào từ điển.
Để đọc từ đánh dấu sai, bấm alt+d chuyển đến ô "not in dictionary" (không có trong từ điển). Bấm NVDA+mũi tên lên đọc từ, hoặc NVDA+mũi tên lên nhanh hai lần để đánh vần từ đó. Bấm escape thoát khỏi hộp thoại và Con trỏ trở về lại bảng tính, con trỏ sẽ đứng tại vị trí đang kiểm tra.
Chức năng kiểm tra chính tả chỉ kiểm tra bảng tính hiện tại. Vì vậy, cần phải kiểm tra tất cả bảng tính trong tập bảng tính của bạn. Excel chỉ kiểm tra chính tả nội dung văn bản trong các ô, không kiểm tra nội dung được tạo bởi công thức. Nếu một ô có công thức:
=IF(temperature < 10,"coold", "hott")
Nếu những từ như "cool", "cold", "hot" viết sai chính tả, Excel cũng không kiểm tra, vì văn bản này được tạo ra bởi công thức.
Excel sẽ bắt đầu kiểm tra chính tả từ vị trí hiện tại. Sau khi về cuối bảng tính, Excel sẽ hỏi xác nhận bạn muốn kiểm tra từ đầu bảng tính không.
Bây giờ, hãy kiểm tra chính tả cho bảng tính:
=1. Mở một tập bảng tính rỗng Ở ô A1 gõ vào tiêu đề có nội dung sai chính tả là: "wheathers infromation".
2. Tạo một bảng tính mới và chuyển đến đó.
3. Ở ô A1, ghi "Curreant ootside temp" (sai chính tả). Ô B1, ghi "15".
4. Đặt tên B1 là "ttempearature".
5. Ô A2, ghi "Feells liek" (sai lỗi chính tả) và ô B2, ghi nội dung sai chính tả sau:
> =IF(ttempearature < 10,"coold", "hott")
Bài tập cho thêm:
Excel có thể nhận biết một số lỗi công thức khi nhập liệu. Nếu nhập công thức "=NOW)" để lấy thời gian hiện tại, Excel sẽ hiển thị thông báo lỗi. Cụ thể lỗi ở trường hợp này là thiếu dấu mở ngoặc đơn. Nếu gõ vào "=MOW()", Excel sẽ không thông báo lỗi vì cấu trúc của nó đúng với một công thức. Tuy nhiên, trong Excel không có hàm với tên như vậy nên Excel sẽ không thực hiện phép tính. Ô đó sẽ hiển thị với nội dung là "#NAME?". Trong bài thực hành trước, tên ô và công thức với từ sai chính tả là "ttempearature". Do tên giống nhau, nên nó vẫn hoạt động. Nhưng nếu tên ô là "temperature" và công thức là "ttempearature", Excel sẽ hiển thị lỗi là "#NAME?".
Excel có tính năng tìm kiếm những lỗi giống vậy. Bấm alt+h, f và d để mở "Find and select" (tìm và chọn) nằm trên ribbon Home. Sau đó, bấm s chọn "Go to special". Go to special cũng có thể mở bằng cách bấm f5 và alt+s. Hộp thoại "Go to special" có thể dùng để chọn các ô theo loại. Các loại này bao gồm ô với nhận xét (comment) hoặc ô với hằng số (constant). Constant là những giá trị được nhập vào, không phải tạo ra từ công thức. A1, B1 và A2 trong bài thực hành trước đều là constant. Nếu constant được chọn, những ô này sẽ được chọn. NVDA hiện không thể thông báo đúng dãy chọn, vì nó không phải như một khối chọn thông thường.
Để chọn lỗi trong công thức, hãy chọn "Formulas" trong hộp thoại "Go to special". Tiếp theo bấm tab và khoảng trắng bỏ chọn "Numbers" (số), "Text" (văn bản) và "Logicals"; leaving chỉ để lại mục "Errors".
NVDA sẽ thông báo dãy ô, ví dụ như "C2 đến C4". Số ô trong dãy xác định chỉ ra số ô có lỗi trong bảng tính. Cụ thể cho trường hợp này là C2 là ô có lỗi đầu tiên và còn có thêm hai ô được chọn khác cũng có lỗi.
Bấm tab chuyển con trỏ qua các ô mà không bỏ chọn. Bấm f2 để sửa ô tại vị trí con trỏ, sau đó bấm enter để lưu lại và chuyển qua ô chọn kế. Trong trường hợp này, NVDA không thông báo vị trí của ô chọn. Bấm mũi tên để chuyển con trỏ đi và bỏ chọn. Tiếp theo, hãy di chuyển đến ô có lỗi đầu tiên và sửa lỗi. Tương tự, lặp lại các bước để sửa các lỗi công thức khác.
Thường ở mỗi bảng tính sẽ có một cột với các công thức đồng nhất trên mỗi dòng. Có thể đánh dấu các ô không đồng nhất trên một cột với hộp thoại "Go to special". Trước hết, chuyển đến một công thức nào đó và xác định nó là đúng. Kế đó, bấm control+khoảng trắng chọn cột. Bấm f5 và alt+s mở "Go to special". Sau đó bấm alt+m chọn "column differences". Bấm enter để chọn bất kỳ ô nào trong cột hiện tại khác với ô tại vị trí con trỏ. Có thể bỏ qua phần tiêu đề, nhưng nên tìm hiểu những sự khác nhau còn lại.
Cũng có thể chọn những sự khác nhau trên dòng hiện tại với hộp thoại "Go to special". Nó cũng giống với cách nhận biết sự khác nhau trên một cột. Chuyển con trỏ đến ô đúng trên dòng hiện tại. Bấm shift+khoảng trắng chọn dòng. Bấm f5 và alt+s mở "Go to special". Bấm alt+w chọn "row difference" rồi enter để kích hoạt và chọn bất kỳ ô không đồng nhất.
Giống với chức năng kiểm tra chính tả, "Go to special" chỉ làm việc cho bảng tính hiện tại. Vì vậy, nên kiểm tra lỗi cho từng bảng tính trong tập bảng tính.
Hãy kiểm tra lỗi trong tập bảng tính "Errors".
Bài tập cho thêm:
Chức năng document inspector (kiểm tra tài liệu) sẽ kiểm tra toàn bộ tập bảng tính. Document inspector rà soát và nhận biết các thông tin cá nhân và những thuộc tính bị ẩn được lưu trong tập bảng tính. Đây là cách để kiểm tra lại những thông tin gì sẽ lưu trong tập bảng tính.
Bấm alt+f mở trình đơn File, i mở info tab và i mở Inspect document. Mục đầu tiên trong danh sách xổ này là "Inspect Document".
Bấm enter để chạy chức năng kiểm tra tài liệu. Nó sẽ xuất hiện hộp thoại cảnh báo chức năng này có thể xóa những dữ liệu và không thể phục hồi lại. Hộp thoại cũng cho phép bạn chọn lưu lại tập bảng tính hoặc tiếp tục mà không cần lưu tập bảng tính.
Cửa sổ kiểm tra tài liệu sẽ hiện ra. Dùng tab để duyệt qua các tùy chọn kiểm tra. Bấm khoảng trắng để bỏ chọn hoặc chọn thông tin cần kiểm tra. Mặc định, mọi tùy chọn đều được chọn.
Bấm enter để tiến hành kiểm tra. Màn hình kết quả sẽ hiện tất cả các mục thông tin được kiểm tra. Bấm tab chỉ chuyển qua các nút "close" (đóng), "remove all" (xóa tất cả), và "reinspect" (kiểm tra lại). Nút xóa tất cả nằm kế mỗi loại thông tin được kiểm tra.
NVDA sẽ đọc loại thông tin tìm thấy khi con trỏ đi đến mỗi nút xóa tất cả. Bấm NVDA+mũi tên lên (laptop: NVDA+l) để nghe lại. Bấm enter để xóa thông tin liên quan. Nếu loại thông tin kiểm tra không có nút xóa tất cả, nghĩa là Excel không tìm thấy thông tin đó khi kiểm tra.
Chức năng kiểm tra tính tiếp cận (check accessibility) dùng để kiểm tra những lỗi tiếp cận của tập bảng tính có thể không làm việc tốt với người dùng công nghệ trợ giúp.
Để chạy chức năng "Check Accessibility" (kiểm tra tính tiếp cận), bấm alt+f, i mở info tab. Bấm i lần nữa chọn "inspect document" và a chọn accessibility check. Chức năng kiểm tra tính tiếp cận sẽ được mở bên khung tác vụ và hiển thị những vấn đề được tìm thấy. Bấm f6 để chuyển qua khung tác vụ.
Chức năng này cũng có thể tìm thấy trên ribbon Review trong Office 2016. Bấm alt+r, a và 1 để mở chức năng kiểm tra tính tiếp cận từ ribbon Review.
Nếu không tìm thấy lỗi tiếp cận, nó sẽ thông báo là "No accessibility issues found". Nếu tìm thấy, con trỏ sẽ được chuyển đến lỗi thứ nhất, có thể là "error" (lỗi), "warning" (cảnh báo" hoặc là "tip" (mẹo nhỏ). Bấm mũi tên xuống xem loại vấn đề và mũi tên xuống lần nữa để xem chính xác vấn đề tìm thấy. Bấm enter để chọn lỗi đó và nó cũng sẽ chọn đối tượng bên tập bảng tính. Bấm tab chuyển đến "Additional information" (thông tin thêm). Nó sẽ cung cấp thêm thông tin và cách sửa lỗi. Bấm Shift+f6 trở về tập bảng tính và thực hiện các bước sửa lỗi.
Hãy khám phá tính năng kiểm tra tài liệu và tính tiếp cận:
Bài tập cho thêm:
Có thể khóa các ô, không cho phép sửa.
Thẻ cuối trong hộp thoại Cell Format (định dạng ô) là "Protection" (bảo vệ). Có hai hộp kiểm trong thẻ này: "Locked" (khóa) và "Hidden" (ẩn). Khi bảng tính được bảo vệ, người dùng không thể sửa các ô bị khóa. Trong khi, ẩn sẽ không cho phép người dùng xem công thức nằm trong ô đó, cho dù ô đó không bị khóa. Khi ẩn một ô có công thức, người dùng vẫn có thể đọc được giá trị cho ra từ công thức của ô đó.
Mặc định, tất cả các ô đều bị khóa. Vẫn có thể sửa các ô bị khóa đến khi bảng tính được bảo vệ. Tính năng bảo vệ bảng tính nằm trên ribbon Review. Để bảo vệ một bảng tính, bấm alt+r, p và s. Hộp thoại Protect Sheet (bảo vệ bảng tính) xuất hiện. Nếu cần, bạn có thể đặt mật khẩu cho nó. Trong hộp thoại có những hộp kiểm cho phép chọn những thông tin nào được phép truy cập khi bảng tính được bảo vệ. Tùy chọn Select locked và select unlocked cells đều được chọn mặc định. Nếu bỏ chọn tùy chọn chọn ô, NVDA sẽ không đọc được bảng tính bị khóa. Nó còn có những tùy chọn khác như định dạng, sắp xếp, chỉnh sửa, chèn và xóa thông tin. Hiện Excel có một lỗi là không cho mở rộng bảng trong bảng tính được bảo vệ.
Để hủy bảo vệ bảng tính, bấm alt+r, p và s. Nếu có đặt mật khẩu khi bảo vệ, Excel sẽ yêu cầu nhập mật khẩu và hủy bảo vệ.
Hãy tạo một bảng tính được bảo vệ, không cho phép sửa công thức:
Cũng như việc bảo vệ bảng tính, bảo vệ tập bảng tính để không cho phép những thay đổi không mong muốn. Sẽ không thể chèn bảng tính, xóa, đổi tên hay di chuyển bảng tính trong tập bảng tính được bảo vệ.
Để bảo vệ một tập bảng tính, bấm alt+r, p và w. Tương tự, bạn có thể đặt mật khẩu cho nó.
Có thể bảo vệ riêng cho các bảng tính và tập bảng tính. Một thói quen tốt là bạn nên bảo vệ bảng tính khi hoàn tất và sau đó bảo vệ tập bảng tính khi sẵn sàng chia sẻ.
Bài thực hành sau sẽ thêm bảng tính mới trong tập bảng tính "houses". Bảng tính mới sẽ lưu các giá trị là số tiền thanh toán hằng tháng.
Có rất nhiều cách để chia sẻ tập tin Excel với người khác.
Trong Excel, bấm alt+f và h để chia sẻ tập bảng tính hiện tại. Bấm e để chọn chia sẻ qua e-mail, sau đó bấm a để gửi dạng đính kèm. Trình quản lý thư điện tử mặc định sẽ được mở với một thư mới trống và tập bảng tính được đính kèm.
Có thể chia sẻ tập bảng tính dưới dạng tập tin PDF hoặc XPS. Bấm alt+f, h chọn chia sẻ. Sau khi bấm e chọn chia sẻ qua e-mail, bấm f để chia sẻ dưới dạng tập tin PDF hoặc bấm x chia sẻ dưới dạng XPS.
Nếu dùng Office 2013 hoặc 2016 và máy có cài đặt OneDrive, có thể chia sẻ tập bảng tính qua dịch vụ này. OneDrive là dịch vụ chia sẻ đám mây của Microsoft. Người đăng ký Office 365 sẽ có thêm dung lượng.
Bây giờ, hãy chia sẻ tập bảng tính:
Tùy vào phiên bản Excel mà một tập bảng tính mới có thể có một hoặc ba bảng tính rỗng. Mẫu (template) có thể dùng để tạo tập bảng tính có những thông tin được điền sẵn. Excel gồm một số template như: lịch, phân tích và danh sách hàng hóa.
Có thể lưu tập bảng tính thành một mẫu (template). Tập tin template sẽ có phần mở rộng là *xltx. Khi lưu tập bảng tính, chọn kiểu tập tin là template, Excel sẽ tự động chuyển qua thư mục lưu tập tin là templates.
Để lưu tập bảng tính như một template, bấm control+s nếu tập tin chưa được lưu trước đó hoặc f12 để mở hộp thoại "Save as". Nếu mở từ trình đơn tập tin, bấm alt+f, a và o. Con trỏ sẽ nằm tại ô tên tập tin, đặt tên cho template. Sau đó, bấm tab chuyển qua hộp xổ "Save as type". Dùng mũi tên xuống tìm chọn "Excel Template (*.xltx). Bấm enter để lưu template.
Có thể mở template từ màn hình khởi động hoặc từ mục "New" (tạo mới) trong trình đơn tập tin. Con trỏ sẽ nằm tại "Blank workbook", dùng mũi tên duyệt qua các template có sẵn. Bấm alt+e để chuyển từ template có sẵn qua các template của người dùng. Chọn và bấm enter để tạo tập bảng tính mới với template đã chọn.
Tương tự, nếu mở từ trình đơn tập tin, bấm alt+f, n chọn "New" và bấm e nếu muốn chọn template của người dùng. bấm tab để duyệt qua các template và enter để tạo tập bảng tính với template đã chọn.
Hãy lưu một template và tạo tập bảng tính với template đó:
Nhận xét (comments) là một cách phản hồi cho tác giả của tập bảng tính khi nó được chia sẻ. Nhận xét là những ghi chú được gán với ô nhằm mục đích cung cấp thêm thông tin hoặc phản hồi.
Bấm shift+f2 để chèn nhận xét cho một ô. Gõ vào nội dung nhận xét, bấm tab tìm và kích hoạt nút "Ok".
NVDA sẽ đọc là "has comment" (có nhận xét) khi con trỏ đi đến ô có nội dung nhận xét. Bấm NVDA+alt+c để đọc nội dung nhận xét. Bấm shift+f2 để sửa nhận xét.
Có thể dùng danh sách các thành phần của NVDA để xem và di chuyển đến các nhận xét trong bảng tính. Bấm NVDA+f7 mở danh sách các thành phần, bấm alt+o chọn comments và bấm tab chuyển đến danh sách các nhận xét. Dùng mũi tên duyệt qua các nhận xét và bấm enter để di chuyển đến ô có nhận xét đó.
Để xóa nhận xét, bấm application và m. Cách khác là mở ribbon Review với alt+r và bấm d để xóa nhận xét. Lưu ý, những lệnh di chuyển giữa các nhận xét của Excel hiện không làm việc được với NVDA. Vì vậy, hãy dùng danh sách các thành phần để di chuyển đến các nhận xét.
Lệnh tìm kiếm cũng có thể dùng để tìm đến nhận xét. Bấm control+f, gõ vào nội dung muốn tìm. Bấm alt+t nếu các tùy chọn thêm chưa mở, sau đó tab đến "look in". Nghe NVDA đọc "Comments" ở mục "Look in" và bấm enter để tìm.
Hãy khám phá tính năng nhận xét:
Phần này đề cập đến các chủ đề liên quan đến việc kiểm tra và chia sẻ tập bảng tính với người khác.
Các chủ đề bao gồm:
Bài tập cho thêm:
Ở C3, ghi công thức cho phép chọn ngẫu nhiên giữa các giá trị là rock, paper hoặc scissors. Ở B3, ghi công thức tính toán ai là người chiến thắng.
Nếu bạn gặp vấn đề khi ghi công thức chọn ngẫu nhiên, sau đây là công thức để thực hiện việc đó:
=IF(RANDBETWEEN(1,3)=1,"Rock", IF(RANDBETWEEN(1,2)=1,"Paper","Scissors"))
Và công thức tính người chiến thắng là:
=IF(B3=C3,"Tie",IF(AND(B3="Rock",C3="Scissors"),"Win",IF(AND(B3="Paper",C3="Rock"),"Win",IF(AND(B3="Scissors",C3="Paper"),"Win","Lose")))) Hãy tìm hiểu hai công thức trên để hiểu rõ cách tính toán của nó.
Chương cuối này sẽ giới thiệu những tính năng nâng cao và hộp thoại Tùy chọn. Ngoài ra, chúng tôi cũng liệt kê một số chủ đề không được đề cập trong giáo trình này. Và cuối cùng là phần giới thiệu về chương trình chứng nhận chuyên gia NVDA.
Mục tiêu chương:
Cũng như những chương trình khác trong bộ office của Microsoft, Excel có nhiều tùy chọn mở rộng. Một số tùy chọn như: tùy chọn "Backstage" nằm ở trang "Save" mà nhiều người dùng muốn tắt đi; hoặc "Office scheme" ở trang "General", có thể tùy chỉnh giao diện cho dễ nhìn hơn với người dùng sáng mắt.
Bấm alt+f, sau đó t để mở hộp thoại tùy chọn. Bầm control+tab chuyển đổi giữa các trang phân loại. Bấm: tab duyệt qua các lựa chọn trong phân loại hiện tại, khoảng trắng để kích hoạt từng lựa chọn.
Hãy khám phá hộp thoại tùy chọn:
Có thể dùng macro để ghi lại một loạt thao tác và sau đó yêu cầu phát lại để Excel tự động thực hiện các thao tác đó. Điều này giúp bạn nhanh chóng hoàn tất những công việc gồm nhiều bước và mang tính lặp đi lặp lại nhiều lần.
Để ghi macro, bấm alt+w mở ribbon View, sau đó bấm m chọn Macro và r để ghi macro. Hộp thoại macro sẽ xuất hiện và con trỏ nằm tại ô đặt tên macro. Mặc định, Excel lấy tên là "Macro1". Nên đặt tên có ý nghĩa và giúp bạn dễ nhớ chức năng của macro. Lưu ý, tên macro chỉ cho phép chứa chữ cái và chữ số.
Bấm enter để bắt đầu ghi, hoặc bấm alt+k để gán phím tắt cho macro. Với phím tắt sẽ giúp bạn nhanh chóng chạy macro, thay vì phải mở hộp thoại macro và chạy nó. Nếu chọn gán phím tắt, sau khi bấm alt+k, hộp thoại tùy chỉnh phím tắt sẽ xuất hiện và con trỏ đứng tại mục "Press new shortcut key" (bấm phím tắt mới), cho phép bạn đặt phím tắt.
Mặc định thì macro chỉ có hiệu lực cho tập bảng tính hiện tại. Có thể tùy chỉnh macro có hiệu lực cho bất kỳ tập bảng tính nào. Bấm tab tìm đến mục "Store macro in" (lưu macro trong) và chọn "Personal macro workbook" (tập bảng tính macro cá nhân).
Khi bấm enter để ghi macro, con trỏ sẽ chuyển về cửa sổ làm việc. Từ lúc này, mọi thao tác sẽ được ghi lại. Macro có thể bao gồm: nhập liệu, tương tác với ribbon hay thực hiện các phím lệnh.
Bấm alt+w, sau đó bấm m và r để ngưng ghi.
Trong bài thực hành sau, chúng ta sẽ ghi một macro, thêm vào một giá trị ngẫu nhiên trong dãy 1 - 100 vào ô hiện tại. Sử dụng hàm =rand() hoặc =randbetween() thay đổi số khi chỉnh sửa một ô bất kỳ. Hãy thực hành:
Nếu một macro thường xuyên được sử dụng, bạn nên gán phím tắt cho nó để có thể nhanh chóng chạy macro đó.
Ngoài ra, có thể chạy từ hộp thoại macro bằng cách bấm alt+f8. Hoặc, bấm alt+w, m và bấm enter. Từ đây, dùng tab để duyệt qua các mục trong hộp thoại và mũi tên để xem các macro trong phần danh sách. Bấm enter để chạy macro đang chọn.
Cũng từ hộp thoại này, bạn có thể tạo mới, chỉnh sửa hoặc xóa macro.
Để tạo mới, chuyển đến ô tên macro, đặt tên và kích hoạt nút "Create".
Nếu chọn nút "edit" hoặc "step into", trình soạn thảo Visual Basic sẽ xuất hiện. Visual Basic editor sẽ hiển thị mã của macro đó. Nếu bạn không thạo về ngôn ngữ Visual Basic, hãy bỏ qua tính năng này.
Sau khi chạy macro, có thể dùng control+z để phục hồi lại thao tác trước đó. Có thể phục hồi từng thao tác trước đó của macro.
Hãy thực hành chạy macro đã tạo trong bài trước và tạo dữ liệu ngẫu nhiên:
Có một số chủ đề của Excel vẫn chưa được chúng tôi giới thiệu trong giáo trình này. Lý do là những tính năng liên quan đó của Excel vẫn chưa hoạt động tốt với NVDA. Sau đây là một số chủ đề không được đề cập:
Bảng Pivot. Bảng pivot là một cách dùng để trình bày/trang trí dữ liệu của Excel. Nó nằm trong một bảng tính riêng với những điều khiển cho phép sắp xếp và lọc dữ liệu. Hiện bảng pivot vẫn chưa tiếp cận được với NVDA.
Sparklines. Là một biểu đồ dòng hay cột nhỏ nằm trong một ô. Thông thường nó nằm kế dữ liệu được trình bày trong sparkline. Một bảng thống kê bán hàng có thể có các cột với thông tin tháng và sản phẩm nằm trên các dòng. Một sparkline nằm cuối mỗi dòng dùng để mô tả trực quan về sự tăng/giảm doanh số bán hàng. Bấm alt+n, s và bấm l cho biểu đồ dòng, o cho biểu đồ cột và w cho biểu đồ win/lost (thắng/thua). Khi đứng trong hộp thoại, sẽ cho phép chọn dãy ô để tạo biểu đồ và ô dùng để đặt biểu đồ. Sparkline vẫn chưa tiếp cận với NVDA sau khi được tạo.
Công cụ vẽ (Drawing tools). Cho phép người dùng tự vẽ theo ý mình trong một bảng tính. Có thể dùng chuột hoặc ngón tay để vẽ trên màn hình cảm ứng. Bấm alt, j và i để mở ribbon Drawing Tools. Có thể chèn hình ảnh hay các hình dạng định nghĩa trước như đường thẳng, tam giác, mũi tên từ mục Illustrations (minh họa) trên ribbon Insert của Excel. Những chức năng này hiện cũng chưa tiếp cận với NVDA.
Trace Precedents and dependents (Theo vết thông tin và phụ thuộc). Tracing precedents dùng cho việc vẽ một đường thẳng từ ô hiện tại đến các ô khác để lấy thông tin. Trong khi Trace dependents sẽ vẽ một đường thẳng từ ô hiện tại đến các ô có tác động đến giá trị của nó. Những đường thẳng này hiện vẫn chưa tiếp cận. Bấm control+[ để di chuyển đến các ô được lấy thông tin cho ô hiện tại. Bấm control+] chuyển đến các ô phụ thuộc với ô hiện tại. Nếu chỉ có một ô liên quan, con trỏ sẽ chuyển đến ô đó. Nếu có nhiều ô liên quan với ô hiện tại, tất cả các ô đó sẽ được chọn cho dù các ô này không nằm cạnh nhau. Bấm tab để chuyển qua lại giữa các ô được chọn mà không bị mất focus. NVDA đều chưa có thể thông báo thay đổi ô cho cả hai trường hợp trên. Hiện NVDA vẫn chưa hỗ trợ đọc các ô được chọn không liền kề.
Query (truy vấn). Một truy vấn dùng để nhập dữ liệu vào từ một nguồn dữ liệu khác, ví dụ như truy xuất dữ liệu từ trình Access và đưa vào sử dụng trong Excel. Trong một số trường hợp, nó có thể chép dữ liệu từ một chương trình qua một chương trình khác. Lợi điểm của chức năng truy vấn là dữ liệu sẽ luôn luôn động. Những thay đổi ở dữ liệu nguồn sẽ được cập nhật mỗi khi mở tập bảng tính trong Excel.
What if and forecast. Dùng để đoán các biến thay đổi có ảnh hưởng lên dữ liệu. Ví dụ trong một bảng tính kinh doanh, What If có thể dự đoán sự khác nhau về giá bán lẻ hoặc lợi nhuận khi thay đổi thị trường. Trong khi, forecast sẽ hiển thị biểu đồ dự đoán tiếp theo dựa trên nguồn dữ liệu. Forecasts có thể dùng để trả lời các câu hỏi, ví dụ như "Nếu có 10 sản phẩm được bán ra trong tháng Một và 15 trong tháng Hai, vậy trong tháng Bảy dự đoán sẽ bán được bao nhiêu?". Hiện những tính năng này vẫn chưa tiếp cận.
Freeze panes. Chức năng này kiểm tra cách trình bày và hiển thị các tiêu đề dòng và cột. Các cột và dòng đóng băng này sẽ luôn luôn hiển thị trên màn hình ngay khi chuyển qua màn hình kế.
Bài này không có phần thực hành.
Chứng nhận NVDA là một chương trình mới và rất thú vị, dành cho những người tham gia muốn chứng thực khả năng cũng như kiến thức chuyên sâu về NVDA của mình.
Chương trình này phù hợp cho những đối tượng sau:
Có nhiều cấp độ cho chương trình chứng nhận NVDA. Cấp độ chứng nhận đầu tiên được chứng thực dựa trên tất cả các chủ đề được đề cập trong giáo trình tập huấn cơ bản với NVDA. Chứng nhận Excel sẽ được chứng thực dựa trên các kiến thức và kỹ năng được giới thiệu trong giáo trình này.
Các thông tin về chương trình sẽ được cập nhật trên trang web của NV Access