Ngày phát hành: 28 tháng 3, 2017
Những thay đổi so với bản trước đây:
Bản quyền © 2016 thuộc NV Access Limited.
Tất cả quyền được bảo lưu. Quyển sách này hay mọi phần của nó không được phép sản xuất lại dưới mọi hình thức khi chưa có sự chấp thuận bằng văn bản từ NV Access Limited.
Nhà xuất bản và tác giả của quyển sách sẽ không chịu trách nhiệm về sự mất mát, sự thiệt hại hay hỏng hóc gây ra do những sai lầm, sự bỏ sót hoặc do bất kỳ nguyên nhân nào khác. Mọi thông tin của sách này đã được cố gắng đảm bảo tính chính xác vào thời điểm thông cáo báo chí.
Xuất bản lần thứ nhất: 12 tháng 9, 2016
ISBN: 978-0-9945838-1-9
Microsoft, Word, WordPad và Windows là những thương hiệu đã được đăng ký của tập đoàn Microsoft ở Hoa Kỳ hoặc tại các nước khác.
Giáo trình tập huấn "NVDA với Microsoft Word" là một tài liệu được xuất bản độc lập, không có liên kết, hoặc được sự cho phép hay chấp thuận bởi tập đoàn Microsoft.
Giáo trình "NVDA với Microsoft Word" được xây dựng dựa trên những kỹ năng đã đề cập trong giáo trình "Tập Huấn Cơ Bản với NVDA. "Giáo trình này sẽ đi sâu hơn trong việc soạn thảo, chỉnh sửa tài liệu và sử dụng các tính năng của Microsoft Word.
Microsoft Word (gọi tắt là Word), là một chương trình soạn thảo văn bản. Nó được hãng Microsoft bán riêng lẻ hoặc bán kèm chung với bộ office của hãng.
Chúng ta đã làm việc với chương trình WordPad trong giáo trình "Tập Huấn Cơ Bản với NVDA". Wordpad là một trình soạn thảo cơ bản và được đi kèm với Windows. Trong khi, Word có thể xem là chương trình WordPad mở rộng, với nhiều tính năng mạnh và phong phú hơn. Ví dụ: trong Word có thêm những tính năng như tự động đánh dấu danh sách, tiêu đề, kiểu dáng và bảng. Một số tính năng cao cấp hơn như cho phép theo dõi những thay đổi và khả năng phối hợp làm việc chung trên cùng một tài liệu.
Giáo trình này sẽ đề cập đến các phần chính sau:
Mỗi phần học sẽ bắt đầu với phần mục tiêu và kết thúc với phần ôn tập.
Bạn cần có kỹ năng đánh máy tốt và nắm rõ vị trí tất cả các phím trên bàn phím.
Đã cài đặt chương trình NVDA. Có thể xem phần Hướng dẫn cài đặt trong giáo trình tập huấn cơ bản với NVDA.
Màn hình chữ nổi đã được cài đặt (nếu có sử dụng).
Đảm bảo đã nắm rõ các khái niệm và kiến thức được đề cập trong giáo trình Tập huấn cơ bản với NVDA.
Nếu cảm thấy tự tin với kiến thức và kỹ năng máy tính của mình để bắt đầu với giáo trình này, chúng tôi gợi ý bạn nên xem qua một số chương sau trong giáo trình Tập huấn cơ bản với NVDA:"
Bên cạnh những yêu cầu liên quan đến NVDA nói trên, máy tính của bạn cũng cần đáp ứng những yêu cầu sau:
NVDA vẫn có thể làm việc với những phiên bản office và Windows trước. Tuy nhiên, giáo trình này được viết dựa trên các phiên bản từ Windows 7 đến Windows 10 và từ Office 2010 trở lên. Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nói trên, sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt nội dung hướng dẫn của các phần học trong toàn bộ giáo trình này.
Mục đích của phần học này là làm quen và bắt đầu với chương trình Microsoft Word. Bên cạnh đó, chúng ta cũng sẽ ôn sơ qua một số kỹ năng chỉnh sửa văn bản đã được giới thiệu trong giáo trình "Tập huấn cơ bản với NVDA".
Mục tiêu:
Giống như những chương trình khác, biểu tượng đi tắt (hay còn gọi là shortcut) của Word có thể tạo trên desktop, start menu hoặc trên thanh tác vụ. Để mở từ start menu, nhấn windows, gõ vào: "Word" để tìm. Lưu ý, focus phải nằm ở chương trình Word, không phải chương trình WordPad hay một chương trình khác; sau đó, nhấn enter chạy chương trình. Shortcut của Word trên start menu sẽ có tên là "Word" cộng với phiên bản của nó, ví dụ như "Word 2010", "Word 2016". Trong giáo trình tập huấn cơ bản với NVDA, chương 3 "Bắt đầu với Windows" có đề cập tới Start menu và ở chương 9, cũng có đề cập đến việc "Sử dụng thanh tác vụ của Windows" trong phần 9.3.
Nếu sử dụng bản Office 2010, focus sẽ đứng tại một tài liệu trống sau khi chạy Word.
Nếu dùng các phiên bản mới hơn như Word 2013, 2016 và Word 365, focus sẽ đứng tại màn hình khởi động (Start screen). Từ màn hình khởi động, có thể chọn mở một tài liệu trống hoặc tài liệu gần đây.
Gõ vào:
Word
Kiểm tra focus có đang nằm tại chương trình Word hay không. Nếu không, dùng mũi tên xuống để tìm Word.
Tính năng màn hình khởi động lần đầu tiên được giới thiệu là dành cho Word 2013. Nếu đang sử dụng Word 2010, có thể bỏ qua bài này và đi đến phần: 2.3 Soạn Thảo Văn Bản.
Màn hình khởi động cho phép chọn mở một tài liệu trống (blank document), tài liệu mẫu (template) hoặc tài liệu gần đây (recent document). Focus sẽ đứng tại mục tài liệu trống, nhấn enter để mở.
Dùng phím mũi tên để duyệt. Các mẫu tài liệu này là những kiểu định nghĩa sẵn như thư từ, báo cáo, tạp chí và blog. Mẫu tài liệu sẽ được giới thiệu trong phần 5.1.
Nhấn tab chuyển đến mục danh sách các tài liệu gần đây (recent document list). Dùng phím mũi tên để duyệt. Hoặc, kích hoạt liên kết "Mở tài liệu khác" (Open other documents) để mở hộp thoại mở tập tin.
Cuối cùng là phần thông tin tài khoản Microsoft. Nếu chưa đăng nhập, nó sẽ là liên kết đăng nhập. Bạn chỉ cần đăng nhập khi sử dụng bộ Office 365.
Hãy khám phá hộp thoại màn hình khởi động:
Ở cửa sổ Word, sẽ có các thành phần chính sau:
Khi tài liệu trống được tạo, tên được gán mặc định là "Document1". Nếu mở tài liệu trống thứ hai, sẽ được gán tuần tự với tên là "Document2". Nhấn control+n để tạo tài liệu mới.
Mặc định, trên màn hình sẽ có nhiều khoảng trống xung quanh phần nội dung. Nó dùng để xác định khoảng cách giữa nội dung và bốn lề trang. Vì vậy, thông thường nội dung sẽ không hiển thị sát với mép lề.
Mặc định, Word sẽ dùng kiểu bố trí bản in cho tài liệu mới. Nó được thiết kế để trình bày nội dung tài liệu trên màn hình giống như khi được in ra giấy. Thuật ngữ này còn được gọi là dạng xem bản in (print layout).
Bên cạnh những đặc điểm liên quan đến cách sắp xếp và bố trí nói trên, việc soạn văn bản trong Word cũng giống như khi soạn văn bản với WordPad. Những phím di chuyển chuẩn cũng có thể sử dụng, bao gồm:
Có thể chọn phần nội dung tương ứng bằng cách nhấn giữ phím shift, sau đó nhấn các phím di chuyển được liệt kê ở trên. Ví dụ: nhấn shift+end chọn từ vị trí hiện tại đến cuối dòng. Nhấn shift+control+page down chọn từ vị trí hiện tại đến đầu trang kế. Nhấn control+a để chọn toàn bộ nội dung.
Các phím lệnh đọc chuẩn của NVDA cũng có thể sử dụng như bình thường:
Chúng ta hãy thực tập soạn thảo và di chuyển:
Gõ vào đoạn sau:
Những chú mèo và chú chó,
là những người bạn tốt;
chúng đang ngủ trên một tấm thảm,
và cả hai đều đang ngáy.
Nhấn control+home chuyển về đầu văn bản.
Có một điểm đáng lưu ý từ bài thực hành trước là Word sẽ kiểm tra khi nào một câu mới được bắt đầu. Word sẽ tự động viết hoa chữ cái đầu tiên của từ thứ nhất trong câu đó. Ví dụ, sau các ký hiệu dấu chấm hỏi, chấm than, chấm câu hoặc nhấn enter, Word sẽ coi là kết thúc một câu và bắt đầu một câu mới.
Nếu nội dung trên một dòng quá dài, nó sẽ tự động xuống dòng để canh cho khớp với lề trang.
Khi nhập liệu, nội dung sẽ được chèn tại vị trí dấu nháy. Dấu nháy còn được gọi là con trỏ nháy, có hình dạng là một gạch đứng. Dấu nháy sẽ di chuyển theo trong lúc nhập liệu hoặc di chuyển với các phím lệnh. Khi nhập nội dung vào, phần nội dung nằm bên phải dấu nháy sẽ được đẩy qua để chừa chỗ trống cho ký tự mới.
Nhấn delete sẽ xóa ký tự bên phải dấu nháy. Ký tự được xóa đó là ký tự được NVDA đọc lên khi di chuyển bằng mũi tên trái và mũi tên phải. Nhấn control+delete sẽ xóa một từ hoặc một phần bên phải của từ tại vị trí con trỏ.
Giống như mọi cửa sổ chương trình, nhấn alt+f4 để đóng Word. Nếu tài liệu chưa được lưu, một cửa sổ gồm các nút "Save" (lưu), "Don't save" (Không lưu) và "Cancel" (Hủy bỏ) sẽ xuất hiện. Nhấn enter để lưu, nhấn alt+n không lưu và nhấn escape để hủy bỏ.
Chúng ta hãy thực tập:
Microsoft Word là một phần mềm soạn thảo chuyên nghiệp, hỗ trợ rất nhiều tính năng định dạng nội dung. Vài tính năng trong số đó đã được đề cập trong giáo trình Tập huấn cơ bản với NVDA bao gồm:
Có hai cách sử dụng tùy chọn định dạng phông giống như ở trên là định dạng khi đang nhập liệu và định dạng văn bản có sẵn. Cả hai phương pháp đều có thể áp dụng cho những kiểu định dạng khác. Hãy dùng định dạng gạch dưới làm một ví dụ như sau:
Trong khi nhập liệu, đến đoạn muốn gạch dưới, nhấn control+u bật chế độ gạch dưới, gõ đoạn muốn gạch dưới; sau đó nhấn control+u tắt chế độ gạch dưới và gõ tiếp với nội dung văn bản có định dạng như trước khi bật chế độ gạch dưới.
Để gạch dưới phần nội dung có sẵn, chọn nội dung muốn gạch dưới, nhấn control+u để gạch dưới; sau đó, nhấn phím di chuyển để bỏ khối chọn.
Nhấn NVDA+f xem thông tin định dạng của văn bản tại vị trí con trỏ hoặc văn bản tại vùng chọn. Nhấn nhanh hai lần NVDA+f hiển thị thông tin định dạng trong một cửa sổ riêng.
Hãy thực tập:
Gõ vào nội dung sau:
Hôm qua em đến trường,
Mẹ dắt tay từng
Nhấn NVDA+f đọc thông tin phông. Chú ý đến phông và kích cỡ phông hiện tại. Đây là những thông tin mặc định khi nó chưa được thay đổi.
Các tùy chọn định dạng sử dụng trong bài trước chỉ có tác dụng lên phần nội dung được chọn hoặc được gõ vào. Các tùy chọn định dạng đoạn sẽ tác dụng lên toàn bộ một đoạn văn bản.
Có một số quy ước cần để ý như sau: khi nhấn enter hai lần, sẽ thêm một dòng trắng vào giữa hai đoạn. Nhấn enter một lần được coi là qua đoạn mới (ngắt đoạn). Và nhấn shift+enter để xuống dòng trong một đoạn; mọi định dạng của đoạn vẫn được giữ nguyên.
Ở phần học Định dạng tài liệu trong giáo trình Tập huấn cơ bản với NVDA có đề cập đến một số tùy chọn định dạng nội dung thường được sử dụng cho định dạng đoạn, bao gồm:
Canh đều (justified) canh cả hai bên trái và phải của phần nội dung so với lề trang. Nó sẽ tự động điều chỉnh khoảng cách giữa các từ trên các dòng để canh đều hai bên. Vì vậy, nó có thể hơi khó đọc đối với một số người do sự phân bổ khoảng cách các từ của một dòng so với những dòng khác không được cân đối.
Hãy thực tập với văn bản được viết trong bài thực hành trước:
Chúng ta đã biết được nhiều lệnh, chủ yếu là dùng phím tắt để thực hiện, ví dụ như control+b in đậm hoặc control+r canh phải. Word có rất nhiều tính năng mà chúng ta thỉnh thoảng mới sử dụng tới. Trong khi, hầu hết những tính năng thường dùng đều có phím tắt riêng. Tuy nhiên, nhớ tất cả các phím tắt cho những tính năng của một chương trình là không thực tế. Vì vậy, biết nơi và cách thức truy cập chúng là rất cần thiết. Một điều thực tế là chúng ta không thể nhớ hết tất cả các phím tắt cho mọi tính năng của Word.
Để truy cập ribbon, nhấn alt. Focus sẽ nằm tại phần tên của các điều khiển tab "tab control header" và nó đang chọn tab được mở gần đây nhất; hoặc nó sẽ chọn tab "Home" (tab trang đầu). Dùng mũi tên trái hoặc phải duyệt qua các tab trên phần điều khiển tab. Nếu biết được ký tự truy cập nhanh của tab, có thể nhấn để đi nhanh đến tab đó. Sau đây là những ký tự truy cập nhanh cho tab:
Những tab này được phân loại theo nhóm chức năng(ví dụ như chèn hình ảnh vào tài liệu, kiểu bố trí tài liệu vvv). Và mỗi tab sẽ được chia thành các nhóm (ví dụ ở tab Home, có nhóm tùy chọn định dạng phông, tùy chọn định dạng đoạn). Khi đứng tại một tab, nhấn control+mũi tên trái hoặc control+mũi tên phải chuyển qua lại giữa các nhóm của tab. Nhấn tab chuyển đến các mục nằm trong nhóm.
NVDA sẽ đọc tên và phần mô tả của các mục trên ribbon. Ngoài ra, NVDA cũng thông báo ký tự truy cập nhanh.
Ví dụ, phím tắt để truy cập trực tiếp tab Home là alt+h. Một cách khác là nhấn alt để mở ribbon, nhấn ký tự h để chọn tab Home.
Có một tùy chọn định dạng trong ribbon là "strikethrough" (gạch ngang). Nó cũng giống như định dạng in đậm; tuy nhiên, chữ sẽ có dấu gạch ngang. Chúng ta hãy khám phá ribbon và kích hoạt nút gạch ngang:
Nếu dùng kết hợp NVDA với việc đọc trực tiếp trên màn hình, có thể sử dụng chức năng phóng to/thu nhỏ. Chức năng "Zoom in" sẽ hiển thị tài liệu to hơn; trong khi, "Zoom out" sẽ hiển thị tài liệu nhỏ lại (và có thể xem nhiều trang cùng lúc). Chức năng này chỉ có hiệu lực cho việc hiển thị trên màn hình. Nó không thay đổi kích cỡ phông hay ảnh hưởng đến bản in của tài liệu.
Chức năng phóng to/thu nhỏ có thể thực hiện với các điều khiển trên thanh trạng thái hoặc từ thực đơn "View". Ngoài ra, cũng có thể điều chỉnh độ phóng to/thu nhỏ với chuột bằng cách nhấn giữ phím control và xoay bánh xe trên con chuột.
Nhấn alt+w mở tab View và sau đó nhấn một trong những phím sau:
Các tùy chọn này cũng có thể tìm thấy trong hộp thoại Zoom và ở đây, còn cho phép tùy ý nhập mức độ phóng to/thu nhỏ. Lưu ý là những thay đổi này chỉ có hiệu lực cho phần hiển thị trên màn hình. Nó không có tác động đến kích cỡ phông, ví dụ như khi tài liệu được in ra giấy thì kích cỡ vẫn giữ nguyên như định dạng của nó. Chúng ta hãy khám phá chức năng phóng to/thu nhỏ:
Có một số điểm khác biệt nhỏ cho chức năng lưu giữa các phiên bản Office.
Ở bản Office 2010, khi chọn lưu tài liệu, nó sẽ mở hộp thoại Lưu giống như hộp thoại lưu trong WordPad; đơn giản chỉ cần chọn nơi lưu và gõ tên tập tin.
Đối với Office 2013 và 2016, focus sẽ chuyển đến tab "Save as" (Lưu với hoặc còn gọi là lưu như) trong thực đơn Tập tin (File menu). Tab Save as này được thiết kế hơi khác; tuy nhiên, hầu hết các tùy chọn lưu ở đây đều giống với hộp thoại lưu truyền thống. Để mở hộp thoại lưu, chọn mục "Browse" (Duyệt), hoặc "More options" (Thêm tùy chọn) hoặc nhấn f12.
Chúng ta có thể tắt tab Save as và chỉ sử dụng hộp thoại lưu truyền thống. Chủ đề này sẽ được giới thiệu trong chương 12, Tùy chọn Word, nằm ở phần học cuối của giáo trình.
Khi lưu, chương trình cần các thông tin chính bao gồm tên cho tập tin và nơi hay còn gọi là đường dẫn để lưu tập tin. Chúng ta sẽ sử dụng đường dẫn mặc định; nó sẽ lưu trong thư mục "Documents". Nếu đang xài máy tính dùng chung, nên lưu tài liệu trên ổ đĩa hay thẻ nhớ rời để tránh trường hợp bị mất dữ liệu. Có thể xem lại chương 8, phần học "Quản lý tập tin cơ bản" trong giáo trình Tập huấn cơ bản với NVDA.
Nhấn control+s lưu tài liệu. Nếu đã được lưu trước đó, chương trình sẽ lưu lại các thay đổi mà không mở hộp thoại lưu. Nếu chưa, sẽ xuất hiện hộp thoại tab Save as.
Trong bài thực hành sau đây, chúng ta sẽ tạo một tài liệu là một sổ tay, dùng để ghi chú lại các chức năng được đề cập trong toàn bộ giáo trình này.
Nhấn hai lần enter chèn thêm một dòng trống và tiếp tục ghi phần trả lời cho các câu hỏi sau:
- Khởi động Word bằng cách nào
- Cho biết bốn lệnh khác nhau dùng để di chuyển trong văn bản
- Làm sao để in đậm (bold) hoặc gạch dưới (underline) một phần văn bản
- Làm sao để thay đổi canh lề cho đoạn
Nhấn control+s. Ở Office 2010, sẽ mở hộp thoại lưu. Trong khi, ở các phiên bản sau, sẽ xuất hiện tab Save as.
Việc mở một tập tin cũng giống như khi lưu tập tin. Nhấn control+o kích hoạt hộp thoại hoặc tab mở. Với Office 2013 - 2016, có thể duyệt và mở tập tin mới hoặc tập tin gần đây. Đối với Office 2010, để chọn mở tập tin gần đây, nhấn alt, f và r; sau đó nhấn enter.
Chúng ta hãy mở tập tin "So Tay Word" đã tạo trong bài thực hành trước:
Đối với chức năng lưu và mở tập tin, từ Word 2013 trở lên sẽ mở tab tương ứng, trong khi Word 2010 sẽ mở một hộp thoại. Riêng đối với chức năng in ấn (Print), có thể mở từ thực đơn "File" (tập tin) hoặc nhấn control+p.
Sau khi mở cửa sổ in ấn, nhấn enter chọn in tài liệu với các thiết lập mặc định của máy in. Nếu không, nhấn tab duyệt và tùy chỉnh theo ý của bạn. Hộp thoại này bao gồm một số tùy chọn như: chọn in nhiều bản, in từ những trang nào và chọn máy in.
Lưu ý, để thật sự muốn in ấn, máy tính cần phải được kết nối với máy in. Hộp thoại in ấn có thể có thêm tùy chọn khác, tùy thuộc vào những tính năng được máy in hỗ trợ. Tuy nhiên, vẫn có thể kích hoạt hộp thoại in ấn cho dù máy bạn không được kết nối với máy in. Sau đây, chúng ta hãy khám phá chức năng in ấn:
Kiểu bố trí bản in Print Layout) còn được gọi là dạng xem bản in, được thiết lập mặc định mỗi khi mở một tài liệu mới. Kiểu này trình bày tài liệu giống như khi được in ra giấy.
Word hiện có những kiểu bố trí sau:
Mức độ phóng lớn/thu nhỏ và kiểu bố trí cũng sẽ được lưu lại với tài liệu. Vì vậy, các tập tin có thể có những kiểu bố trí khác nhau.
NVDA có thể làm việc với mọi kiểu bố trí khác như với bản in (Print layout). Một kiểu bố trí có thể quan tâm trong số này là kiểu bố trí ở chế độ đọc (Read mode layout). Khi ở chế độ đọc, tài liệu sẽ không thể chỉnh sửa.
Khi ở chế độ đọc, phần ribbon sẽ không hiển thị, thay vào đó là một thực đơn nhỏ.
Cách di chuyển ở chế độ đọc cũng sẽ khác. Phím mũi tên lên và xuống sẽ chuyển tới hoặc về trước một màn hình, mặc dù NVDA vẫn đọc tại dòng đầu tiên.
Nhấn control+mũi tên xuống đưa focus xuống dòng kế và nhấn control+mũi tên lên đưa focus lên dòng trước. Nhấn NVDA+mũi tên lên (laptop: NVDA+l) để đọc dòng hiện tại. Nhấn NVDA+mũi tên xuống (laptop: NVDA+a) đọc từ vị trí hiện tại trở đi.
Nhấn escape thoát khỏi chế độ đọc; hoặc nhấn control+alt+p để chuyển về kiểu bố trí in (Print layout).
Các kiểu bố trí , còn được gọi là dạng xem (view) đều tìm thấy trên ribbon, tab View (tab Xem). Nhấn alt, w, sau đó tab để duyệt các mục trong tab View.
Tab "View" cũng hoạt động như khi mở tab Home trên ribbon:
Sau khi nhấn alt, và w, hoặc alt+w, focus sẽ chuyển đến tab View. Ở đây, có thể kích hoạt một mục bằng một hoặc vài ký tự truy cập nhanh. Ví dụ, nhấn p kích hoạt mục "Print layout" (bố trí bản in).
Khi focus nằm trên ribbon, nhấn control+mũi tên phải duyệt các nhóm chức năng, sau đó nhấn tab duyệt các chức năng trong nhóm đó.
Hãy thực tập với chế độ đọc.
Khi mở một tài liệu được download từ internet hoặc từ tập tin đính kèm trong email, Word sẽ tự động hiển thị tài liệu đó dưới dạng xem bảo vệ (Protected View). Điều này sẽ giúp ngăn chặn các mã độc nhúng trong tài liệu tự chạy và gây hại cho máy tính.
Dạng xem bảo vệ khá giống với chế độ đọc, nó cũng không cho phép chỉnh sửa tài liệu.
Nhấn NVDA+mũi tên xuống (laptop: NVDA+a) để đọc tài liệu.
Nếu lấy tài liệu từ một nguồn đáng tin cậy, thì bạn có thể bật cho phép chỉnh sửa và lưu lại như bình thường. Nhấn f6 đưa focus đến nhóm "protected view grouping" (dạng xem bảo vệ). Ở đây, nhấn mũi tên phải tìm đến nút "Enable editing" (cho phép sửa) và nhấn enter để tắt dạng xem bảo vệ.
Nếu bạn có kết nối internet, chúng ta hãy thực tập với một tài liệu lấy từ trang web của NV Access.
Có thể xem lại chương 10, phần Duyệt web trong giáo trình Tập huấn cơ bản với NVDA. Chúng ta sẽ sử dụng trình duyệt web Internet Explorer cho bài thực hành sau. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng trình duyệt web Firefox.
Chúng ta đã đề cập đến một số chủ đề như khởi động Word, ôn lại một số lệnh trong giáo trình Tập huấn cơ bản với NVDA. Bây giờ, chắc chắn bạn đã cảm thấy tự tin cho thao tác nhập liệu và đọc văn bản cũng như việc sử dụng một số công cụ định dạng cơ bản của Word. Một số khái nhiệm và kiến thức chính đã được giới thiệu bao gồm:
Mục đích của phần học này là giúp bạn nắm bắt một số chức năng cơ bản và thường được dùng trong Word.
Mục tiêu:
Microsoft Word có rất nhiều tùy chọn định dạng khác nhau. Một số được sử dụng đơn thuần cho việc trang trí, trình bày văn bản và một số sẽ dùng để chuyển tải một ý nghĩa nào đó. Hầu hết các tính năng định dạng này đều có thể tìm thấy trên ribbon; trong đó, có một số tính năng có phím tắt riêng. Tùy chọn định dạng in nghiêng, in đậm mà chúng ta đã đề cập là hai ví dụ trong những số tùy chọn đó.
Nhấn control+d mở hộp thoại phông (font), cho phép thiết lập những tùy chọn phông. Khi hộp thoại được mở, focus sẽ nằm tại mục tên phông (Font name), dùng phím mũi tên chọn phông hoặc nhấn tab duyệt đến các tùy chọn khác.
Những văn bản thông thường có thể sử dụng phông mặc định của Word. Những phông có tên với từ như "script" hoặc "calligraphy" được thiết kế nhìn giống chữ viết tay. Một vài phông như Wingdings" và "Webdings" không hiển thị bằng ký tự, thay vào đó là các ký hiệu nhìn giống những khuôn mặt cười. Trước khi chọn một phông, nếu không rõ, hãy tìm thông tin trên internet hoặc nhờ một ai đó mô tả hình dáng kiểu chữ của phông đó.
Nhấn NVDA+f xem thông tin định dạng tại vị trí con trỏ. Lưu ý là NVDA sẽ không thông báo tất cả mọi thông tin định dạng mang tính trang trí. Có thể thiết lập để NVDA tự động thông báo khi gặp nội dung có định dạng thay đổi. Nhấn NVDA+control+d mở hộp thoại Định dạng tài liệu của NVDA; chọn Thông báo các thay đổi định dạng sau con trỏ và chọn tùy chọn định dạng nào mà bạn muốn NVDA tự động thông báo.
Hãy khám phá một số tùy chọn phông và tính năng thông báo của NVDA:
Giống như trên web, Word cũng cho phép gán các tiêu đề. Điều này không chỉ dùng để phân biệt đầu đề của các phần nội dung cũng như hỗ trợ trong việc di chuyển.
Tính năng in đậm sử dụng cho dòng đầu đề trong bài trước dùng để phân biệt các phần nội dung. Tuy nhiên, chúng ta không thể sử dụng nó cho việc di chuyển nhanh trong tài liệu. Ngoài ra, bạn cần phải nhớ tắt chế độ in đậm sau khi gõ xong phần nội dung được in đậm.
Trong một trang web, các tiêu đề được chia theo cấp độ. Tiêu đề cấp 1 sẽ có nội dung được in đậm nổi nhất, và tiếp theo là tiêu đề cấp 2 và tương tự.
Có thể dùng các phím tắt sau để gán tiêu đề từ cấp 1 đến cấp 3:
Có thể nhấn alt+shift+mũi tên phải để thiết lập cấp cho tiêu đề lên đến cấp 9 và alt+shift+mũi tên trái sẽ thiết lập ngược lại.
Để thực hành gán tiêu đề và viết nội dung, trong bài thực hành sau đây chúng ta sẽ dùng công thức cho Word tự động điền vào đoạn nội dung ngẫu nhiên sau khi gõ vào công thức và nhấn enter. Trên một dòng trắng, gõ vào công thức sau để Word tự động tạo phần nội dung ngẫu nhiên:
=rand()
Chúng ta hãy tạo một tài liệu với tiêu đề và nội dung ngẫu nhiên:
=rand()
Giống như khi làm việc trên một trang web, bạn cũng có thể dùng chế độ duyệt (Browse mode) của NVDA. Mặc định thì NVDA nằm ở chế độ focus sau khi mở Word, cho phép nhập liệu và chỉnh sửa nội dung như khi tương tác với biểu mẫu (form) trên web. Nhấn NVDA+khoảng trắng để bật/tắt chế độ duyệt.
Khi ở chế độ duyệt, có thể dùng các ký tự di chuyển đơn để chuyển nhanh đến các thành phần trong tài liệu. Ví dụ, có thể duyệt nhanh giữa các thành phần như liên kết, hình ảnh hoặc tiêu đề đã được tạo trong tài liệu trước.
Nếu tùy chọn "Thông báo tiêu đề" được chọn trong hộp thoại Định dạng tài liệu của NVDA, NVDA sẽ nhận biết và thông báo tiêu đề ở cả chế độ focus và chế độ duyệt. Cũng giống như các tùy chọn thông báo thay đổi định dạng khác, cần phải chọn mục "Thông báo các thay đổi định dạng" trong hộp thoại này. Nhấn NVDA+control+d mở hộp thoại thiết lập Định dạng tài liệu và tùy chỉnh các mục.
Hãy thực tập với tài liệu đã được tạo trong bài thực hành trước:
Bên cạnh dùng ký tự di chuyển đơn, cũng có thể dùng tính năng liệt kê tất cả các thành phần có trong tài liệu và di chuyển đến thành phần bạn muốn khi đang ở chế độ duyệt. Nhấn NVDA+f7 liệt kê danh sách các thành phần.
Lưu ý, các phím tắt trong hộp thoại danh sách các thành phần của bản NVDA tiếng Anh và tiếng Việt sẽ khác nhau. Sau đây là những phím tắt có thể sử dụng:
Khi nhấn alt+e, focus sẽ chuyển đến ô nhập liệu. Gõ nội dung của thành phần muốn tìm để nó hiển thị trong phần danh sách. Nếu thay đổi loại thành phần hiển thị, kết quả lọc sẽ tự động bị xóa đi.
Danh sách là một loại thành phần dùng để sắp xếp, nhóm các mục lại, ví dụ khi muốn liệt kê một số sản phẩm theo nhóm chẳng hạn. Mỗi hạng mục trong danh sách được phân cách trên một dòng riêng với phần thụt lề ở đầu dòng và một dấu kiểm. Danh sách đánh dấu (Bulleted list) còn được gọi là danh sách không thứ tự. Thuật ngữ "bulleted list" được dùng vì mặc định khi tạo một danh sách dạng đánh dấu thì dấu kiểm đầu dòng của mỗi hạng mục sẽ có hình dạng giống đầu của một viên đạn. Tuy nhiên, chúng ta có thể chọn kiểu ký hiệu khác cho dấu kiểm đầu dòng này.
Khi đứng ở đầu dòng, gõ vào dấu sao *, theo sau đó là khoảng trắng hoặc tab, Word sẽ tự động xem đó là một hạng mục trong danh sách. Nó sẽ có kiểu dấu kiểm là một hình tròn giống hình đầu viên đạn (bullet) và được thụt đầu dòng. Mỗi khi nhấn enter xuống dòng và gõ tiếp, Word tự động coi nội dung dòng đó là một hạng mục khác trong danh sách. Lưu ý, không cần phải gõ lại dấu sao * và khoảng cách hoặc tab. Nhấn enter hai lần, để kết thúc danh sách và trở lại định dạng nhập liệu bình thường như trước đó.
Có một số quy ước khi gõ để Word tự động định dạng danh sách theo những kiểu dấu kiểm khác nhau. Gõ vào các dấu và khoảng trắng sau đây để bắt đầu định dạng cho một danh sách:
Lưu ý, NVDA chỉ thông báo kiểu dấu kiểm gạch ngang khi mức độ đọc dấu câu được thiết lập là "hầu hết" hoặc "tất cả". Nhấn NVDA+p để thay đổi mức độ đọc dấu câu. NVDA có thể không đọc mọi kiểu dấu kiểm khác.
NVDA sẽ thông báo nếu gặp loại danh sách đánh dấu (bulleted list) khi di chuyển trong tài liệu. Nếu chọn hai tùy chọn Thông báo các thay đổi định dạng và Thông báo lề của đoạn trong hộp thoại Định dạng tài liệu NVDA, nó cũng sẽ thông báo thông tin lề.
* Hạng mục 1
Hạng mục 2
Hạng mục 3
Hạng mục 4
Một cách khác để tạo danh sách là nhấn control+shift+l. Nó sẽ thêm dấu kiểm vào dòng đầu tiên của đoạn nội dung hiện tại. Và nếu nhiều đoạn được chọn, thì dấu kiểm sẽ được thêm vào ở dòng đầu của mỗi đoạn. Nó cũng đánh dấu kiểm ở các dòng trắng (nếu có).
Lưu ý, khi thực hiện theo cách này thì phần thụt đầu dòng của mỗi hạng mục trong danh sách sẽ không giống với cách gõ dấu sao và khoảng trắng.
Nhấn enter sau bất kỳ đoạn có dấu kiểm nào, Word sẽ tự động đánh dấu kiểm cho đoạn kế và có cùng kiểu dáng (style) với đoạn trước.
Có thể điều chỉnh thụt lề cho một danh sách bằng cách nhấn application mở thực đơn ngữ cảnh, tìm và kích hoạt mục "Adjust list indent" (Điều chỉnh thụt lề danh sách). Nó sẽ mở một hộp thoại cho phép điều chỉnh vị trí dấu kiểm và khoảng cách lề với nội dung. Bạn có thể điều chỉnh thêm phần thụt lề treo (hanging indent) bằng phím tắt hoặc trong hộp thoại Định dạng đoạn văn. Thụt lề treo sẽ được giới thiệu trong chủ đề 6.5 Thụt Lề.
Cũng có thể nhấn control+shift+n để đổi từ dạng danh sách sang đoạn nội dung bình thường như khi nhấn control+shift+l để chuyển từ đoạn nội dung bình thường sang dạng danh sách.
Hãy thực tập với tài liệu đã tạo trong bài thực hành trước:
Danh sách thứ hai:
Một hạng mục trong danh sách thứ hai
Và đây là một hạng mục khác
Hạng mục 3 trong danh sách thứ hai
Loại danh sách đánh số (numbered list) còn được gọi là danh sách thứ tự. Nó hoạt động cũng giống với danh sách đánh dấu, chỉ khác là ở đầu mỗi hạng mục trong danh sách sẽ được đánh số theo thứ tự thay vì đánh dấu kiểm. Nó cũng có nhiều kiểu đánh số khác nhau, bao gồm:
Ngoài ra, có thể dùng chữ cái để đánh số thứ tự cho các hạng mục trong danh sách. Ví dụ: "a)" sẽ lần lượt đánh số thứ tự cho các hạng mục là "a)", "b)", "c)". Lưu ý, nó sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường, ví dụ: "A)" sẽ được đánh số thứ tự là "A)", "B)", "C)"...
Các chữ số La Mã cũng có thể sử dụng, ví dụ: i): i), ii), iii) và với chữ hoa, I): I), II), III), IV), V)...
Không giống với loại danh sách đánh dấu, việc đánh số thứ tự sẽ vẫn giữ nguyên các dấu đi chung. Ví dụ: "1." thì dấu chấm vẫn được giữ nguyên. Chúng ta hãy thực tập với tài liệu đã tạo trong bài thực hành trước:
Hạng mục thứ 2
Hạng mục thứ 3
Hạng mục thứ 4
Chúng ta hoàn toàn có thể tạo danh sách có nhiều cấp con bên trong. Ví dụ, khi liệt kê các bước hướng dẫn trong danh sách A và muốn thêm danh sách con gồm những bước hướng dẫn cho một bước nào đó nằm trong danh sách A.
Trong khi viết một danh sách, nhấn tab để tạo một danh sách con với hạng mục thứ nhất nằm trong danh sách con đó. Word cho phép tạo lên tới chín cấp. Tuy nhiên, nếu phân chia quá nhiều cấp, có thể gây rối cho người đọc.
Tương tự, khi nhấn enter, nó sẽ bắt đầu cho một hạng mục cùng cấp trong danh sách hiện tại. Nhấn shift+tab để đưa về cấp trước.
Kiểu dáng của danh sách nhiều cấp sẽ phụ thuộc vào định dạng của danh sách ở cấp trên cùng. Đối với loại danh sách đánh số thì danh sách cấp thứ hai sẽ được đánh số thứ tự bằng các mẫu tự an-pha-bê và cấp ba bằng các chữ số La Mã.
Để sử dụng kiểu định dạng có sẵn khác hoặc tạo một kiểu mới hoàn toàn, nhấn alt+h vào tab Home (trang đầu), nhấn m chọn mở mục Multilevel list (danh sách nhiều cấp hoặc còn gọi là danh sách đa mức). Ở đây, dùng phím tab để duyệt các kiểu có sẵn và nhấn enter để chọn. Hoặc có thể tạo một kiểu mới bằng cách kích hoạt nút "Define new multilevel list" (Định nghĩa danh sách đa mức mới), phím tắt là d.
Chúng ta hãy thực tập tạo một danh sách có nhiều cấp:
- Súp hải sản
Món chính
Nhấn control+f để mở hộp thoại tìm kiếm (Find) và gõ vào từ hoặc cụm từ muốn tìm. Trong khi gõ, Word sẽ đánh dấu nội dung tìm được.
Có thể xem có bao nhiêu kết quả được tìm thấy bằng cách nhấn NVDA+6 bàn phím số (laptop: NVDA+shift+mũi tên phải). Nó sẽ đưa con trỏ duyệt của NVDA đến đối tượng kế và đọc thông tin. Nếu không tìm thấy kết quả nào, NVDA sẽ thông báo là "No matches" (không có nội dung trùng).
Nhấn escape để thoát khỏi hộp thoại tìm kiếm. Hoặc, nhấn enter, sau đó nhấn escape sẽ thoát khỏi hộp thoại tìm kiếm và đưa con trỏ đến kết quả tìm thấy đầu tiên.
Nhấn control+page down để đi đến kết quả tìm thấy kế và control+page up để đi đến kết quả trước. Kết quả tìm thấy sẽ được chọn khi chuyển con trỏ đến.
Word sẽ hiển thị hộp thoại thông báo khi duyệt đến kết quả cuối cùng trong tài liệu. Nhấn enter để tiếp tục duyệt lại các kết quả từ đầu tài liệu.
Khi ở chế độ duyệt của NVDA, có thể dùng tính năng tìm kiếm của NVDA để tìm nội dung. Tính năng này có thể dễ dàng hơn cho một số người dùng. Nhấn NVDA+control+f sẽ mở hộp thoại tìm kiếm của NVDA với các mục như ô nhập từ muốn tìm, phân biệt chữ hoa/chữ thường, nút Đồng ý và Hủy bỏ.
Hãy thực tập với tính năng tìm kiếm của Word:
Con bò bé bé,
Nó đậu cành tre,
Đi không hỏi mẹ, biết đi đường nào.
Tính năng tìm và thay thế nội dung hoạt động cũng khá giống với tính năng tìm nội dung ở bài trước. Nhấn control+h để mở hộp thoại Thay thế (Replace). Focus sẽ nằm ở ô nhập nội dung tìm kiếm. Nhấn tab chuyển đến ô nhập vào nội dung thay thế cho phần nội dung được tìm thấy ở ô tìm kiếm. Ví dụ: muốn thay thế từ "tí" bằng từ "tèo". Nhập từ "tí" vào ô tìm kiếm, sau đó nhập từ "tèo" vào ô thay thế.
Nhấn alt+r (Replace) để tìm và thay thế nội dung tìm thấy kế đó. Nhấn alt+a (Replace all) để thay thế toàn bộ mọi nội dung được tìm thấy.
Hãy thực tập tìm và thay thế nội dung trong bài thơ "Me Yeu":
Trong hộp thoại Thay thế, có thêm những tùy chọn nâng cao cho tính năng tìm kiếm và thay thế. Nhấn alt+m hoặc tìm và kích hoạt nút nhiều thêm (More) . Nó sẽ mở ra thêm nhiều tùy chọn như tùy chọn phân biệt chữ hoa/chữ thường (Match case), chỉ tìm nguyên cả từ (Find whole word only). Hai tùy chọn này hoạt động cũng giống như chức năng tìm kiếm trong WordPad, đã được giới thiệu trong giáo trình Tập huấn cơ bản với NVDA.
Nếu chọn mục "Use wildcards" (sử dụng ký tự đại diện), có thể dùng dấu chấm hỏi "?" để đại diện cho một ký tự và dấu sao "*" để đại diện cho nhiều ký tự, bao gồm cả chữ số. Ví dụ: tìm từ "t?i", nó sẽ tìm thấy một số từ như "tới", "tai" hoặc từ "tôi". Và nếu tìm với dấu sao như "t*i", nó cũng sẽ tìm thấy những từ ở trên và thêm nhiều dạng khác ví dụ như "thôi", hay cụm từ "thấy lại" vvv. Ngoài ra, có một tùy chọn "Sounds like" (nghe giống). Tùy chọn này dùng để tìm từ có cách phát âm giống với từ nhập vào ở ô tìm kiếm.
Tùy chọn danh sách các ký tự đặc biệt (Special), như ký tự tab, dấu báo đoạn, dấu xuống dòng vvv, có thể dùng để chèn các ký tự đặc biệt này cho việc tìm kiếm.
Tùy chọn Định dạng (Format) cho phép tìm kiếm với nội dung có chứa định dạng, ví dụ như nội dung ở ô tìm kiếm có thuộc tính in đậm, canh trái vvv.
Chúng ta hãy thực tập tìm và thay thế với tùy chọn sử dụng ký tự đại diện:
Word có một tính năng là sắp xếp (sort), cho phép sắp xếp nội dung lại theo thứ tự an-pha-bê hoặc theo thứ tự đánh số. Chương trình sẽ sắp xếp toàn bộ tài liệu nếu không chọn vùng nội dung nào. Nhấn alt+h mở tab Home, s và o để kích hoạt mục sắp xếp (sort).
Khi hộp thoại được mở, focus sẽ nằm tại mục "Sort by" (Sắp xếp theo). Lựa chọn mặc định là theo đoạn (paragraph). Nếu trong tài liệu có tiêu đề (heading), nó sẽ hiển thị thêm tùy chọn tiêu đề. Nhấn tab chuyển đến mục "Type" (Loại). Tùy chọn này cho phép chọn sẽ sắp xếp text (nội dung), number (số) hay date (ngày). Nhấn tab chuyển đến nhóm nút radio gồm hai lựa chọn là "Ascending" (tăng dần) và "Descending" (giảm dần). Ascending sẽ sắp xếp từ giá trị thấp lên cao, ví dụ: a, b, c hoặc 1, 2, 3. Chọn Descending sẽ sắp xếp ngược lại. Nếu nội dung có tiêu đề, nó sẽ có thêm tùy chọn cho phép chọn bỏ qua hay không bỏ qua.
Nếu chọn sắp xếp theo đoạn, hãy lưu ý là sau khi nhấn enter, Word sẽ coi đó là phần bắt đầu của một đoạn.
Hãy thực tập sắp xếp nội dung:
Hồng
Cúc
Li li
Tu líp
Hướng dương
Chương này đã đề cập đến một số chức năng cơ bản và thường dùng của Word như sau:
Mục đích của phần học này là giúp bạn làm quen với một số kỹ thuật và công cụ dùng để kiểm tra lỗi và duyệt lại tài liệu.
Mục tiêu:
Thanh trạng thái (status bar) sẽ hiển thị một số thông tin hữu ích về tài liệu hiện tại. Có thể tìm thấy những thông tin như sau: tổng số trang, vị trí của trang hiện tại, tổng số từ và ngôn ngữ của tài liệu. Nó cũng cho phép chọn dạng xem của trang và điều chỉnh phóng to/thu nhỏ.
Khi có những từ được chọn, phần thông tin số từ trên thanh trạng thái sẽ hiển thị số từ được chọn trong tổng số từ, ví dụ: "Word count 4/12" (Đếm từ 4/12). Nghĩa là, tài liệu hiện có 4 từ được chọn trên tổng số từ là 12.
Nhấn NVDA+end (laptop: NVDA+shift+end) để đọc thanh trạng thái.
Nhấn f6 để chuyển focus đến các vùng khác nhau trong cửa sổ tài liệu và shift+f6 để đi lùi lại. Những vùng này bao gồm: cửa sổ soạn thảo, thanh trạng thái, vùng tác vụ (task pane) và ribbon.
Khi focus ở thanh trạng thái, dùng phím mũi tên hoặc tab và shift+tab để di chuyển giữa các mục.
Em sẽ là mùa Xuân của Mẹ,
Em sẽ là màu nắng của Cha.
Em đến trường học bao điều lạ,
Môi mỉm cười là những nụ hoa.
Chúng ta có thể tương tác với nhiều mục trên thanh trạng thái bằng cách nhấn khoảng trắng hoặc enter khi mục đó có focus. Nó sẽ hiển thị hộp thoại với các tùy chọn liên quan.
Khi kích hoạt mục "Word count", sẽ xuất hiện một hộp thoại hiển thị các thông tin bao gồm: số lượng trang, từ, ký tự, đoạn và số lượng dòng có trong tài liệu đó.
Cũng có thể mở trực tiếp hộp thoại đếm từ này bằng phím tắt control+shift+g.
Nhấn NVDA+b để đọc lại toàn bộ thông tin hiển thị trong hộp thoại.
Đây là dạng hộp thoại thông tin, có nhiều mục không thể đưa focus tới được, ngoại trừ nút "Close" (Đóng) và hộp kiểm "include textboxes, footnotes and endnotes" (Bao gồm hộp văn bản, cước chú và chú thích cuối).
Mỗi mục thông tin trong hộp thoại này là một đối tượng (object). Bạn cần phải dùng lệnh di chuyển giữa các đối tượng để đọc nó.
Cho kiểu bàn phím desktop: nhấn NVDA+4 bàn phím số chuyển về đối tượng trước. Nhấn NVDA+6 bàn phím số chuyển đến đối tượng kế. Nhấn NVDA+5 bàn phím số đọc đối tượng hiện tại.
Cho kiểu bàn phím laptop: nhấn NVDA+shift+mũi tên trái chuyển về đối tượng trước. Nhấn NVDA+shift+mũi tên phải chuyển đến đối tượng kế. Nhấn NVDA+shift+o đọc đối tượng hiện tại.
Vui lòng xem chương 12, phần Phương pháp duyệt đối tượng trong giáo trình Tập huấn cơ bản với NVDA để biết thêm thông tin.
Nên di chuyển về đối tượng đầu tiên, sau đó dùng lệnh chuyển đến đối tượng kế để đọc. Nó NVDA sẽ đọc theo đúng tuần tự thông tin được hiển thị trên màn hình.*
Mặc định Word tự động gạch chân màu đỏ các từ sai chính tả và NVDA cũng sẽ thông báo khi gặp các từ này. Trong khi nhập liệu, Word sẽ kiểm tra chính tả sau khi nhấn khoảng trắng hay dấu câu để kết thúc một từ. NVDA sẽ phát một âm báo, nếu có lỗi chính tả. Lưu ý, nếu muốn kiểm tra lỗi chính tả tiếng Việt, vui lòng xem tập tin "Huong Dan.txt" đi kèm với tài liệu này. Mặc định, Word sẽ dùng từ điển tiếng Anh để kiểm tra lỗi chính tả. Vì vậy, Word sẽ tự động đánh dấu nhiều từ tiếng Việt là sai chính tả. Chúng tôi sẽ dùng các ví dụ bằng tiếng Anh trong các bài học liên quan đến chức năng kiểm tra lỗi chính tả. Nếu bạn đã cài đặt từ điển tiếng Việt cho Word theo hướng dẫn trong tập tin "Huong Dan.txt", bạn có thể thử nhập liệu và kiểm tra lỗi chính tả với tiếng Việt.
Để thiết lập cho NVDA thông báo lỗi chính tả, bạn mở hộp thoại Định dạng tài liệu của NVDA với phím tắt NVDA+control+d và chọn mục "Thông báo lỗi chính tả".
Khi đứng tại vị trí từ sai chính tả, bạn chỉnh sửa bình thường. Sau khi chuyển dấu nháy ra khỏi từ được chỉnh sửa, Word sẽ tự động kiểm tra lại từ đó có tồn tại trong từ điển hay không.
Tại vị trí của từ sai chính tả, mở thực đơn ngữ cảnh và dùng mũi tên lên xuống để chọn thay thế với các từ gợi ý.
I goe to skool
Có thể dùng chức năng kiểm tra lỗi chính tả (spell check) của Word để tìm lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp cho toàn bộ tài liệu. Nhấn f7 để tiến hành kiểm tra. Các lỗi ngữ pháp mà Word sẽ kiểm tra bao gồm: dư khoảng trắng giữa các từ, lặp lại từ hoặc dùng từ sai. Ví dụ: "I have an hat" (tôi có một cái nón), viết đúng trong tiếng Anh là: "I have a hat". Lưu ý, nếu muốn kiểm tra lỗi chính tả tiếng Việt và không muốn Word đánh dấu các từ trong tiếng Việt là sai chính tả, vui lòng xem hướng dẫn trong tập tin "Huong Dan.txt" đi kèm với tài liệu này.
Từ Office 2013 trở lên, nhấn f7 sẽ mở thanh công cụ kiểm tra (Proof toolbar) và focus sẽ nằm tại nút "Ignore" (Bỏ qua) hoặc tại mục có focus trong lần mở trước đó.
Bố cục của cửa sổ thanh công cụ này gồm các mục sau:
Từ vị trí nút Text to speech (văn bản thành giọng nói), chuyển đến đối tượng kế vài lần sẽ đọc được phần định nghĩa của từ thay thế. Lưu ý, máy bạn phải có cài đặt bộ từ điển cho ngôn ngữ hiện tại. Nếu chưa có, nó sẽ hiển thị liên kết để cài đặt từ điển.
Đối với Word 2010, chức năng kiểm tra lỗi chính tả sẽ được mở bằng một hộp thoại, thay vì là một vùng tác vụ (task pane). Trong hộp thoại có một ô nhập liệu, hiển thị từ sai và vài dòng nội dung trong văn bản có chứa từ đó. Điều này giúp bạn đọc hiểu và tự sửa lỗi bằng tay dễ dàng hơn. Nếu bạn sửa lỗi bằng tay, nút "Ignore" (bỏ qua) sẽ đổi thành nút "Undo edit" (phục hồi chỉnh sửa) và phím tắt để kích hoạt là alt+u. Tùy chọn "Text to speech" (phát âm từ được chọn) và từ điển định nghĩa từ không được hỗ trợ cho phiên bản Word 2010.
Hãy thực tập phần kiểm tra lỗi chính tả:
I am a sstudent, comming pfrom Danang city.
Khi kiểm tra chính tả của một tài liệu quen thuộc thì bạn dễ dàng quyết định lựa chọn các thay đổi và sửa lỗi ngay trong cửa sổ kiểm tra chính tả.
Trong bài thực hành trước, câu dùng để kiểm tra lỗi chính tả là "I am a sstudent, comming from Danang city." Câu đúng của nó sẽ là "I am a student, coming from Danang city."
Tất cả các lỗi trong câu ví dụ cho bài thực hành đều là các lỗi đơn giản. Chỉ có từ "Danang" là tên riêng của một thành phố và chưa được định nghĩa trong từ điển nên Word cũng thông báo lỗi chính tả.
Từ Word 2013 trở lên, nếu trước đó có mở chức năng kiểm tra chính tả thì cửa sổ của nó sẽ vẫn nằm bên vùng tác vụ. Nhấn f7 để mở cửa sổ kiểm tra chính tả. Chúng ta hãy thực tập:
Nếu chưa chắc chắn lựa chọn nào để thay đổi cho từ có lỗi hiện tại, có thể chuyển về lại tài liệu và đọc phần nội dung có chứa từ đó. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt được ngữ cảnh của từ và quyết định một lựa chọn thay đổi tốt nhất.
Từ Word 2013 trở lên, nhấn escape hoặc shift+f6 để chuyển về lại tài liệu và con trỏ sẽ nằm tại vị trí của từ có lỗi. Nhấn f6 hoặc f7 để chuyển qua cửa sổ kiểm tra chính tả lại. Nó sẽ kiểm tra lỗi từ vị trí hiện tại trở đi.
Nếu sử dụng Word 2010, nó sẽ mở hộp thoại kiểm tra chính tả. Vì vậy, không thể dùng f6 và shift+f6 để chuyển qua lại giữa cửa sổ kiểm tra chính tả và tài liệu. Tuy nhiên, có thể nhấn alt+shift+: để chuyển đến ô nhập liệu có hiển thị phần nội dung của từ bị lỗi. Nhấn escape để thoát khỏi hộp thoại và nhấn f7 để mở lại hộp thoại kiểm tra chính tả.
Nhiều khi Word đánh dấu lỗi chính tả các từ tên riêng hay thuật ngữ chuyên ngành. Có thể kích hoạt nút "Ignore all" (bỏ qua tất cả). Hoặc nếu các từ đó thường được dùng, có thể thêm nó vào từ điển.
Đôi khi có những trường hợp Word cũng không đánh dấu lỗi một câu cho dù câu đó sai về ngữ pháp. Ví dụ: câu "I am dad".
Hãy thực tập chuyển qua lại giữa cửa sổ kiểm tra chính tả và tài liệu:
Bên cạnh chức năng kiểm tra chính tả, Word còn có một từ điển gồm các từ đồng nghĩa (thesaurus). Đứng tại một từ và muốn tìm từ đồng nghĩa để thay thế, nhấn application mở thực đơn ngữ cảnh, tìm đến mục "Synonyms" (Từ đồng nghĩa) và nhấn enter để mở thực đơn con. Ở đây, sẽ tìm thấy những từ đồng nghĩa hoặc liên quan với từ được chọn trong tài liệu. Ví dụ: với từ "cat", ở đây sẽ liệt kê một số từ đồng nghĩa như "feline", "kitten", "tabby". Chọn một từ và nhấn enter, nó sẽ thay thế từ "cat".
Nếu một từ được lập đi lặp lại quá nhiều lần trong một tài liệu, nó có thể gây ra sự nhàm chán cho người đọc và xem không được huyên nghiệp lắm. Bạn có thể kiểm tra và chọn từ đồng nghĩa thay thế cho phù hợp.
Không phải tất cả mọi từ đều được Word gợi ý từ đồng nghĩa và cũng không phải tất cả các từ gợi ý đều phù hợp theo ngữ cảnh cho nội dung tài liệu.
Trong Word 2013 và các phiên bản mới sau này thì mục nằm cuối cùng trong mục "Synonyms" (Từ đồng nghĩa) là "Thesaurus" (Từ điển đồng nghĩa). Cửa sổ của từ điển đồng nghĩa cũng giống như cửa sổ kiểm tra chính tả. Ngoại trừ phần danh sách của từ điển đồng nghĩa sẽ hiển thị những từ đồng nghĩa và phần định nghĩa của mỗi từ, thay vì hiển thị từ gợi ý để thay thế từ sai.
Phần học này đã đề cập đến một số công cụ kiểm tra tài liệu của Word. Những khái niệm và kiến thức chính đã được giới thiệu bao gồm:
Về cuối văn bản, thêm vào dòng tiêu đề là "Duyệt Tài Liệu" và sau đó ghi vào phần trả lời cho các câu hỏi sau:
- Làm cách nào để biết trong tài liệu có tổng cộng bao nhiêu từ?
- Làm cách nào để kiểm tra lỗi chính tả trong tài liệu?
- Hãy cho biết 3 tùy chọn có trong hộp thoại kiểm tra chính tả?
- Làm cách nào để thiết lập cho NVDA tự động thông báo lỗi chính tả?
- Từ thực đơn ngữ cảnh, có thể tìm thấy những từ thay thế nào cho từ bị sai lỗi chính tả?
- Từ thực đơn ngữ cảnh, bạn có thể tìm thấy những từ thay thế nào cho từ không bị sai lỗi chính tả?
Hãy kiểm tra lỗi chính tả của tài liệu và ghi lại câu thông báo của Word vào cuối văn bản sau khi hoàn tất việc sửa lỗi chính tả.
Mục đích của phần học này là làm quen với một số tính năng định dạng nâng cao của Word. Nó sẽ hỗ trợ trong việc thay đổi nhanh cách trình bày tài liệu và sử dụng những mẫu có sẵn để soạn thảo nội dung.
Mục tiêu:
Hầu hết mọi tài liệu đều có kiểu tập tin mặc định, ví dụ: tài liệu Word có kiểu tập tin với phần mở rộng là ".docx". Phần mở rộng này sẽ cho máy tính biết kiểu tập tin này sẽ được mở với chương trình Word. Cũng giống vậy, ".html" là kiểu tập tin cho trang web và ".mp3" là kiểu tập tin cho âm thanh.
Khi lưu tập tin trong Word, nó cho phép chọn lưu tập tin với các kiểu tập tin khác nhau; một trong số đó là kiểu tài liệu mẫu (template) với phần mở rộng là "*.dotx". Tài liệu mẫu là loại tập tin mà bạn có thể dựa trên nội dung và các thiết kế có sẵn của nó để soạn thảo một tài liệu riêng cho mình.
Khi tạo tài liệu trống trong Word, những định dạng như phông chữ, kích cỡ, canh lề, phân cách vvv đều đã được thiết lập sẵn trong một tài liệu mẫu. Tài liệu mẫu này có tên là "blank document" (tài liệu trống). Một ví dụ khác, Word có một tài liệu mẫu gọi là mẫu sơ yếu lý lịch. Nó điền sẵn các tiêu đề như "Trình độ", "Kỹ năng", "Kinh Nghiệm" vvv. Chỉ cần điền thông tin riêng của mình vào trong mẫu này.
Một điểm tiện lợi của template là khi lưu nó sẽ không ghi chồng lên tài liệu mẫu, mà nó sẽ yêu cầu lưu lại với tập tin mới.
Chúng ta hãy tạo một tài liệu mẫu cho phần danh sách bán hàng:
Khi mở Word 2013 hoặc 2016, ở màn hình khởi động (Start screen), sẽ hiển thị danh sách các tài liệu mẫu. Mục tài liệu trống (Blank document) mặc định đang được chọn cũng chính là một mẫu.
Để chọn sử dụng một template cho tài liệu, nhấn alt+ff mở thực đơn "File" (tập tin), nhấn n để tạo mới (New). Sau đó, nhấn tab chuyển đến mẫu tài liệu trống, dùng phím mũi tên chọn template bạn muốn và nhấn enter.
Ở Word 2013 và 2016, các template của người dùng sẽ không hiển thị ở phần template có sẵn của Word. Sau khi mở tab New với alt+f, n, tiếp tục nhấn tab tìm đến liên kết "Personal" (Cá nhân) và nhấn enter để chọn template người dùng.
Có thể sửa các template hiện có bằng cách chọn mở tab Open (mở), thay vì tab New. Sau đó, chọn mở tập tin template muốn sửa. Đường dẫn lưu các template có sẵn sẽ tùy thuộc vào các cài đặt của Word. Lưu ý, template tài liệu trống có tên tập tin là "normal.dotm".
Chúng ta hãy dùng template đã tạo trong bài thực hành trước để soạn một tài liệu:
Các tiêu đề, danh sách đánh dấu và danh sách đánh số được giới thiệu trước đây đều là những kiểu dáng (style). Trong Word có sẵn nhiều kiểu dáng khác nhau và chúng ta cũng có thể tạo thêm những kiểu dáng mới.
Style có thể định nghĩa các thiết lập đoạn và phông của một phần văn bản. Một điểm tiện lợi khi sử dụng kiểu là bạn có thể áp dụng nó bất kỳ nơi nào trong tài liệu, không cần phải thiết lập riêng lẻ những đặc tính cho từng phần. Ví dụ, muốn tạo một tiêu đề có các đặc điểm là kích cỡ chữ lớn hơn 2pt, in đậm, gạch dưới và có màu đỏ. Bạn chỉ cần định nghĩa một kiểu dáng với những đặc tính đó và áp dụng kiểu này cho bất kỳ phần nội dung nào trong tài liệu.
Nếu sau này có định nghĩa lại các thiết lập mới cho kiểu dáng tiêu đề ở trên thì những thay đổi đặc tính sẽ lập tức có hiệu lực cho tất cả tài liệu có sử dụng kiểu dáng tiêu đề. Bên cạnh đó, style còn được dùng để tạo mục lục và chuyển đổi tài liệu sang định dạng khác.
Một số style như tiêu đề và danh sách, có thể được thiết lập bằng phím tắt. Hoặc, nhấn control+shift+s mở thanh công cụ "Apply Style" (Áp dụng kiểu dáng), chọn style để thiết lập cho phần văn bản tại vị trí con trỏ.
Trong bài thực hành sau, chúng ta sẽ thiết lập một tựa đề (title) và một tiểu đề (subtitle) cho tài liệu. Lưu ý, khi thiết lập xong phần tựa đề, nhấn enter, nó sẽ trở về kiểu dáng bình thường. Điều này cũng khá hữu ích vì thông thường tựa đề hay tiểu đề sẽ nằm trên một dòng riêng. Hãy khám phá hộp thoại "Apply style" (áp dụng kiểu dáng):
Khi đứng ở thanh công cụ "Apply style" (áp dụng kiểu dáng), có thể tìm một kiểu dáng bằng cách gõ vào tên của kiểu dáng đó, thay vì dùng phím mũi tên để duyệt. Nó sẽ tự động tìm và hiển thị kết quả ngay khi gõ. Ví dụ: gõ vào ký tự n, o, nó sẽ tìm thấy kiểu dáng "Normal" (có tên bắt đầu với chữ "n" và "o").
Tính năng tìm kiếm này có đặc điểm là tự động hoàn tất (auto-complete), giống như tính năng tìm kiếm trên start menu.
Khi thanh công cụ Apply style được mở, thì nó vẫn hiển thị trong cửa sổ Word. Nhấn control+shift+s để gọi lại nó; hoặc nhấn escape để về lại tài liệu. Cũng có thể dùng f6 và shift+f6 để chuyển đổi qua lại giữa các vùng trong cửa sổ Word và tìm đến thanh công cụ Apply style.
Lưu ý, mỗi khi thay đổi style, nó có thể đổi các thiết lập đoạn và phông. Nên dùng NVDA+f để kiểm tra lại thông tin định dạng.
Chúng ta hãy thêm vào thực đơn cho phần ăn trưa và ăn tối:
Thanh công cụ "Apply style" là một cách nhanh và tiện trong việc áp dụng kiểu dáng cho văn bản. Một công cụ khác của Word được gọi là thanh công cụ "Styles" (Kiểu )dáng, không có từ "apply") sẽ có thêm nhiều tùy chọn nâng cao hơn. Do tên của hai công cụ khá giống nhau, vì vậy đôi khi nó sẽ dễ bị nhầm lẫn.
Để mở công cụ Style, cần nhấn thêm một phím alt kết hợp với phím tắt mở công cụ Apply style, đó là control+alt+shift+s. Một điểm khác nữa là, sau khi nhấn phím lệnh trên để mở, focus sẽ không nằm tại cửa sổ công cụ Style. Cần phải nhấn f6 để chuyển đến đó.
Công cụ Style có một liên kết "Options" (Các tùy chọn), là một hộp thoại cho phép chọn style nào sẽ được hiển thị trong phần danh sách và cách sắp xếp của nó.
Hãy khám phá công cụ Style:
Có thể chọn nội dung có định dạng thuộc một style nào đó. Ví dụ, có thể chọn tất cả các nội dung trong tài liệu có kiểu dáng là "subtitle" (tiểu đề), hoặc có kiểu dáng bình thường. Sau đó, sao chép hay xóa để tạo một template riêng. Như vậy, bạn có thể thiết lập hoặc chỉnh sửa cho tất cả nội dung khi nó có cùng chung một kiểu dáng.
Một điểm lưu ý là khi nhấn control+alt+shift+s, nếu đang mở, nó sẽ đóng thanh công cụ Style.
Để chọn tất cả nội dung của một style trong tài liệu, chuyển focus đến công cụ Styles, chọn style đó, sau đó nhấn application mở thực đơn ngữ cảnh và chọn mục "Select all" (chọn tất cả). Lúc này, focus sẽ vẫn đứng ở thanh công cụ Style. Nhấn escape để về lại tài liệu và có thể thực hiện các lệnh như copy.
Nhấn NVDA+shift+mũi tên lên (laptop: NVDA+shift+s) nghe nội dung khối chọn. Nhấn NVDA+c nghe nội dung trên bộ nhớ tạm. Cũng giống như việc chọn nội dung, để bỏ chọn, nhấn các phím di chuyển chuẩn, ví dụ như phím mũi tên.
Hãy copy tất cả nội dung có kiểu dáng bình thường trong tập tin "Thuc Don" và dán vào một tài liệu được tạo từ template "Danh Sach Ban Hang":
Lúc này, chắc chắn bạn đã nắm rõ các khái niệm và thao tác copy, cắt, dán. Nhấn control+c để sao chép (copy), control+x để cắt (cut) và control+v để dán. Các lệnh này dùng để sao chép hoặc di dời một nội dung đến một nơi nào khác.
Khi copy nội dung trong Word, nó sẽ copy nội dung và các định dạng của nội dung đó. Có thể chọn kiểu định dạng nào sẽ được dán cùng với nội dung đã được sao chép. Điều này sẽ phụ thuộc vào kiểu định dạng của nội dung gốc và kiểu định dạng của tài liệu hiện tại.
Trong bài thực hành trước, chúng ta đã copy nội dung có kiểu dáng bình thường (normal style). Ví dụ: nếu copy tất cả nội dung trong tài liệu trước và dán vào một tài liệu khác. Chúng ta sẽ có một số tùy chọn, bao gồm: giữ nguyên định dạng nội dung gốc, trộn với định dạng hiện tại, sử dụng định dạng tài liệu đích và chuyển sang dạng văn bản thô.
Để hiển thị các tùy chọn dán, nhấn control+v để dán, sau đó nhấn và thả phím control. Một cửa sổ gồm 4 tùy chọn dán sẽ xuất hiện. Nhấn k để giữ nguyên kiểu dáng gốc, m để trộn giữa kiểu dáng tài liệu gốc và tài liệu đích, s sử dụng kiểu dáng tài liệu đích và t để chuyển sang văn bản thô. Hoặc, có thể nhấn tab để duyệt các mục, sau đó nhấn enter để chọn.
Nếu nhấn một phím bất kỳ sau khi nhấn control+v, cửa sổ các tùy chọn dán sẽ không xuất hiện. Nhấn escape để thoát khỏi cửa sổ tùy chọn dán (paste options).
Hãy thực tập:
Trên thanh công cụ Styles, sẽ tìm thấy nút "New style" (Tạo kiểu dáng mới). Tất cả các styles đều có thể chỉnh sửa lại, bao gồm cả những style được định nghĩa sẵn của Word. Để chỉnh sửa, ở danh sách style, chọn style muốn chỉnh sửa; sau đó, nhấn phím application mở thực đơn ngữ cảnh và kích hoạt mục "Modify" (chỉnh sửa). Hộp thoại chỉnh sửa và tạo kiểu dáng mới hoạt động hoàn toàn giống nhau.
"Style type" (Loại kiểu dáng). Mỗi kiểu dáng sẽ được sử dụng cho một loại thành phần trong văn bản. Kiểu dáng loại ký tự (character) sẽ được sử dụng để áp dụng định dạng ở cấp độ ký tự, ví dụ như kiểu phông hoặc in đậm. Kiểu dáng đoạn dùng cho phần định dạng như canh lề và phân cách dòng.
Ví dụ: khi đang đứng ở giữa một đoạn nội dung, nếu áp dụng kiểu dáng ký tự thì kiểu dáng đó sẽ được thiết lập cho từ hiện tại. Nếu áp dụng kiểu dáng đoạn, thì nó sẽ được thiết lập cho cả đoạn.
Đối với kiểu dáng được nối kết, nó có cả hai đặc điểm của loại ký tự và đoạn. Khi áp dụng kiểu dáng này, khối văn bản được chọn sẽ được thiết lập. Nếu không chọn, thì mặc định cả đoạn sẽ được thiết lập. Kiểu dáng loại danh sách và bảng được thiết kế để áp dụng cho thành phần danh sách và bảng.
"Style based on" (Kiểu dáng dựa trên). Có nhiều kiểu dáng được xây dựng và thừa hưởng các đặc điểm định dạng từ một kiểu dáng khác. Ví dụ: kiểu dáng "Emphasis" (nhấn mạnh) dựa trên kiểu dáng "Normal" nhưng nó có thêm định dạng in nghiêng. Các kiểu dáng "heading" (tiêu đề) cũng được xây dựng dựa trên kiểu dáng "Normal" nhưng nó có thêm các đặc điểm khác như in đậm, chữ lớn hơn vvv. Nếu muốn làm các tài liệu chữ phóng to dành cho người mắt kém, có thể chỉnh sửa kiểu dáng "Normal" và cho kích cỡ phông chữ của nó lớn hơn. Kích cỡ phông của các kiểu dáng như tiêu đề, nhấn mạnh vvv cũng sẽ tự động được tăng lên; vì những kiểu dáng này được cài đặt dựa trên "normal".
"Style for following paragraph" (Kiểu dáng cho đoạn sau). Khi tạo mới hoặc chỉnh sửa một kiểu dáng, có thể chọn kiểu dáng được áp dụng cho đoạn ghi ngay sau đó. Ví dụ, khi áp dụng kiểu dáng "heading 1", gõ vào nội dung của tiêu đề; sau đó, nhấn enter, kiểu dáng "Normal" sẽ được áp dụng cho đoạn nội dung nằm ngay sau tiêu đề đó.
Nó cũng cho phép chọn kiểu dáng đang tạo hoặc chỉnh sửa có thể sử dụng chỉ cho tài liệu hiện tại hoặc cho bất kỳ tài liệu nào dùng chung template.
Cuối cùng, có thể tìm thấy hầu hết các tùy chọn định dạng đoạn và phông trong hộp thoại này. Sẽ có một số tùy chọn bị vô hiệu hóa tùy theo loại kiểu dáng bạn chọn. Ví dụ: nếu chọn kiểu dáng loại ký tự, tùy chọn canh lề đoạn sẽ bị vô hiệu hóa.
Trong bài thực hành sau, chúng ta sẽ tạo một kiểu dáng mới có tên là "Tiêu đề tin tức". Nó sẽ dựa trên kiểu dáng "Heading 1" (tiêu đề cấp 1), và kiểu dáng của đoạn ngay sau đó là "heading 2" (tiêu đề cấp 2). Hãy tạo một kiểu dáng mới:
Kiểu dáng heading (tiêu đề) trong Word, có thể nói là kiểu dáng dễ sử dụng nhất; vì nó mặc định được Word gán sẵn các phím tắt. Nhấn control+alt+1 cho kiểu dáng tiêu đề cấp 1, control+alt+2 cho tiêu đề cấp 2 và control+alt+3 cho tiêu đề cấp 3. Bạn có thể gán phím tắt cho bất kỳ kiểu dáng nào.
Để gán phím tắt cho một style, chọn style và chọn "Modify" (chỉnh sửa). Sau đó, chọn nút "Format" (Định dạng) và kích hoạt mục "Shortcut key" (phím tắt). Một điểm lưu ý quan trọng là, khi gán phím tắt cho một style, không nên dùng một phím tắt đã được sử dụng cho một chức năng khác. Nó sẽ ghi chồng lên phím tắt trước đó. Để gỡ bỏ phím tắt, vào lại hộp thoại "Shortcut key", nhấn shift+tab về mục "Current keys" (các phím hiện tại), dùng mũi tên tìm phím tắt muốn gỡ bỏ và nhấn alt+r.
Bài thực hành sau đây sẽ tiến hành gán một phím tắt cho style "Intense quote". Style này sẽ canh giữa nội dung với chữ màu xanh, được in nghiêng và hai đường kẻ ngang nằm bên trên và phía dưới phần nội dung. Style này thường được áp dụng để chèn một đoạn trích dẫn. Nó hay được sử dụng trên báo và trên các trang web khi tác giả muốn nhấn mạnh một điểm chính. Tùy chọn chỉnh sửa style đều có thể tìm thấy ở cả hai thanh công cụ Apply style và Styles. Hãy thực tập gán phím tắt:
Có thể cài đặt cho Word tự động đánh số thứ tự khi áp dụng một style. Để làm được điều này, cần phải định nghĩa một danh sách nhiều cấp (multi-level list) và liên kết nó với style đó. Ví dụ: muốn tựa đề của mỗi chương sẽ được đánh số thứ tự và có style là tiêu đề cấp 1. Định nghĩa một danh sách được liên kết với style "Heading 1", sau đó áp dụng style "Heading 1", nó sẽ liên kết với những tiêu đề cấp 1 khác và tự động đánh số thứ tự. Danh sách có thể cài đặt lên đến 9 cấp độ. Vì vậy, có thể chia thành các chủ đề nhỏ, ví dụ như 1.1, 1.2, 1.3, 1.1.1, 1.1.2 vvv.
Để tạo một loại danh sách mới, nhấn alt+h mở tab Home, m mở "Multi-level list" và d chọn mục "Define list" (định nghĩa danh sách). Khi hộp thoại xuất hiện, chọn cấp độ của danh sách (list level). Số 1 là cấp chính. Sau đó, nhấn alt+m kích hoạt nút "More", sẽ hiện thêm nhiều tùy chọn khác.
Nhấn alt+k chuyển focus đến hộp xổ chọn kiểu dáng được liên kết với danh sách (Link level to style). Ví dụ, chọn kiểu dáng tiêu đề cấp 1 để được đánh số theo dạng danh sách.
Nhấn alt+n chuyển focus đến mục chọn kiểu đánh số (number style), ví dụ như 1, 2, 3; A, B, C...
Có thể tùy chỉnh kiểu đánh số. Ví dụ, có thể thêm từ "Chương" ở trước mỗi phần đánh số danh sách. Tuy nhiên, hiện nay tính năng này vẫn chưa thật sự tiếp cận.
Có một tùy chọn là "include level number from" (bao gồm từ cấp), dùng để bao gồm luôn danh sách ở cấp cao hơn. Ví dụ, nếu muốn phân chia thành các chủ đề nhỏ như 1.1, 1.2, 1.3 vvv khi đang chỉnh sửa ở cấp 2, cần phải chọn bao gồm từ cấp 1. Lưu ý, khi dùng mũi tên để chọn, focus sẽ tự động chuyển qua ô nhập liệu định dạng số. Có thể dùng phương pháp duyệt đối tượng để chọn khi đứng ở mục này.
Có thể cài đặt lại các thiết lập cho danh sách đã được định nghĩa. Nhấn home về đầu dòng, sau đó, nhấn application mở thực đơn ngữ cảnh và chọn mục "Adjust list indents" (điều chỉnh lề danh sách". Hộp thoại định nghĩa danh sách sẽ xuất hiện, cho phép tùy chỉnh lại các thiết lập đánh số cho kiểu dáng, giống với hộp thoại định nghĩa mới.
Trong bài thực hành sau, chúng ta sẽ tạo một danh sách nhiều cấp và liên kết nó với kiểu dáng "heading 1" (tiêu đề cấp 1). Sau khi kết thúc bài thực hành, ở bước 9, hãy thực tập tạo danh sách đánh số cho kiểu dáng tiêu đề cấp 2 (heading 2).
Việc áp dụng style sẽ thay đổi các đặc điểm của tiêu đề hoặc danh sách trong một tài liệu. Trong khi, giao diện (theme) sẽ thiết lập cách trình bày và trang trí cho toàn bộ tài liệu. Giao diện chuẩn có tên là "Office" được sử dụng mặc định và nó có một số đặc điểm như phông "Calibri" hoặc "Times New Roman" với chữ màu đen, liên kết và một số tiêu đề có màu xanh.
Nếu chọn một theme khác, nó có thể thay đổi phông cơ sở (base font) và cũng có thể đổi màu chữ của các tiêu đề và liên kết. Chữ với kiểu dáng "Normal" thường vẫn được hiển thị với màu đen. Các phần văn bản sử dụng style như tiêu đề vẫn được phân biệt so với phần văn bản bình thường. Nó vẫn có kích cỡ lớn hơn, in đậm và những thuộc tính đặc trưng khác. Nhấn alt+g để mở tab "Design" (Thiết kế); và ở đây, có thể tìm thấy nhiều tùy chọn cho phép thay đổi giao diện và diện mạo (appearance) của tài liệu.
Mục đầu tiên trong tab "Design" là nút "Themes". Mỗi theme có tập hợp màu và phông riêng. Theme "Main event", sử dụng cùng kích cỡ phông với theme "Office", nhưng lại sử dụng phông Impact thay vì Calibri và các tiêu đề sẽ có màu đỏ thay vì màu xanh. "Wood type", sử dụng màu nâu và màu vàng, với phông serif theo kiểu phương tây. Và theme "Organic" lại sử dụng phông Garamond và màu xanh đen.
Mục tiếp theo là "Style sets" (Các bộ tập hợp kiểu dáng". Những nút trong mục này dùng để thay đổi phông và cách xem của tài liệu, vẫn giữ lại màu và một số thuộc tính khác của theme. Ví dụ như tập hợp style "Shaded", sử dụng phông và màu của theme, nhưng trình bày các tiêu đề bằng chữ màu trắng trên nền màu. "Black and white capitalised" vẫn sử dụng phông của theme, nhưng không sử dụng màu và tất cả các chữ của tiêu đề đều được viết hoa.
Những tùy chọn còn lại bao gồm: Màu, Phông, Phân cách đoạn, Hiệu ứng, màu của trang và Đường viền đều được sử dụng để tinh chỉnh thêm cho diện mạo của theme.
Cuối cùng là mục "Watermark" (hình nền mờ), cho phép đặt hình hoặc nội dung văn bản làm nền cho mỗi trang.
Chúng ta hãy thực tập đổi theme cho tập tin "Tin Tuc" đã được tạo trong mấy bài thực hành trước:
Phần học này đã giới thiệu cách sử dụng các kiểu dáng (style) và giao diện (theme) để thiết lập bố cục cũng như diện mạo chung của tài liệu. Bên cạnh đó, cũng đã giới thiệu cách tạo và sử dụng tài liệu mẫu để soạn thảo văn bản. Một số khái niệm và kiến thức chính đã được đề cập bao gồm:
Hãy áp dụng style "Danh Sách Điểm Mục" cho dòng với nội dung là: "Phần học đã đề cập đến các chủ đề sau:". Nhấn enter để bắt đầu điền vào các hạng mục trong danh sách. Lưu ý, sau khi nhấn enter, nó sẽ tự động chuyển qua style "Điểm Mục". Hãy ghi vào phần trả lời cho các điểm sau đây:
- Tạo một tài liệu mẫu mới như thế nào?
- Làm sao để tạo tài liệu mới dựa trên một tài liệu mẫu?
- Đâu là ba điểm hữu ích khi dùng style?
- Sự khác nhau giữa thanh công cụ Apply style và thanh công cụ Styles là gì?
Ghi dòng tiêu đề cấp 3: "Các phần học đã được đề cập cho đến nay bao gồm:".
Mục đích chính của phần học này là làm quen với việc điều chỉnh phân cách và định dạng đoạn cho tài liệu.
Mục tiêu:
Để bắt đầu với bài này, bạn cần nắm rõ các điểm sau: nhấn shift+enter để xuống dòng, vẫn nằm trong một đoạn. Nhấn enter sẽ bắt đầu một đoạn mới. Do danh sách đánh dấu hoặc đánh số thuộc định dạng đoạn, nên khi đang đứng trong một danh sách, nhấn shift+enter, nó sẽ không tạo một hạng mục mới; nhấn enter sẽ tạo một hạng mục mới. Nếu nhấn thêm một lần enter sẽ kết thúc phần danh sách.
Nhấn control+enter để ngắt trang. Từ gõ sau đó sẽ nằm ở đầu của trang mới. Điều tiện lợi khi dùng lệnh ngắt trang này là lúc nào từ được gõ sau đó cũng nằm ở đầu một trang mới. Trong khi nếu ngắt trang bằng cách chèn các dòng trắng thì sau này khi thêm hoặc xóa bớt nội dung, từ đó có thể không còn nằm ở đầu trang nữa.
Nếu chọn mục "Thông báo trang" trong hộp thoại Định dạng tài liệu của NVDA, nó sẽ thông báo mỗi khi di chuyển qua trang mới.
Mẹ mẹ ơi cô dạy,
Cãi nhau là không hay,
Cái miệng nó xinh thế,
Chỉ nói điều hay thôi.
Mèo con rửa mặt,
Sao lại dùng tay,
Khăn ở trên dây,
Sao mèo không lấy.
Có thể dùng chức năng Đi Đến (Go to) của Word để chuyển con trỏ đến nhanh một thành phần nào đó trong tài liệu. Nhấn control+g để mở hộp thoại "Go to".
Sau khi nhấn control+g để mở hộp thoại "Go to", mặc định focus sẽ nằm ở ô nhập liệu số trang muốn đi đến. Ví dụ, nhập vào số "25", nhấn enter để đi đến trang số 25. Hoặc có thể thêm dấu cộng "+" hoặc dấu trừ "-" trước chữ số để đi tới hoặc đi lùi về trước bao nhiêu trang tính từ trang hiện tại. Ví dụ: nhập vào "+4" sẽ đi đến bốn trang nữa. Có một mục hiển thị cho phép chọn lựa đi đến theo thành phần trong hộp thoại này. Nó hoạt động cũng giống với chức năng đi đến trang. Trong các bài học sau, chúng tôi sẽ đề cập về các thành phần này.
Hãy thử tạo một tài liệu gồm nhiều trang và thực tập chức năng đi đến:
Trong Chủ đề 2.3 Soạn Thảo Văn Bản, chúng ta cũng đã ôn lại các phím di chuyển chuẩn, ví dụ như các phím mũi tên, di chuyển đoạn vvv. Sau đây là vài phím tắt mới có thể dùng để di chuyển trong tài liệu Word:
control+page up và control+page down cũng được sử dụng để tìm đến kết quả trước và kết quả kế khi dùng chức năng tìm kiếm và chức năng đi đến.
Chúng ta hãy thực tập:
Cũng giống như những tùy chọn định dạng được giới thiệu trước đây, Word có thêm những tùy chọn khác để định dạng cho đoạn.
Trong hộp thoại "Paragraph" (đoạn) cho phép kiểm soát thụt lề, phân cách của đoạn - dòng, và trường hợp ngắt đoạn ở cuối trang.
Để mở hộp thoại đoạn, nhấn application mở thực đơn ngữ cảnh, nhấn p chọn mở đoạn (Paragraph). Trong trường hợp có nội dung vừa được copy, cần nhấn p thêm một lần nữa để bỏ qua mục "Paste options" (tùy chọn dán) và nhấn enter khi đứng tại mục "Paragraph".
Sau đây là phần giới thiệu sơ qua các tùy chọn trong hộp thoại đoạn:
"Outline level" (cấp độ bố cục) được sử dụng khi đọc ở dạng xem phác thảo (outline view). Có thể di chuyển giữa các tiêu đề khi đọc với chế độ này. Nó khá giống với chế độ duyệt của NVDA.
Phần thụt lề (Indentation) sẽ được đề cập trong chủ đề sau.
Phân cách (spacing) được dùng để thiết lập khoảng trống bên trên và bên dưới đoạn. Đối với phân cách dòng (line spacing) sẽ điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng. 1.5 là lựa chọn được cho là dễ đọc với nhiều người nhất. Phân cách đơn (single space) thường dùng để cân đối cho phù hợp với trang. Phân cách đôi (double space) sẽ có khoảng phân cách như một dòng trắng.
Nhấn control+tab chuyển qua trang "Line and page breaks" (ngắt trang và dòng). Trong trang này sẽ có những tùy chọn cho phép tùy chỉnh cho việc xuống dòng và ngắt đoạn.
Tùy chọn "Keep with next" cho phép chọn đoạn này luôn nằm trên cùng một trang.
"Keep lines together" không cho phép ngắt khi đang ở trong một đoạn.
"Page break before" là một cách khác để chèn phần ngắt trang ngay trước đoạn này. Giống như khi đứng ở đầu đoạn và nhấn control+enter.
Có thể dùng phím tắt để điều chỉnh trực tiếp cho một số tùy chọn. NVDA hiện không thông báo các thông tin khi thực hiện các lệnh này. Tuy nhiên, có thể mở hộp thoại đoạn để kiểm tra lại những thay đổi.
Điều chỉnh phân cách dòng:
Nhấn control+0 để chuyển qua lại giữa hai lựa chọn là chừa hoặc không chừa khoảng phân cách bằng 12pt ở đầu mỗi đoạn. Nếu sử dụng kích cỡ phông chữ là 12pt, thì nó sẽ chừa khoảng phân cách bằng với một dòng trắng.
Việc thụt lề sẽ kiểm soát khoảng cách từ lề trang đến chữ ở đầu dòng. Ngoài cách điều chỉnh thụt lề trong hộp thoại đoạn, có thể dùng bốn phím tắt sau:
Có thể kết hợp các tùy chọn thụt lề này. Ví dụ: nhấn control+m (tăng thụt lề), sau đó nhấn control+shift+t (giảm thụt lề treo), sẽ thiết lập lề của đoạn sát mép lề trái nhưng dòng thứ nhất của đoạn sẽ được thụt đầu dòng.
Hiện nay, NVDA sẽ không thông báo thông tin thụt lề khi nhấn phím lệnh. Có thể dùng NVDA+f để kiểm tra lại. Hoặc, chọn tùy chọn "Thông báo lề của đoạn" trong hộp thoại Định dạng tài liệu của NVDA.
Chúng ta hãy thực tập với tập tin "Bai Tho Cho Be":
Khi soạn thảo văn bản, phím tab cũng có thể dùng để thụt lề. Mặc định cho mỗi lần nhấn tab, nó sẽ thụt vào 1.27 cm hoặc 0.5 in-sơ (inch).
Mỗi khi nhấn tab, NVDA sẽ thông báo khoảng cách từ lề trái đến vị trí hiện tại. Cũng có thể dùng NVDA+f để xem lại thông tin này. Hãy kiểm tra để cân đối nội dung so với dòng ở trên và dòng dưới đó.
Việc cân đối này sẽ khó thực hiện bằng phím khoảng trắng do chiều ngang của mỗi ký tự của hầu hết các phông sẽ không bằng nhau. Ví dụ, ký tự "m" hoặc chữ "w" sẽ có chiều ngang lớn hơn chữ "i".
Có thể dùng phím tab để phân chia các mục giữa nhiều dòng cho nó cân đối với nhau. Ví dụ, muốn liệt kê một bảng lịch trình gồm hai loại thông tin (tên công việc và nơi làm việc) nằm trên mỗi dòng. Bạn dùng phím tab để canh đều từ lề trái đến phần tên công việc và tương tự cho phần nơi làm việc. Việc trình bày này sẽ giúp người sáng mắt xem dễ dàng hơn và nhanh chóng đối chiếu các thông tin với nhau. Đôi khi cần phải thêm phím tab nếu có phần nội dung nào đó ngắn hơn quá nhiều so với những phần nằm trên các dòng khác. Hãy để ý thông tin khoảng cách từ lề trái đến vị trí hiện tại mỗi khi nhấn tab.
Để điều chỉnh khoảng cách của tab khi nhấn (còn được gọi là tab stop), mở hộp thoại đoạn trong thực đơn ngữ cảnh và kích hoạt nút "Tabs...".. Sau khi thêm vào khoảng cách của tab mới, thì nó sẽ được chọn thay thế cho khoảng tab được chọn trước đó. Khoảng cách tab mặc định có giá trị là 1.27 cm hoặc 0.5 inch. Trong hộp thoại quản lý tab, cũng sẽ tìm thấy danh sách các tab stops được định nghĩa sẵn, để giúp bạn có thể sử dụng ngay thay vì phải thêm tab stops mới vào.
Hãy thực tập sử dụng tab bằng cách viết ra các ngày lễ lớn trong năm:
Trong phần học này, chúng ta đã luyện tập với các thao tác soạn thảo khá nhiều, như xử lý dòng và đoạn. Bên cạnh đó, chúng ta cũng đã được giới thiệu các phần như định dạng đoạn, ngắt trang, thụt lề và sử dụng tab. Một số khái niệm và kiến thức đã đề cập bao gồm:
Mục đích chính của phần học này là sử dụng bảng (table) một cách hiệu quả nhất trong các tài liệu của Word. Chúng tôi sẽ đề cập đến các vấn đề như tạo bảng, thiết lập, chỉnh sửa và di chuyển.
Mục tiêu:
Bảng cho phép dùng để trình bày và sắp xếp các nội dung thông tin theo dòng và cột. Ví dụ như, có thể sử dụng bảng để trình bày thời gian biểu, bảng liệt kê các phím tắt, bảng xếp hạng học lực vvv. Một ví dụ khác là trong bài học Sử dụng phím tab ở phần trước, có thể dùng bảng để trình bày danh sách các ngày lễ trong năm. Ở cột thứ nhất, ghi tên ngày lễ và ở cột thứ hai, ghi ngày tháng của ngày lễ đó. Bảng chủ yếu thường được sử dụng cho mục đích sắp xếp bố cục hoặc thể hiện mối liên hệ giữa các nội dung với nhau.
Khi có nhiều loại thông tin, có thể thêm cột cho bảng. Ví dụ, muốn thêm các thông tin như mô tả ngắn về ngày lễ, năm đầu tiên ngày lễ được tổ chức, tổ chức/quốc gia khởi xướng vvv. Bạn có thể thêm từng cột cho mỗi loại thông tin nói trên.
Để tạo một bảng cho tài liệu, nhấn alt+n mở tab Insert (Chèn). Sau đó, nhấn t chọn bảng (table) và dùng mũi tên chọn kích cỡ của bảng. Ban đầu, focus sẽ nằm tại kích cỡ 1x1. Nhấn mũi tên phải để tăng số cột trên một dòng. Nhấn mũi tên xuống để tăng số dòng. Và ngược lại, nhấn mũi tên trái để giảm số cột và mũi tên lên để giảm số dòng. Khi chọn kích cỡ bảng xong, nhấn enter để chèn bảng vào tài liệu.
Mặc định thì bảng sẽ chiếm toàn bộ chiều rộng của trang. Các cột sẽ được phân đều theo chiều ngang của trang và các dòng sẽ có chiều cao bằng với một dòng trắng.
Bây giờ, chúng ta sẽ thực tập tạo một bảng gồm các thông tin về các trận đá bóng:
Di chuyển trong một bảng ở Word cũng giống như khi di chuyển trong một bảng trên web. Nhấn control+alt+mũi tên phải qua cột kế, control+alt+mũi tên trái về cột trước. Nhấn control+alt+mũi tên xuống xuống dòng kế và control+alt+mũi tên lên về dòng trước. Lưu ý, đây là những phím tắt của NVDA; vì vậy, nó chỉ hoạt động khi NVDA đang chạy.
Nếu tùy chọn "Thông báo bảng" trong hộp thoại Định dạng tài liệu được chọn, NVDA sẽ thông báo thông tin bảng mỗi khi con trỏ đi đến hoặc ra khỏi bảng. Khi focus đi đến bảng, NVDA sẽ thông báo số dòng và số cột của bảng đó. Tùy chọn này được chọn mặc định. Nhấn NVDA+control+d để mở hộp thoại Định dạng tài liệu.
Một tùy chọn khác trong hộp thoại định dạng tài liệu cũng được chọn mặc định là "Thông báo vị trí ô". Nếu mục này được chọn và con trỏ đang đứng trong một bảng, thì NVDA sẽ thông báo vị trí của dòng hoặc cột khi nó thay đổi. Ví dụ khi đứng tại ô đầu tiên trong bảng (cột 1 dòng 1), nhấn control+alt+mũi tên phải sẽ thông báo là "cột 2", nhấn control+alt+mũi tên xuống sẽ thông báo là "dòng 2". NVDA sẽ không thông báo vị trí cột, vì vị trí cột vẫn không thay đổi (nó vẫn đang ở cột thứ 2).
Nếu nhấn control+alt+mũi tên phải khi đang ở cột cuối, NVDA sẽ thông báo là "đã ở sát cạnh của bảng". Tương tự, NVDA cũng sẽ thông báo như vậy khi di chuyển đến cột cuối cùng bên trái, dòng trên cùng hoặc dòng cuối cùng mà vẫn tiếp tục nhấn phím lệnh tương ứng.
Bây giờ, chúng ta sẽ chỉnh sửa tập tin "Tran Dau", thêm các tiêu đề bao gồm: "Vòng đấu", "Đội nhà", "Đội khách",, "Điểm đội nhà" và "Điểm đội khách". Sau đó thực tập di chuyển trong bảng.
Khi di chuyển trong bảng, NVDA sẽ đọc vị trí cột hoặc dòng. Nếu bảng được thiết lập với tiêu đề cột hoặc tiêu đề dòng, hoặc cả hai, thì NVDA sẽ đọc tiêu đề cùng với phần nội dung của ô tương ứng. Điều này sẽ cung cấp cho bạn biết mối liên hệ của nội dung ở ô hiện tại thuộc tiêu đề nào, thay vì chỉ đọc vị trí cột hoặc vị trí dòng.
Để thiết lập tiêu đề cột cho các dòng dưới đó, đi đến vị trí của ô tiêu đề đầu tiên và nhấn NVDA+shift+c. Trong tập tin "Tran Dau", các tiêu đề cột đều nằm trên dòng thứ nhất của bảng. Và tương tự, để thiết lập tiêu đề dòng cho các cột về bên phải, bạn chuyển đến ô tiêu đề đầu tiên và nhấn NVDA+shift+r. Ví dụ, tiêu đề dòng cho các cột có thể là ô nội dung "Vòng đấu" chẳng hạn.
Nội dung của một ô có thể thiết lập cho nó vừa là tiêu đề cột và dòng. Ví dù, ở cột 1 dòng 1 là ô nội dung "Vòng đấu". Nếu chọn thiết lập nó vừa là dòng và cột tiêu đề đầu tiên của cột và dòng, thì khi di chuyển giữa các cột hoặc dòng NVDA sẽ đều đọc tiêu đề cột hoặc dòng tương ứng cùng với nội dung của ô đang có focus.
Để làm điều đó, bạn đứng tại ô "Vòng đấu" (cột 1 dòng 1) và nhấn phím lệnh thiết lập tiêu đề cột NVDA+shift+c và sau đó thiết lập tiêu đề dòng NVDA+shift+r.
Để xóa bỏ thiết lập tiêu đề cột hoặc dòng, đưa focus đến ô có nội dung tiêu đề đã được thiết lập trước đó,, sau đó nhấn phím lệnh tương ứng nhanh hai lần. Ví dụ, nhấn nhanh hai lần phím NVDA+shift+c để xóa thiết lập cho tiêu đề cột và NVDA+shift+r nhanh hai lần để xóa thiết lập cho tiêu đề dòng.
Các thiết lập tiêu đề này được lưu cùng với tài liệu. Vì vậy, nó hoàn toàn hoạt động với các trình đọc màn hình khác.
Lưu ý, phải chọn mục "Thông báo tiêu đề cột/dòng" trong hộp thoại Định dạng tài liệu để NVDA thông báo tiêu đề khi di chuyển.
Chúng ta hãy tạo một thời gian biểu cho xe buýt và thực tập thiết lập tiêu đề:
Có một số cách để chèn thêm cột hoặc dòng vào bảng hiện tại. Trong đó, hai cách thường dùng là từ thực đơn ngữ cảnh và từ tab "Table layout" (Bố trí bảng). Có thể chọn chèn kế bên trái hoặc phải của cột, bên trên hoặc phía dưới dòng hiện tại.
Để chèn một cột hoặc dòng từ thực đơn ngữ cảnh, chuyển focus đến cột hoặc dòng muốn chèn kế đó. Mở thực đơn ngữ cảnh và chọn mục "Insert" (Chèn). Sau đó, chọn "Insert columns to the left" để chèn cột vào bên trái cột hiện tại, hoặc "Insert columns to the right" để chèn cột vào bên phải. Tương tự như chèn cột, chọn "Insert rows above" chèn thêm dòng vào phía trên, hoặc "Insert rows below" chèn thêm dòng vào phía dưới.
Để chèn từ tab Layout trên ribbon, nhấn alt, j, và l, và sau đó nhấn một trong các phím sau:
Có thể chọn và chèn nhiều cột hoặc dòng. Nếu focus đang đứng ở một ô duy nhất, thì một cột hoặc một dòng sẽ được chèn thêm vào. Nếu chọn nhiều cột hoặc dòng trước khi chèn, thì nó sẽ chèn thêm nhiều cột hoặc dòng, bằng với số cột/dòng được chọn trước đó. Phần chọn các ô sẽ được chúng tôi đề cập trong chủ đề sau.
Công ty xe buýt vừa tăng cường thêm một chuyến vào khoảng thời gian giờ ăn trưa, chúng ta hãy thêm thông tin này vào trong thời gian biểu ở bài thực hành sau:
Ngoài cách dùng control+alt+các phím mũi tên để di chuyển qua lại giữa các dòng và cột trong bảng, cũng có thể di chuyển bằng một số phím khác, ví dụ như các phím mũi tên. Nhấn mũi tên trái hoặc **phải để di chuyển theo ký tự trong một ô. Khi đứng ở ký tự cuối của ô, nhấn tiếp con trỏ sẽ chuyển qua cột trước hoặc kế đó.
Nhấn mũi tên xuống di chuyển qua các dòng nội dung nằm trong ô hiện tại trước khi chuyển qua dòng kế của bảng.
Khi nhập nội dung cho một ô, nếu nội dung dài hơn kích cỡ ô, thì nó sẽ tự động xuống dòng. Lưu ý, dòng này vẫn nằm trong ô hiện tại, không phải dòng của bảng.
Một cách di chuyển khác là dùng phím tab. Nhấn tab để chuyển qua ô kế; shift+tab chuyển về ô trước. Khi đứng ở ô cuối của dòng, nhấn tab sẽ chuyển qua ô đầu tiên của dòng kế.
Có một số điểm đáng lưu ý cho việc dùng phím tab để di chuyển. Khi nhấn tab chuyển từ ô A sang ô B, nội dung trong ô B sẽ tự động được chọn. Điều này khá hữu ích nếu muốn chỉnh sửa hoặc xóa nội dung một ô nào đó. Nếu con trỏ đang đứng ở ô cuối cùng (nằm trên dòng cuối của bảng), nhấn tab sẽ thêm vào bảng một dòng mới. Cả hai chức năng này đều rất hữu ích. Nhưng cần hiểu rõ để có thể sử dụng phím tab một cách hiệu quả.
Hãy tạo một bảng thu chi hằng tháng đơn giản và thực tập di chuyển:
Cũng giống như thêm dòng và cột, có thể chọn xóa ô của bảng từ thực đơn ngữ cảnh hoặc từ ribbon. Hai tùy chọn xóa ô thường được sử dụng là xóa cả dòng và xóa cả cột.
Có hai tùy chọn xóa khác nữa là "Shift cells left" (Dịch ô sang trái) và "Shift cells up" (dịch ô lên trên). Nếu chọn tùy chọn xóa là "Shift cells left", thì nó sẽ xóa tất cả các ô được chọn và dịch các ô bên phải sang trái để lấp vào chỗ trống. Điều này sẽ làm các dòng có ô bị xóa hẹp lại so với những dòng khác. Tương tự, nếu chọn xóa "Shift cells up" thì nó sẽ xóa các ô đang chọn và dịch các ô phía dưới lên trên. Sử dụng hai lệnh này có thể làm các ô nằm ở cột hoặc dòng có ô bị xóa có chiều rộng hoặc chiều cao không đều, so với các ô xung quanh đó. Ngoài ra, sau khi xóa ô đi, do thiếu ô nên khi di chuyển bằng control+alt+phím mũi tên có thể không đọc thông tin như mong muốn. Vì vậy, trong hầu hết mọi trường hợp, chọn xóa toàn bộ dòng hay cột sẽ là chọn lựa tốt hơn.
Để tiết kiệm chi phí hằng tháng, trong bài thực hành sau, chúng ta sẽ nhịn uống cafe bằng cách xóa mục chi tiêu cho cafe trong tập tin "Bang Thu Chi". Hãy thực tập:
Khi đứng ở một ô, nhấn shift+mũi tên phải sẽ chọn ký tự như khi chọn nội dung không nằm trong bảng. Nhưng khi con trỏ đứng ở cuối ô, nhấn shift+mũi tên phải sẽ chọn toàn bộ ô đó. Tiếp tục, mỗi lần nhấn shift+mũi tên phải sẽ chọn ô kế bên phải. Tương tự, sử dụng phím shift kết hợp với phím mũi tên khác cũng hoạt động giống vậy. Ví dụ, nhấn shift+mũi tên xuống sẽ chọn dòng nội dung kế nằm trong ô hiện tại. Nếu đứng ở dòng nội dung cuối của ô hiện tại và nhấn shift+mũi tên xuống, nó sẽ chọn toàn bộ ô đó, nhấn tiếp sẽ chọn ô nằm ở dưới (cùng cột nhưng khác dòng của bảng).
Việc chọn nhiều ô nằm trên các dòng khác nhau trong bảng sẽ được đánh dấu dựa trên khối hình chữ nhật. Ví dụ, chọn hai ô cùng dòng với shift+mũi tên phải. Sau đó, nhấn shift+mũi tên xuống, nó sẽ chọn thêm hai ô ở dòng dưới và có cùng cột với hai ô trước đó.
Lưu ý, sẽ nghe NVDA đọc như là chọn nguyên dòng kế đó nhưng thật sự nó chỉ đánh khối chọn theo hình chữ nhật. Vì vậy, bạn cần ghi nhớ điểm bắt đầu và điểm kết thúc chọn để dễ hình dung và khoanh vùng chọn.
Nếu chọn từ hai ô trở lên, có thể chèn thêm hoặc xóa nhiều cột hoặc dòng cùng lúc. Ngoài ra, cũng có thể định dạng cho nội dung hoặc ô được chọn. Nhấn delete để xóa nội dung trong những ô được chọn.
Nếu dán nội dung vào khi đang có nhiều ô được chọn, thì mỗi ô sẽ có cùng một bản sao của nội dung đó.
Trong bài thực hành sau đây, chúng ta sẽ tạo một thời gian biểu, dùng để theo dõi công việc của mình theo tuần. Chúng ta sẽ thiết lập tiêu đề cho cả cột và dòng. Ngoài ra, chúng ta cũng thực tập chọn ô, copy và dán cùng một nội dung vào nhiều ô.
Đôi khi bạn cần kết hợp nhiều ô lại với nhau, được gọi là trộn (merge). Ví dụ, trong tập tin "Thoi Gian Bie", ngoài cách ghi nội dung "ngày nghỉ" vào từng ô buổi sáng, trưa, chiều của ngày thứ Tư, thì cũng có thể trộn cả 3 ô lại thành một ô lớn. Do cả ba ô này đều có cùng một nội dung nên bạn có thể dùng chức năng trộn ô.
Khi di chuyển trong bảng có ô được trộn , focus sẽ chỉ di chuyển đến ô đầu tiên trong các ô trộn đó. Ví dụ, ở dòng 2 và 3, có hai ô ở cột 5 được trộn. Đứng trên dòng 3 tại cột 4 và nhấn control+alt+mũi tên phải, focus sẽ chuyển từ cột 4 sang cột 6. Nó cũng cho phép trộn nhiều ô nằm trên nhiều dòng và cột khác nhau. Tuy nhiên, điều này không được khuyến khích vì nó không được rõ ràng và gây khó hiểu khi di chuyển.
Để trộn ô, có thể thực hiện từ thực đơn ngữ cảnh hoặc từ ribbon. Sau khi chọn ô muốn trộn, nhấn application mở thực đơn ngữ cảnh và nhấn m chọn và kích hoạt mục "Merge cell" (trộn). Lưu ý, nếu trước có nội dung được copy trước đó, nhấn m lần đầu tiên sẽ chuyển đến tùy chọn trộn. Để chọn trộn ô từ ribbon, nhấn alt, j, l và nhấn m.
Chức năng tách ô (split cells) hoạt động cũng như chức năng trộn. Bạn chọn kích hoạt mục "Split" (tách) thay vì chọn "Merge" (trộn). Sau khi mở hộp thoại "Split cell" (tách ô), nó sẽ có hai tùy chọn ô nhập liệu hộp xổ. Tùy chọn thứ nhất là ô cho phép dùng phím mũi tên chọn hoặc gõ vào số cột muốn tách (2 là giá trị mặc định). Tùy chọn thứ hai cho phép chọn số dòng muốn tách (1 là giá trị mặc định).
Cũng giống như việc trộn, việc tách ô cũng ảnh hưởng trong khi di chuyển. Vì vậy, trong một bảng không nên có nhiều ô bị tách.
Trong bài thực hành sau đây, chúng ta sẽ sửa tập tin "Thoi Gian Bie", dưới tiêu đề cột thứ Tư chỉ còn lại một ô trộn vì cả ba ô đều có chung nội dung là "ngày nghỉ". Trước đó, chúng ta sẽ xóa bớt nội dung của hai ô, sau đó trộn cả ba ô lại. Hãy thực tập trộn ô:
Mặc định khi một bảng được tạo trong Word, nó sẽ chiếm toàn bộ chiều rộng của trang và chia đều khoảng cách giữa các cột. Có thể khi điền nội dung, sẽ có những ô chứa nhiều thông tin hơn những ô khác. Điều này sẽ tạo ra nhiều khoảng trống trong các ô còn lại.
Có các tùy chọn "Autofit" (tự động khớp) cho phép tự động thiết lập độ rộng của cột.
Tùy chọn "Autofit contents" (tự khớp nội dung) sẽ thiết lập độ rộng của cột sao cho bằng với nội dung. Tùy chọn này là cách thức hiệu quả để thu nhỏ chiều cao và chiều rộng của bảng khi nội dung ở các cột không có nhiều hoặc không đồng đều. Tuy nhiên, nếu sau đó điền thêm thông tin vào, nó sẽ tự động tăng kích cỡ ô thêm.
Tùy chọn "Autofit window" (Tự khớp với cửa sổ) sẽ thiết lập độ rộng của bảng luôn luôn bằng với độ rộng của trang.
Để thiết lập độ rộng của bảng bằng với trang và nội dung khớp với cột, nên chọn tùy chọn "Autofit contents" (tự khớp nội dung), sau đó chọn tiếp "Autofit with window" (Tự khớp với cửa sổ). Nhấn alt, j và l mở tab "Table Layout" (Bố trí bảng) ; sau đó, nhấn f mở mục "Autofit". Nhấn c để chọn "Autofit content" (tự khớp nội dung) và w chọn "Autofit with window" (Tự khớp với cửa sổ).
Nếu chọn tùy chọn "Fixed column width" (Độ rộng cố định), khi gõ thêm hoặc bỏ bớt nội dung, ô sẽ không tự động điều chỉnh kích cỡ. Nếu nội dung quá dài và không đủ hiển thị trên một dòng, nó sẽ tự động xuống dòng trong cùng ô đó. Lưu ý, đây là dòng nội dung, không phải dòng của bảng. Tùy chọn "Column width" (độ rộng cột) và "Row height" (độ cao dòng) có thể dùng để khai báo độ rộng và độ cao chính xác của cột và dòng. Giá trị này sẽ dùng đơn vị đo lường đang được thiết lập cho Word, là inch hay xen-ti-mét vvv. Nhấn alt, j và l để mở tab "Table layout" (bố trí bảng). Nhấn h để chỉnh độ cao của ô, nhấn w chỉnh độ rộng hoặc nhấn f và nhấn thêm n để chọn "Fixed column width" (độ rộng cố định). Tùy chọn độ rộng cố định thông thường sẽ thiết lập bảng khá gọn gàng và ngăn nắp.
Chúng ta hãy tạo một danh mục âm nhạc và thực tập với tùy chọn tự động khớp (Autofit):
Mặc định thì bảng và các ô sẽ có đường viền mỏng, màu đen được bao quanh.
Để thay đổi cách hiển thị của các đường viền này, trước hết, chọn toàn bộ bảng hoặc ô muốn điều chỉnh. Nhấn alt, j và t mở tab "Table design" (Thiết kế bảng), nhấn b để chọn "Border" (đường viền). Cuối cùng, nhấn n để chọn "No border" (không có đường viền), a chọn "All borders" (tất cả các đường viền), hoặc mũi tên xuống chọn mục nào đó theo ý bạn và nhấn enter. Nếu thấy mục nào đang báo chọn, nhấn enter sẽ bỏ chọn mục đó. Có một số lựa chọn ở đây như đường viền bên trái hoặc bên trên. "Diagonal borders" (đường viền chéo) thường dùng để gạch chéo, đánh dấu ô không được sử dụng.
Dùng shift+phím mũi tên để chọn ô. Để chọn toàn bộ bảng, nhấn alt, j và l mở tab "table layout" (bố trí bảng), nhấn k chọn mục "Select" (chọn) và nhấn t để chọn toàn bộ bảng (table).
Bạn cũng có thể thay đổi cách trình bày của bảng trên màn hình bằng cách sử dụng các kiểu dáng bảng (table styles). Nó cũng giống như phần giao diện tài liệu (theme) đã được giới thiệu trước đây. Có thể tìm thấy các kiểu dáng bảng và kiểu đường viền trong tab "Table design" (thiết kế bảng). Nhấn alt, j và t để mở tab "table design"; sau đó dùng phím tab để duyệt các tùy chọn. Các mục như "header row" (dòng tiêu đề), "total row" (tổng số dòng), vvv dùng để chọn cho phép nó được thiết lập cho bảng khi thay đổi kiểu dáng bảng. Có một vài kiểu dáng bảng sẽ trình bày những thành phần này theo cách hoàn toàn khác. Tùy chọn "banded columns" và "banded rows" được sử dụng trong một số kiểu dáng bảng. Nếu chọn, nó sẽ thay thế cách hiển thị các cột hoặc dòng theo những kiểu vẽ khác nhau nhằm giúp người xem đọc các bảng có nhiều dữ liệu dễ dàng hơn.
Hãy thực tập thay đổi cách trình bày cho bảng danh mục âm nhạc trong tập tin "Nhac":
Hầu hết những tính năng và thuộc tính của bảng đều có thể tìm thấy trong hộp thoại thuộc tính bảng (Table properties). Để mở hộp thoại thuộc tính bảng, đứng trong bảng, nhấn application mở thực đơn ngữ cảnh và nhấn r.
Hộp thoại này có tổng cộng 5 tab, bao gồm: "Table" (Bảng), "Row" (Dòng), "Column" (Cột), "Cell" (Ô) và "Alt text" (Văn bản thay thế).
Thay đổi các tùy chọn trong trang đầu tiên sẽ có hiệu lực lên toàn bộ bảng. Mục "Preferred width" (độ rộng ưa thích) cho phép chỉ định độ rộng của bảng tính theo phần trăm, inch hoặc xen-ti-mét. Tùy chọn "Alignment" và "Text wrapping" sẽ ảnh hưởng đến vị trí của bảng nằm ở trên trang. "Borders and Shading" (Đường viền và tô bóng) có thể dùng để thiết lập thủ công các lựa chọn cho nó, thay vì dùng các kiểu dáng có sẵn. Mục "Options" (Tùy chọn) cho phép thiết lập lề cho ô, khoảng cách từ đường viền đến nội dung trong một ô. Mục "Spacing between cells" (Phân cách giữa các ô)để chèn một khoảng hở giữa đường viền của một ô và ô kế.
Các thay đổi ở trang thứ hai sẽ ảnh hưởng lên dòng của bảng. cho phép chọn độ cao của dòng và thiết lập cho phép ngắt dòng khi qua trang. Có thể chọn dòng để nó được hiển thị lặp lại ở đầu mỗi trang nếu bảng hiện tại nằm trên nhiều trang tài liệu. Dòng được chọn hiển thị ở đầu mỗi trang sẽ tự động được thiết lập là tiêu đề cột. Vì vậy, không cần phải dùng NVDA+shift+c để thiết lập. Sau đó là hai nút để chuyển về dòng trước và dòng kế tiếp.
Trang thứ ba gồm các tùy chọn dành cho cột. Cũng tương tự như trang Row" (dòng), trang này có tùy chọn "Preferred width" (độ rộng ưa thích, cho phép chọn độ rộng cho cột hiện tại. Chọn nút "Previous" (trước) để chuyển về cột trước; hoặc chọn nút "Next" (Kế) để chuyển qua cột kế.
Trang thứ tư gồm các tùy chọn dành cho ô. Mục "Preferred width" cho phép chọn độ rộng của ô theo đơn vị là inch, xen-ti-mét hoặc theo tỷ lệ phần trăm. Tùy chọn "Verticle alignment" (canh dọc), cho phép chọn canh chỉnh khoảng cách từ đường viền trên đến nội dung. Có ba lựa chọn là "top" (trên cùng), "center" (giữa) và "bottom" (dưới dùng). Nút "Options" (tùy chọn),, sau khi kích hoạt, nó sẽ có thêm một số tùy chọn cho lề của ô. Có thể chọn lề của ô theo như thiết lập của toàn bộ bảng. "Wrap text" (ngắt dòng văn bản), cho phép chọn nội dung trong ô sẽ được xuống dòng hay không. Một tùy chọn khác trong hộp thoại này là "Fit text" (đặt vừa văn bản), cho phép chọn nội dung khớp với độ rộng của ô. Nếu nội dung dài hơn độ rộng của ô, thì nó sẽ cân đối và thu hẹp văn bản lại. Điều này thường sẽ làm nội dung trên màn hình khó đọc hơn.
Trong hộp "Cell options" (Tùy chọn ô), cho phép canh chỉnh theo chiều dọc như trên cùng, giữa và dưới cùng. Ngoài ra, nó cũng cho phép canh chỉnh theo cách bình thường (canh chỉnh lề văn bản theo chiều ngang). Những phím canh chỉnh lề chuẩn đó bao gồm control+l để canh trái, control+e canh giữa và control+r để canh phải.
Hãy khám phá hộp thoại thuộc tính bảng với bảng danh mục âm nhạc:
Trang cuối cùng trong hộp thoại thuộc tính bảng là "Alt text" (Văn bản thay thế).
Trong trang này gồm hai mục là ô nhập liệu "Title" (Tiêu đề) và "Description" (Mô tả).
Nếu có khai báo tiêu đề cho một bảng, khi di chuyển đến bảng đó, nó sẽ thông báo tiêu đề. Ngoài ra, cũng sẽ thông báo tiêu đề bảng khi bạn nhấn t để di chuyển qua các bảng trong chế độ duyệt (Browse mode). Nếu không có khai báo tiêu đề bảng, thì khi bảng có focus, nó chỉ thông báo thông tin kích cỡ của bảng và nội dung của ô đầu tiên.
Nếu có phần mô tả (Description) cho bảng, nó cũng sẽ được thông báo khi bảng có focus hoặc khi nhấn t ở chế độ duyệt. Nhấn NVDA+d để xem phần mô tả.
Để thêm vào tiêu đề và phần mô tả cho bảng, di chuyển focus đến bảng đó, nhấn application mở thực đơn ngữ cảnh, nhấn r mở hộp thoại thuộc tính bảng, và sau đó, nhấn control+tab chuyển đến trang "Alt text" (Văn bản thay thế). Sau khi điền tiêu đề và nội dung mô tả, nhấn enter lưu lại và đóng hộp thoại.
Chúng ta hãy thêm tiêu đề và mô tả cho bảng danh mục âm nhạc:
Trong phần học này đã đề cập đến các chủ đề như tạo bảng, chỉnh sửa, thiết lập và sử dụng bảng. Các khái niệm và kiến thức chính đã được giới thiệu bao gồm:
Ở dòng 2, lần lượt điền nội dung vào hai cột là: "Phím" cho cột 1, "Mô tả" cho cột 2. Và ở những dòng sau đó, hãy liệt kê các phím tắt được sử dụng cho bảng. Lưu ý, bạn cần phải thêm dòng. Hãy liệt kê các phím tắt bao gồm:
- Làm sao để tạo một bảng
- Hai cách khác nhau để di chuyển trong bảng
- Làm thế nào để thiết lập tiêu đề dòng và cột
- Làm thế nào để chèn thêm một ô và xóa ô
- Làm thế nào để trộn các ô
- Cách nào để đọc nội dung văn bản thay thế
- Có thể thêm dòng để ghi chú những phím tắt khác mà bạn muốn
Hãy thêm vào phần văn bản thay thế (Alt text) cho bảng, với tiêu đề là "Phím Tắt" và phần mô tả là: "Những phím tắt hữu dụng khi làm việc với bảng".
Mục đích của phần học này là thiết lập tài liệu sao cho đúng với các kiểu khổ giấy cũng như khi xem tài liệu bằng những phương tiện khác.
Mục tiêu:
Nếu muốn in ấn tài liệu, bạn cần phải thiết lập lề trang và khổ giấy. Hai khổ giấy hiện được dùng phổ biến là khổ giấy A4 và Thư (Letter). Khổ A 4 có độ rộng nhỏ hơn khổ giấy thư 5.87mm (0.23 inch) nhưng có độ cao dài hơn 17.61mm (0.69 inch). Bạn nên thiết lập tài liệu sao cho khớp với khổ giấy in. Nếu in ra khổ giấy khác với khổ giấy đã thiết lập, nội dung có thể bị ngắt trang không đúng.
Để thiết lập khổ giấy, nhấn alt+p mở tab "Layout" (Bố trí), nhấn s và z để mở "Size" (kích cỡ), sau đó dùng mũi tên để xem lựa chọn.
Một tùy chọn khác ở trong tab "Layout" là "Margins" (Lề). Tùy chọn này cho phép thiết lập lề trang. Nếu in quá sát với mép giấy sẽ làm tài liệu khó đọc hơn. Lề trang là khoảng cách từ mép giấy đến phần nội dung tài liệu. Lưu ý, khi dùng các lệnh như canh trái, canh giữa, canh phải, nó sẽ thiết lập khoảng cách từ lề trang đến văn bản, không phải từ mép giấy. Nhấn alt+p mở tab "Layout", nhấn m để mở tùy chọn "Margins" (lề). Sau đó, dùng mũi tên để xem các lựa chọn. Nếu chọn lề rộng, sẽ giúp tài liệu dễ đọc hơn và có thể tạo các hiệu ứng mang tính trình bày cho phần lề trang. Nếu chọn lề hẹp, thì nội dung trên một trang sẽ được hiển thị nhiều hơn.
Ở đây, nó có một số lựa chọn lề được định nghĩa sẵn. Ngoài ra, nó cũng cho phép tùy chỉnh lề trang. Sau khi kích hoạt mục "Custom margins" (lề tùy chỉnh), nó sẽ mở hộp thoại "Page setup" (Thiết lập trang), gồm các mục như: thiết lập cho một quyển sách, số trang nội dung trên một tờ giấy hoặc thiết lập lề phản chiếu (Mirrored margins). Lề phản chiếu được dùng cho các loại tài liệu được đóng gáy. Vì nó cần lề trang bên trong rộng hơn cho phần đóng gáy sách.
Thông tin lề và khổ giấy cũng có thể được kiểm tra lại trên thanh công cụ in (Print toolbar). Ở đây, nó cũng cho phép thay đổi các lựa chọn trước khi gửi dữ liệu ra máy in. Lưu ý, những thay đổi trên thanh công cụ in sẽ không được lưu lại. Vì vậy, nên thiết lập lề trang và khổ giấy từ tab "Layout" (bố trí).
Trong bài thực hành sau, chúng ta sẽ khám phá các thiết lập in ấn. Bạn không cần phải có máy in để hoàn thành bài thực hành này. Nhưng nếu có, chúng ta sẽ kiểm tra những khổ giấy nào được máy in hỗ trợ. Hãy thực tập:
Hầu hết các khổ giấy (paper size) đều có hình chữ nhật (gồm 2 cạnh dài và hai cạnh ngắn ). Nếu tài liệu được trình bày với phần trên và dưới cùng là hai cạnh ngắn, thì được gọi là hướng dọc (Portrait). Và ngược lại, nếu phần trên cùng và dưới cùng của tài liệu là hai cạnh dài của khổ giấy, thì được gọi là hướng ngang (Landscape). Tài liệu sắp xếp theo hướng dọc thường được dùng cho các giấy tờ như thư từ, công văn, sơ yếu lý lịch. Còn tài liệu theo hướng ngang thường sẽ là bì thư, tờ rơi...
Nhấn alt+p mở tab "Layout", o mở mục "Orientation" (Hướng) và dùng mũi tên để chọn giữa hai hướng là "Portrait" (dọc) và "Landscape" (dọc).
Sau khi thay đổi, có thể kiểm tra lại bố cục của tài liệu như phần xuống dòng và ngắt trang.
Kiểu trình bày theo hướng "landscape" (ngang) sẽ rất hữu ích trong trường hợp nội dung thông tin trong tài liệu cần có chiều rộng, ví dụ như bảng với nhiều cột chẳng hạn. Chúng ta hãy tạo một bảng và thay đổi độ rộng của trang bằng cách trình bày theo hướng ngang:
Bạn nên đánh số trang cho tài liệu để giúp người đọc nhanh chóng biết được tổng số trang của tài liệu. Ngoài ra, khi muốn đề cập đến phần nội dung nào đó trong tài liệu, bạn có thể ghi chú cho người đọc tìm đến trang mấy để xem.
Để đánh số trang cho tài liệu, nhấn alt+n mở tab "Insert" (chèn), nhấn n và u mở mục "Page numbers" (số trang). Nó sẽ xổ ra một danh sách gồm các lựa chọn vị trí đánh số trang. Số trang thường được đặt ở cuối trang (bottom of the page). Có thể đặt ngoài lề trang (page margin) hoặc ở vị trí hiện tại (current position).
Sau khi chọn vị trí đánh số trang, sẽ xuất hiện thêm các mục cho phép chọn định dạng của số trang đó, ví dụ như canh trái, canh giữa, canh phải hoặc chọn kiểu chữ số La Mã...
Chúng ta hãy thực tập đánh số trang cho tài liệu:
Bé thương Cún lắm
Bế Cún vào phòng
Lấy tấm áo cũ
Lót cho Cún nằm
Bé nựng khe khẽ
Cún ngủ cho ngoan!
Rồi đây Cún sẽ
Canh nhà thật chăm.
Các số trang được giới thiệu trong bài trước, nó cũng thuộc phần đầu và chân trang (headers and footers). Đầu và chân trang là phần nội dung xuất hiện ở mỗi trang. Nội dung của đầu trang (header) sẽ nằm trên cùng và chân trang (footer) sẽ nằm ở dưới cùng.
Tùy chọn đầu và chân trang cho phép ghi các thông tin ở đầu và cuối mỗi trang, bao gồm cả số trang. Thông tin thường được ghi cho phần đầu và chân trang bao gồm:
Để chèn đầu hoặc chân trang, nhấn alt+n mở tab "Insert" (chèn), sau đó nhấn h để chèn đầu trang (header) hoặc o để chèn chân trang (footer).
Sau khi chọn chèn, sẽ xuất hiện một danh sách gồm các lựa chọn các mẫu có sẵn. Lựa chọn đang có focus là "Blank" (trống), cho phép gõ vào nội dung cho đầu hoặc chân trang. Mặc định khi nhập nội dung, nó sẽ được canh trái. Nhấn tab một lần để canh giữa và thêm một lần nữa để canh phải. Ví dụ, gõ vào tựa đề của tài liệu để canh trái; sau đó nhấn tab hai lần để canh phải và điền vào số trang.
Bên cạnh lựa chọn đầu hoặc chân trang trống, còn có những mẫu có sẵn khác. Hầu hết, là những mẫu biến thể của màu, giao diện và hộp văn bản (text box). Hộp văn bản sẽ được đề cập trong chủ đề sau. Tuy nhiên, chúng tôi không khuyến khích sử dụng hộp văn bản, vì nó rất khó để truy cập bằng bàn phím.
Số trang trong tài liệu "Be Va Cun" ở bài thực hành trước nằm ở phần chân trang. Trong bài thực hành sau đây, chúng ta sẽ tạo đầu trang cho nó với nội dung bên trái là tên của bài thơ và bên phải là tên tác giả.
Sau mỗi lần tạo mới, focus sẽ chuyển đến cửa sổ đầu và chân trang; cho phép xem và sửa. Dùng mũi tên lên xuống để duyệt. Nhấn escape để về lại tài liệu.
Từ tab "Insert", có thể mở lại phần đầu và chân trang để có thể xem và chỉnh sửa. Nhấn alt+n mở tab "Insert", nhấn h để mở tùy chọn đầu trang hoặc o để mở tùy chọn chân trang. Sau đó, nhấn e để kích hoạt mục "Edit" (sửa).
Trong bài thực hành sau, chúng ta sẽ tạo một tài liệu liệt kê các hành tinh trong hệ mặt trời. Thông tin mỗi hành tinh sẽ nằm trên một trang riêng. Ngoài ra, chúng ta cũng sẽ chèn nội dung cho phần đầu trang. Hãy thực tập:
Khi focus đang đứng ở phần xem và sửa đầu và chân trang, sẽ xuất hiện thêm một tab, gọi là "Headers and footers design" (thiết kế đầu và chân trang). Nhấn alt, j và h để mở tab ribbon này. Nếu đầu hoặc chân trang có chèn hình hoặc bảng, hãy nhấn alt+j và h để mở tab "Design" (thiết kế). Vì khi có hình, nó sẽ có thêm một tab đặc biệt dành riêng cho hình (picture). Cũng như những tab khác trên ribbon, dùng tab để duyệt qua các mục.
Có một tùy chọn ở đây là "Different first page" (Khác ở trang thứ nhất). Chọn mục này để thiết lập đầu và chân trang riêng cho trang thứ nhất, ví dụ như thông tin tựa đề của quyển sách.
Một tùy chọn khác nữa là "Different Odd and Even Pages" (khác nhau ở trang chẵn và lẻ). Mục này cho phép chọn in nội dung đầu và chân trang ở mép ngoài của giấy khi tài liệu được in ra và đóng gáy. Đối với tiếng Anh và tiếng Việt, thì mép ngoài của trang chẵn sẽ nằm bên trái và trang lẻ sẽ nằm bên phải.
Chúng ta hãy thực tập sửa đầu và chân trang cho tập tin "Hanh Tinh":
Giống như số trang, cũng có thể thêm nhiều loại thông tin khác nhau vào phần đầu và chân trang. Có một số trường thông tin như đếm từ, có thể tự động cập nhật khi tài liệu thay đổi. Ngoài ra, những thuộc tính khác của tài liệu cũng có thể thêm vào hoặc chỉnh sửa, ví dụ như thông tin tác giả, phân loại, chú thích...
Để mở thuộc tính tài liệu, nhấn alt+f mở thực đơn tập tin (File). Khi mở thực đơn tập tin ra, focus thường sẽ nằm tại mục "Info" (thông tin). Nếu không phải, có thể nhấn i để kích hoạt mục này. Sau khi mở mục "Info", nhấn tab tìm đến mục "Properties", (Thuộc tính) nhấn enter, chọn "Advanced properties" (thuộc tính nâng cao) và nhấn enter để kích hoạt. Lúc này, nó sẽ hiện ra một hộp thoại hiển thị các thông tin thuộc tính về tài liệu. Dùng **control+tabđể chuyển đổi giữa các trang trong hộp thoại và ** tab để duyệt các mục trong một trang.
Có một số thuộc tính như tên người dùng, được lưu mặc định bởi Word, thay vì bởi riêng từng tài liệu. Word tự động lấy tên người dùng hiện đang đăng nhập của máy và khai báo cho mọi tài liệu.
Có thể thay đổi những trường thông tin này trong hộp thoại Tùy chọn Word (Word Options). Nhấn alt+f mở thực đơn "File" (tập tin), nhấn t chọn mục "Options" (Tùy chọn), nhấn tab tìm đến mục "Username" (tên người dùng) và "Initials" (tên tắt) để thay đổi. Sau đó, nhấn control+tab chuyển đến trang "Advance" (nâng cao), nhấn Alt+u đến khi focus chuyển đến mục "Mailing address" (địa chỉ) và điền vào địa chỉ nhận thư của công ty hay của cá nhân bạn.
Hãy viết về những kỷ niệm đẹp của bạn và cùng khám phá các thuộc tính tài liệu:
Tất cả các loại thông tin tài liệu đã đề cập, đều có thể đưa vào đầu hoặc chân trang, ví dụ như tên tác giả, địa chỉ công ty, tên tập tin, thời gian truy cập.
để đảm bảo thông tin chính xác, những trường thông tin này sẽ tự động được cập nhật khi mở hoặc in ấn tài liệu.
Hình ảnh như logo công ty, cũng có thể thêm vào phần đầu hoặc chân trang. Lưu ý, hình ảnh nên có kích cỡ nhỏ vì nó sẽ hiển thị trên mỗi trang.
Để truy cập các tùy chọn này, nhấn alt, j, h và sau đó nhấn một trong những lựa chọn phím truy cập nhanh sau:
Đối với Word 2010, thuộc tính tài liệu sẽ nằm ở mục "Quick parts" (các phần nhanh) trong tab "Headers and footers" (đầu và chân trang). Nhấn alt+j, h, q, và d để mở các thuộc tính tài liệu.
Ở tùy chọn "Document info" (Thông tin tài liệu), có một số thông tin có thể lấy trực tiếp, ví dụ như tên tập tin và tên tác giả. Nó có một mục là "Field" (trường), sau khi kích hoạt, sẽ mở một hộp thoại có nhiều thông tin khác. Hộp thoại này hơi khó đọc, do tên của các mục được viết dính liền. Ví dụ, "number of words in the document" được viết là "numwords" (số từ trong tài liệu). Có thể tùy chỉnh kiểu dáng cho một số trường thông tin trong hộp thoại "field".
Sau khi thêm vào một trường, focus sẽ nằm tại ô nhập liệu có chứa trường đó. Nhấn mũi tên phải để di chuyển ra khỏi trường vừa được thêm vào.
Một điểm hữu ích khác của các thuộc tính tài liệu là bạn có thể dùng nó để tìm kiếm nhanh một tập tin trong trình duyệt tập tin (File explorer). Nhấn windows+e mở trình duyệt tập tin, nhấn control+f mở cửa sổ tìm kiếm và gõ vào từ khóa liên quan đến thông tin tập tin muốn tìm.
Hãy khám phá những thuộc tính tài liệu với tập tin "Ky Niem":
Bên cạnh việc chèn các trường thông tin vào đầu và chân trang, cũng có thể chèn nó vào ngay trong nội dung tài liệu. Nhấn alt+n mở tab "Insert", nhấn q mở mục "quick parts" (phần nhanh) và chọn "Document properties" (thuộc tính tài liệu) hoặc "Fields" (Trường). Khi muốn chèn các trường trực tiếp vào trong nội dung tài liệu, chọn từ tab "Insert" trên ribbon, thay vì chọn từ tab "Design" của đầu và chân trang.
Có một số trường thông tin có thể dùng phím tắt để chèn:
- alt+shift+d chèn ngày hiện tại
- alt+shift+t chèn giờ hiện tại
- alt+shift+p chèn số trang hiện tại
Hãy chèn một số trường thông tin cho tài liệu:
NVDA sẽ thông báo là "Ô nhập liệu" khi đọc đến một trường thông tin. Có thể sửa nội dung của trường đó. Có một số trường hợp, khi bạn thay đổi thông tin của trường thông tin, nó sẽ tự động cập nhật cho trường tương ứng của thuộc tính tài liệu. Ví dụ, nếu sửa nội dung của trường "Keywords" (từ khóa) ngay trong tài liệu, nó cũng sẽ tự động thay đổi trong phần thuộc tính tài liệu.
Hãy thực tập với tập tin "Ky Niem":
Có thể xem như toàn bộ tài liệu của chúng ta được viết trong một cột duy nhất. Từ đó, bạn có thể tạo nhiều cột cho một tài liệu. Lưu ý, đây là cột của tài liệu, không phải cột của bảng.
Việc tạo một tài liệu phân chia thành nhiều cột thường được dùng cho các tờ báo, tạp chí... Ví dụ, trên một trang báo được chia thành nhiều cột và mỗi cột báo sẽ có những thông tin khác nhau.
Khi một tài liệu được phân chia thành nhiều cột, Word sẽ tuần tự đi từ phần nội dung ở cuối của cột hiện tại qua đầu cột kế và tiếp tục như vậy.
Để thiết lập cột, nhấn alt+p mở tab "layout" (Bố trí), và nhấn j chọn mục "Columns" (cột). Sau đó, dùng mũi tên chọn kiểu thiết lập cột mà bạn muốn và nhấn enter. Nếu không nhớ ký tự truy cập nhanh của mục "Columns", thì có thể nhấn tab để tìm, sau khi mở tab "Layout".
Các tùy chọn như "One", "Two" hoặc "Three" cột cho phép chọn số cột tương ứng được phân chia đều cho tài liệu. Lựa chọn "Left" (trái) sẽ thiết lập 2 cột trên trang, cột bên trái sẽ chiếm 1/3 trang và cột phải chiếm 2/3. "Right" (phải) sẽ thiết lập ngược lại với lựa chọn "left" (trái). Mục "More columns" (Thêm cột) sẽ thêm nhiều chọn lựa thiết lập đa dạng hơn, cho phép chọn số cột trên trang và độ rộng, phân cách của các cột.
"column break" (ngắt cột) được dùng để chuyển qua đầu cột kế. Nhấn control+shift+enter để ngắt cột và chuyển con trỏ qua đầu cột tiếp theo. Hãy tạo và thực tập với một tài liệu có hai cột:
Khi đọc văn bản với tài liệu nhiều cột, một số phím lệnh thông thường sẽ hoạt động theo cách khác. Các phím bao gồm mũi tên lên, xuống và page up, page down sẽ không di chuyển theo tuần tự của nội dung. Phím lệnh đọc dòng hiện tại và đọc từ vị trí hiện tại trở đi hoạt động đúng. Di chuyển ký tự, từ, câu và đoạn cũng hoạt động bình thường. Phím lệnh di chuyển về đầu dòng và cuối dòng chỉ đưa con trỏ về dòng của cột hiện tại. Phím lệnh di chuyển về đầu văn bản và cuối văn bản sẽ đưa focus về đầu của cột thứ nhất và cuối của cột cuối cùng.
Một cách khác để tương tác với nội dung trên nhiều cột là chuyển sang kiểu trình bày bản nháp, còn gọi là dạng xem bản nháp (Draft view). Dạng xem bản nháp sẽ giữ nguyên độ rộng của nội dung nhưng chỉ hiển thị toàn bộ nội dung trong một cột, thay vì nhiều cột như trong bản gốc. Mọi phím lệnh di chuyển đều hoạt động bình thường. Ở dạng xem bản nháp (draft view), nó không hiển thị lề trang, khoảng phân cách xung quanh trang và những hiệu ứng mang tính trang trí khác. Để chuyển sang dạng xem bản nháp, nhấn alt+w mở tab "View" (xem), nhấn e để chọn "Draft" (bản nháp). Để trở lại dạng xem bản in (Print layout), nhấn alt+w mở tab "View", nhấn p chọn "Print layout" (bản in). Lưu ý, khi lưu tài liệu, nó sẽ lưu luôn thiết lập dạng xem hiện tại của tài liệu.
Chúng ta hãy thực tập đọc tập tin "Cot" ở cả hai dạng xem, bản in và bản nháp. Bạn có thể ghi thêm nội dung bạn muốn vào mỗi cột trên các trang trong quá trình thực hành.
Một tài liệu có thể được phân chia thành các phần (section). Mỗi phần có thể có những thiết lập riêng, ví dụ như số cột của tài liệu, lề trang, hướng hoặc kiểu giấy. Nó cũng cho phép đổi nội dung của đầu và chân trang cho những phần khác nhau.
Có thể thiết lập một phần mới từ trang hiện tại (được gọi là "continuous" (liên tục), từ trang kế hoặc từ trang chẵn hay lẻ tiếp theo. Ví dụ, ở trang đầu tiên của một tạp chí, phần bắt đầu sẽ là tên và thông tin của số phát hành. Trên cùng trang này, sau phần tiêu đề của tạp chí, có thể tạo một phần với 2 cột cho các bài viết.
Để chèn ngắt phần (section break), nhấn alt+p mở tab "Layout", và nhấn b chọn mở mục "break" (Ngắt). Ở đây, có thể chọn một trong những tùy chọn sau: nhấn n chọn ngắt phần cho trang kế, o chọn ngắt phần liên tục (continuous), e cho trang chẵn kế hoặc d cho trang lẻ kế.
Chúng ta sẽ tạo một tài liệu có nhiều phần. Sau đó, thiết lập hướng khác nhau cho mỗi phần và dùng hộp thoại in ấn để kiểm tra lại:
Chúng ta đã đề cập đến khá nhiều chủ đề trong phần học về bố trí trang, ví dụ như đầu và chân trang, cột, phần. Chúng ta sẽ khám phá thêm một số tùy chọn đánh số trang nâng cao.
Focus sẽ chuyển đến ô số trang của trang hiện tại ngay sau khi chèn số trang vào tài liệu. Ở đây, nhấn application mở thực đơn ngữ cảnh, chọn mục "Format page numbers" (Định dạng số trang). Tùy chọn này cũng có thể tìm thấy trong tab "Design" của đầu và chân trang và trong tab "Insert".
Trong hộp thoại này, có thể chọn kiểu định dạng số trang (Number format), bao gộp số chương với số trang, và cho phép chọn tiếp tục đánh số trang hay đánh số trang lại từ đầu cho mỗi phần.
Mục "Number format" (định dạng số) là một hộp xổ, cho phép chọn kiểu đánh số như "1, 2, 3", "A, B, C" và thêm một vài kiểu khác nữa.
"Include chapter number" (bao gồm số chương) là tùy chọn cho phép hiển thị cả số chương và số trang hiện tại. Tuy nhiên, để sử dụng được tính năng này, cần phải thiết lập cho loại danh sách nhiều cấp (multi-level list) liên kết với các kiểu dáng tiêu đề (heading style). Vui lòng xem chủ đề "Sử dụng đánh số với kiểu dáng" trong phần học "Kiểu dáng và tài liệu mẫu". Nếu chọn tính năng này, phần số trang sẽ hiển thị, ví dụ như "3-26", chương 3, trang 26.
Tùy chọn kế đó là cho phép chọn tiếp tục đánh số trang từ những phần trước đó (Continue from previous section) hoặc bắt đầu đánh số trang lại cho từng phần (Start at). Có thể chỉ định số trang bắt đầu được đánh. Tùy chọn "Continue from previous section" (tiếp tục từ phần trước) được chọn mặc định.
Đối với đầu và chân trang, mặc định nó sẽ liên kết với phần trước. Nghĩa là nội dung ở phần đầu và chân trang sẽ giống nhau cho tất cả các phần trong toàn bộ tài liệu. Để thay đổi đầu và chân trang cho phần hiện tại trở đi, nhấn alt+j, h và bỏ chọn mục "Link to previous" (liên kết đến phần trước). Nhấn enter để bỏ chọn hoặc ngược lại.
Khi focus đang ở cửa sổ sửa đầu và chân trang, nhấn mũi tên lên và xuống để di chuyển qua lại giữa các đầu và chân trang. Điều này sẽ giúp kiểm tra được thứ tự và nội dung của nó.
Hãy thực tập đánh số trang cho tập tin "Truyen Ngan":
Trong phần học này, chúng ta đã đề cập tới khá nhiều các tính năng thiết lập trang và cấu trúc của tài liệu. Một số điểm chính bao gồm:
Tạo một danh sách đánh dấu (bulleted list) và ghi vào phần giải thích làm thế nào để thực hiện các việc sau:
- Điều chỉnh khổ giấy, lề và hướng trang
- Thiết lập cột
- Đọc nội dung trong các cột
- 3 điểm có thể tùy chỉnh với các phần (section) trong tài liệu
- Cách dùng các thuộc tính tài liệu
Tạo một bảng gồm 2 cột và thiết lập cả tiêu đề dòng và cột cho nó. Sau đó, canh phải nội dung ở cột bên trái.
Ở cột trái, lần lượt ghi vào các tiêu đề sau đây. (gợi ý, mỗi mục trên một dòng riêng của bảng).
- Tác giả
- Chủ đề
- Số từ
- Tên tập tin
- Tựa đề
- Ngày giờ hiện tại
Bên cột phải ở ô tương ứng, hãy chèn các trường thông tin liên quan để nó tự động hiển thị nội dung.
Mục đích của phần học này là giới thiệu về liên kết và các loại tham chiếu khác nhau của Word. Một số chủ đề cũng sẽ đề cập đến liên kết internet và sử dụng trình duyệt web. Tuy nhiên, bạn không cần phải có kết nối internet để hoàn tất phần học này.
Mục tiêu:
Một trong những thành phần được sử dụng trên web nhiều nhất là liên kết (link). Khi kích hoạt một liên kết, nó sẽ mở ra một trang web khác. Bạn cũng có thể tạo liên kết trong tài liệu Word. Khi kích hoạt, nó sẽ mở trang web của liên kết đó với trình duyệt web mặc định.
Ví dụ như trong phần "Thông tin bản quyền" của giáo trình này, nó có một địa chỉ liên kết đến trang web của NV Access.
Cách dễ nhất để tạo một liên kết trong tài liệu Word là trực tiếp gõ vào địa chỉ của trang web đó. Word sẽ tự động nhận biết đó là liên kết dựa trên phần nội dung có chứa "http://" hoặc "www.".
Trong hộp thoại định dạng tài liệu của NVDA, có tùy chọn là "Thông báo liên kết" và nó được chọn mặc định. NVDA sẽ thông báo khi con trỏ di chuyển đến một liên kết trong tài liệu. Trên màn hình, mặc định liên kết sẽ có màu xanh và được gạch chân.
Khi con trỏ đang đứng tại liên kết, nhấn enter để mở liên kết đó với trình duyệt web mặc định.
Hãy tạo và kích hoạt một liên kết:
Có thể sử dụng chế độ duyệt của NVDA để di chuyển đến các liên kết. Nhấn NVDA+spacebar chuyển qua chế độ duyệt, nhấn k hoặc shift+k để đi đến liên kết kế hoặc trước đó. Sau đó, có thể nhấn enter để kích hoạt liên kết. Nhấn NVDA+spacebar một lần nữa để chuyển về lại chế độ focus.
Tương tự, khi ở chế độ duyệt, nhấn NVDA+f7 để mở danh sách các thành phần, dùng mũi tên tìm đến liên kết muốn mở và nhấn enter.
Hãy sử dụng chế độ duyệt để di chuyển và kích hoạt liên kết:
Bạn có thể sửa lại hoặc thay đổi địa chỉ của liên kết. Ngoài ra, thay vì hiển thị toàn bộ địa chỉ của một trang web, ví dụ như "https://www.nvaccess.org/shop/", thì có thể cho nó chỉ hiển thị tựa đề của liên kết đó.
Word sẽ tự động cập nhật lại địa chỉ của liên kết ngay sau khi sửa và di chuyển con trỏ ra khỏi liên kết đó.
Để sửa tựa đề của liên kết, nhấn control+k. Hộp thoại "Edit hyperlink" (sửa liên kết sẽ đưoợc mở ra.) Nếu con trỏ không đứng tại liên kết khi nhấn control+k, nó sẽ mở hộp thoại tương tự, cho phép chèn một liên kết mới vào tài liệu. Cũng có thể tìm và mở hộp thoại này từ tab "Insert", mục "Links" (liên kết); hoặc từ thực đơn ngữ cảnh.
Sau khi hộp thoại được mở, focus sẽ nằm tại ô "address" (địa chỉ). Ở đây, có thể sửa hoặc thay đổi lại địa chỉ liên kết. Nhấn tab hoặc alt+t tìm đến mục "Text to display" (nội dung hiển thị) để nhập vào tựa đề của liên kết. Nhấn enter để lưu lại.
Chúng ta hãy đổi địa chỉ liên kết của trang cửa hàng NV Access sang thành địa chỉ của trang "help" (trợ giúp) của NV Access:
Phần chú thích chân còn được gọi là cước chú (footnote), được dùng để ghi chú thêm thông tin ở cuối tài liệu cho phần nội dung nào đó. Nó có thể là phần mô tả, một liên kết hay nguồn tham khảo cho một câu châm ngôn. Dấu báo cho một chú thích chân là một chữ số nhỏ nằm bên trên. Để thêm chú thích chân, nhấn control+alt+f. Focus sẽ chuyển đến khung chú thích chân ở cuối tài liệu, cho phép ghi vào phần chú thích cho nội dung có focus trước đó.
Để về lại vị trí đánh dấu chú thích chân trong tài liệu, mở thực đơn ngữ cảnh và nhấn g chọn mục "Go to footnote" (đi đến chú thích chân).
Khi đứng trong tài liệu, muốn đi đến khung chú thích chân mà không muốn tạo chú thích chân mới, nhấn alt+s mở tab "References" (tham chiếu, hay còn gọi là tham khảo), nhấn h chọn mục "Show footnote" (hiển thị chú thích chân).
Hãy thực tập tạo chú thích chân cho một số câu châm ngôn:
Chú thích cuối (endnote) cũng khá giống như chú thích chân (footnote). Nội dung của chú thích cuối sẽ nằm ở cuối tài liệu; trong khi, chú thích chân nằm ở cuối trang. Nếu trang cuối của tài liệu VỪA có phần chú thích cuối và chú thích chân, thì nội dung phần chú thích cuối sẽ được hiển thị ngay sau văn bản, nằm trước phần chú thích chân.
Để tạo một chú thích cuối, nhấn control+alt+d và gõ vào nội dung. Nhấn applications, sau đó nhấn g để trở về tài liệu từ khung chú thích cuối. Nhấn alt+s, sau đó nhấn h để di chuyển qua lại giữa vị trí dấu báo và khung chú thích cuối. Nếu trong tài liệu vừa có cả chú thích chân và chú thích cuối, Word sẽ hỏi muốn đi đến phần nào.
Chúng ta sẽ sử dụng tài liệu được tạo trong bài thực hành trước để tạo chú thích cuối có nội dung là các liên kết web. Nếu máy không có kết nối internet, hãy gõ vào một địa chỉ trang web nào đó. Hãy thực tập:
Gõ vào địa chỉ trang web của NVDA trong khung chú thích cuối:
www.nvaccess.org
Mở thực đơn ngữ cảnh và nhấn g để về lại tài liệu.
Word cho phép chúng ta chuyển đổi từ chú thích chân (footnote) thành chú thích cuối (endnote) và ngược lại. Đứng tại chú thích chân muốn chuyển đổi, nhấn application mở thực đơn ngữ cảnh, nhấn v để chọn mục "Convert to endnote" (chuyển đổi thành chú thích cuối). Các bước chuyển đổi ngược lại cũng thực hiện giống vậy, thay vì là mục "Convert to endnote" thì nó sẽ là "Convert to footnote" (chuyển đổi thành chú thích chân).
Có một số tùy chọn riêng cho chú thích cuối và chú thích chân. Nhấn alt+s mở tab "Refereces", nhấn q để mở hộp thoại tùy chọn này. Nếu mở khi focus đang đứng trong nội dung tài liệu, thì hộp thoại sẽ cho phép thiết lập các tùy chọn chung cho chú thích cuối hoặc chú thích chân. Nếu focus đang đứng tại khung chú thích cuối hoặc chú thích chân, thì các thay đổi chỉ có hiệu lực cho chú thích đang có focus.
Các tùy chọn trong hộp thoại bao gồm:
Có thể chọn những thay đổi này sẽ có hiệu lực cho toàn tài liệu hay chỉ cho phần hiện tại.
Hai loại chú thích này chỉ được phân cách nhau bằng nội dung văn bản, không hoàn toàn phân cách như phần đầu và chân trang.
Có một số phím di chuyển có thể đi đến khung chú thích và đọc bình thường.
Dùng mũi tên xuống sẽ đọc được nội dung trong khung chú thích chân trước khi đi qua trang kế. Phím mũi tên lên, page down và page up đều cũng có thể di chuyển đến các chú thích chân và chú thích cuối như khi đọc văn bản bình thường. Trong khi đó, những phím di chuyển khác sẽ không đi đến được khung chú thích.
Hãy thực tập:
Thẻ đánh dấu (bookmark) được dùng để lưu lại một vị trí trong tài liệu, nhằm giúp di chuyển nhanh đến đó. Một tài liệu có thể có nhiều thẻ đánh dấu và mỗi thẻ sẽ được đặt một tên riêng.
Để gán thẻ, tìm đến vị trí muốn đánh dấu, nhấn alt+n mở tab "Insert", nhấn k chọn "Bookmark" (thẻ đánh dấu). Sau đó, đặt tên cho thẻ và nhấn enter để lưu lại. Tên thẻ phải bắt đầu bằng chữ cái và chỉ bao gồm các chữ cái, chữ số và dấu gạch dưới (underline).
Nếu không có nội dung được chọn để đánh dấu và khi nội dung gần đó được dời đi, có thể thẻ đánh dấu sẽ không di chuyển đến được vị trí đánh dấu. Vì vậy, chọn một khối nội dung trước khi đánh dấu, sẽ đảm bảo thẻ sẽ luôn di chuyển đến đúng vị trí nội dung.
Thẻ đánh dấu được lưu lại cùng với tập tin nên người khác vẫn có thể sử dụng các thẻ đánh dấu được gán khi đọc tập tin của bạn.
Hãy tạo một tài liệu và thực tập gán thẻ đánh dấu:
Má trồng toàn những cây dễ thương,
Nào là hoa, là rau, là lúa.Còn Ba trồng toàn cây dễ sợ,
Cây xù xì cây lại có gai.
Trước đây, chúng ta đã sử dụng chức năng "Go to" (đi đến) để di chuyển nhanh đến một trang nào đó. Chúng ta cũng có thể sử dụng "Go to" để đi đến các thành phần khác, ví dụ như đến dòng, phần, chú thích chân, tiêu đề, thẻ đánh dấu.
Khi nhấn control+g mở hộp thoại "Go to", focus sẽ nằm ở ô nhập liệu giá trị của thành phần đang chọn để tìm và đi đến đó. Có một danh sách "Go to what" (đi đến thành phần nào), cho phép chọn loại thành phần. Nó sẽ nhớ thành phần được chọn trong lần sử dụng trước đó.
Hộp thoại "Go to" cũng sẽ thay đổi cách hoạt động của phím tắt control+page up và control+page down. Trong lần trước, nhấn hai phím lệnh này để chuyển về trang trước và trang kế. Vì do thành phần được chọn mặc định trong hộp thoại "Go to" là trang (page). Nếu chọn thành phần khác trong hộp thoại "Go to", nhấn hai phím lệnh trên sẽ chuyển đến thành phần tương ứng, thay vì là trang.
Giống như với trang, hầu hết các thành phần khác đều sử dụng giá trị số để tìm và đi nhanh đến đó. Có thể thêm dấu "+" hoặc "-" cộng với chữ số để tăng hoặc giảm giá trị tương ứng.
Khi tìm kiếm thẻ đánh dấu, hãy gõ vào tên của thẻ hoặc dùng mũi tên xuống để tìm. Lưu ý, ngay sau khi chọn thành phần là thẻ đánh dấu trong danh sách "Go to what" (đi đến thành phần nào), thì thẻ đánh dấu đầu tiên trong tài liệu sẽ tự động được chọn.
Hãy dùng hộp thoại "Go to" để đi đến thẻ đánh dấu:
Chúng ta có thể tạo một liên kết (link) trong tài liệu để trỏ đến một trang web. Cũng giống như với liên kết, tham chiếu chéo (cross reference) được dùng để liên kết từ một điểm này đến một điểm khác trong cùng tài liệu. Ví dụ, có thể trỏ tham chiếu chéo đến các tiêu đề, chú thích, thẻ đánh dấu, hạng mục của danh sách, bảng, phương trình và hình minh họa. Phần phương trình và hình minh họa sẽ được đề cập trong những chủ đề sau của giáo trình.
Để tạo một tham chiếu chéo, nhấn alt+s mở tab "Reference", sau đó nhấn r và f để mở mục "Cross-reference" (tham chiếu chéo). Nó sẽ mở ra một hộp thoại và focus nằm tại danh sách "chọn "Reference type" (loại tham chiếu). Dùng phím mũi tên để chọn và nhấn tab đến mục "Insert reference to" (chèn tham chiếu vào). Mục này cho phép chọn nội dung hiển thị cho tham chiếu được chèn. Các lựa chọn nội dung hiển thị bao gồm như "Page number" (số trang) và "text" (văn bản) của loại được tham chiếu đến. Nhấn tab chuyển đến mục "Insert as hyperlink" (Chèn dạng siêu liên kết). Mặc định mục này được chọn, nó sẽ tạo liên kết cho nội dung được chèn vào đến vị trí nội dung được tham chiếu đến. Nếu không chọn, thì nó sẽ chèn một trường với nội dung của phần tham chiếu chéo, thay vì là một liên kết. Nhấn tab một lần nữa focus sẽ chuyển đến mục danh sách "For which..." (cho thành phần nào). Nó sẽ liệt kê tất cả thành phần thuộc loại tham chiếu đã chọn trước đó. Dùng mũi tên để chọn và nhấn enter để tạo tham chiếu chéo. Focus vẫn đứng trong hộp thoại, nhấn escape để thoát và về lại tài liệu.
Sau khi tạo một tham chiếu, người dùng sáng mắt có thể dùng chuột để kích hoạt và đưa con trỏ đến phần nội dung được tham chiếu đến. Hiện nay, chưa có phím tắt để kích hoạt liên kết tham chiếu chéo.
Hãy tạo một tài liệu có tham chiếu chéo:
Mục lục (Table of Contents) là một danh sách thường nằm ở đầu tài liệu, liệt kê các chủ đề chính và số trang cho từng chủ đề. Giáo trình này cũng có phần mục lục nằm ở đầu tài liệu. Nó liệt kê tất cả các chương, các chủ đề của chương, số trang của mỗi chủ đề trong tài liệu. Và mỗi mục là một liên kết, cho phép kích hoạt và di chuyển nhanh đến phần nội dung đó.
Word có chức năng tự động tạo mục lục dựa trên kiểu dáng tiêu đề (heading style). Mặc định, nó dựa trên ba cấp (1, 2, 3) của tiêu đề để tạo mục lục. Tuy nhiên, có thể tùy chỉnh ít hoặc nhiều cấp độ tiêu đề. Ngoài ra, cũng có thể kết hợp với những kiểu dáng khác.
Để tạo mục lục, nhấn alt+s mở tab "References", nhấn tab tìm và kích hoạt mục "Table of contents" (Mục lục); hoặc nhấn t. Sau đó, dùng phím mũi tên chọn kiểu bảng mục lục và nhấn enter. Mục lục sẽ được tạo tại vị trí con trỏ trong tài liệu.
Tiêu đề cấp 2 sẽ được thụt lề so với tiêu đề cấp 1, coi như là mục con của tiêu đề cấp 1. Tương tự, các tiêu đề cấp 3 sẽ thụt lề sâu hơn so với tiêu đề cấp 2. NVDA sẽ thông báo thụt lề nếu mục "Thông báo thụt lề" trong hộp thoại định dạng tài liệu được chọn.
Trong bài thực hành sau, chúng ta sẽ viết một tài liệu báo cáo gồm 3 phần chính là giới thiệu, nội dung chính và phần kết luận. Ở phần nội dung chính, chúng ta sẽ có thêm hai phần phụ là thực trạng hiện nay và phần giải pháp. Hãy thực tập:
Sau này, khi chỉnh sửa lại tài liệu, chúng ta có thể thêm, bớt hoặc sắp xếp lại bố cục nội dung. Vì vậy, việc cập nhật lại mục lục để nó phản ánh đúng thông tin trong tài liệu là rất cần thiết.
Để cập nhật lại mục lục, đưa con trỏ đến mục lục, nhấn application mở thực đơn ngữ cảnh và nhấn u để chọn mục "Update field" (cập nhật trường). Một hộp thoại sẽ xuất hiện hỏi muốn cập nhật chỉ số trang hay cập nhật toàn bộ bảng mục lục. Chọn "Update page numbers only" (chỉ cập nhật số trang) sẽ cập nhật lại số trang cho các mục nếu có thay đổi. Trong khi chọn "Update entire table" (cập nhật toàn bộ bảng) sẽ cập nhật tất cả thông tin cho mục lục.
Hãy thêm phần lời nói đầu và phụ lục cho báo cáo:
Mặc định, Word sử dụng các kiểu dáng tiêu đề có sẵn (built-in heading style) từ cấp 1 - 3 để lấy thông tin và tạo mục lục. Chúng ta có thể thay đổi những thiết lập này bằng cách: nhấn alt+s mở tab "References", nhấn t mở "Table of contents" (mục lục) và nhấn c để chọn mục "Customize" (tùy chỉnh). Lưu ý, trong Word 2010, nhấn tab đến chọn mục "Insert table of contents...", thay vì "Customize". Cụm từ "Table Of Contents" (mục lục) được Word viết tắt là "TOC".
Trong hộp thoại tùy chỉnh mục lục có thêm một số tùy chọn sẽ được đề cập dưới đây.
Nút "Options" (tùy chọn) cho phép chỉ định các kiểu dáng (styles) được sử dụng cho từng cấp độ mục lục. Có thể dùng nhiều kiểu dáng cho một cấp.
Hai tùy chọn cho bản in và bản web, cho phép chọn cách trình bày mục lục như thế nào. Mặc định, bản in sẽ hiển thị số trang. Xem ở bản web sẽ ẩn số trang và chỉ hiển thị các mục trong mục lục dưới dạng liên kết.
"Right aligned page numbers" (canh phải số trang) cho phép chọn hiển thị số trang bên phải hoặc ghi số trang ngay sau tiêu đề. "Tab leader" cho phép chọn các dấu phân cách giữa tiêu đề và số trang. Sử dụng tab leader sẽ giúp người xem đọc tiêu đề và số trang rõ ràng hơn.
Cũng giống như phần giao diện (theme) cho Word, mục "Formats" (định dạng) cho phép chọn các mẫu trình bày có sẵn cho bảng. Một số định dạng sẽ gạch dưới hoặc viết hoa tất cả các tiêu đề. Một số khác sẽ thay đổi canh lề hoặc đổi phông chữ vvv. Ở đây, nếu chọn "from template" (từ định dạng mẫu), thì nó sẽ có thêm nút "Modify" (sửa), cho phép thiết lập thuộc tính phông và định dạng theo ý muốn.
"Show levels" (hiện mức) cho phép chọn bao nhiêu cấp độ của tiêu đề được đưa vào mục lục. Mặc định là 3. Có thể chọn từ 1 đến 9.
Chúng ta hãy tùy chỉnh mục lục cho tập tin "Bao Cao":
Trích dẫn (citation) thường được dùng để đưa ra nguồn tham khảo dẫn chứng cho phần nội dung trong tài liệu. Nguồn tham khảo này có thể là từ một quyển sách, phim ảnh, tạp chí hay một trang web... Khi thêm một trích dẫn vào tài liệu, nó có thể hiển thị thêm ô thông tin liên quan, ví dụ như tên tác giả hay số liệu tham khảo. Để thêm trích dẫn vào một nguồn tham khảo mới, nhấn alt+s mở tab "References", c chọn "Citations" (trích dẫn) và nhấn s để chọn "Add new source" (thêm nguồn mới). Sau khi đã thêm vào nguồn tham khảo, có thể sử dụng nó cho các trích dẫn. Nhấn alt+s và nhấn c để mở mục "Citations" (trích dẫn). Dùng mũi tên chọn nguồn và nhấn enter.
Ở bài sau, chúng ta sẽ đề cập đến cách tạo danh mục tham khảo cho việc đối chiếu với các trích dẫn trong tài liệu và cách chọn các kiểu định dạng cho danh mục. Bây giờ, chúng ta hãy thực tập tạo một trích dẫn cho tài liệu:
Cách hoạt động của danh mục tham khảo (Bibliography) cũng giống như mục lục, nó dựa trên tất cả các trích dẫn có trong tài liệu và tạo ra một danh mục, thay vì dựa trên các tiêu đề như khi tạo mục lục. Thông thường, danh mục tham khảo được chèn ở cuối tài liệu. Để tạo danh mục tham khảo, nhấn alt+s, b mở mục "Bibliography" (danh mục tham khảo), sau đó dùng mũi tên xuống để chọn kiểu.
Hãy thêm một số trích dẫn và tạo danh mục tham khảo cho tài liệu:
Có một số kiểu định dạng sẵn, cho phép chọn cách sắp xếp và hiển thị nội dung trích dẫn trong tài liệu. Nó bao gồm các kiểu như: APA, Chicago, Harvard - Anglia, IEEE, ISO 690... Những kiểu định dạng này chủ yếu mang tính trình bày.
Cũng giống như phần mục lục, nếu có thêm thông tin được thêm vào tài liệu, bạn nên cập nhật lại danh mục tham khảo. Để cập nhật lại, di chuyển đến phần danh mục, nhấn application mở thực đơn ngữ cảnh và chọn mục "Update field" (cập nhật trường).
Nếu thay đổi kiểu định dạng của trích dẫn, danh mục tham khảo sẽ tự động cập nhật. Bạn chỉ cần cập nhật khi thay đổi hoặc thêm trích dẫn.
Hãy thực tập:
Bảng mục chỉ dẫn (index) dùng để liệt kê các thuật ngữ và chủ đề trong một tài liệu. Nó có thể sử dụng để xây dựng một từ điển thuật ngữ
Để thêm một mục chỉ dẫn (index entry), chọn nội dung và nhấn alt+shift+x. Hoặc mở từ tab "Reference", nhấn alt+s, n. Một hộp thoại sẽ xuất hiện và nằm tại ô nhập liệu "Main entry" (mục chính). Nhấn enter để đánh dấu là mục chỉ dẫn cho nội dung ở vị trí hiện tại, hoặc nhấn alt+a để đánh dấu cho toàn bộ tài liệu.
Focus hiện vẫn đứng ở hộp thoại đánh dấu mục chỉ dẫn, nhấn escape để về lại tài liệu.
Các ký hiệu định dạng sẽ được hiển thị trong tài liệu khi có một mục được đánh dấu. Ở các ký tự phân cách (khoảng trắng, tab, xuống dòng) đều có một dấu báo. Trong khi đó, những mục chỉ dẫn sẽ hiển thị thêm đoạn mã kế bên phải. Ví dụ, ở dòng "Đầu và chân trang" có từ "chân" được đánh dấu là mục chỉ dẫn, thì dòng đó sẽ là:
Đầu và chân {XE "chân"} trang
Để tắt hiển thị ký hiệu định dạng, nhấn control+shift+8.
Hãy thực tập đánh dấu mục chỉ dẫn để đưa vào bảng chỉ mục từ:
Sau khi hoàn tất việc đánh dấu, đưa con trỏ về cuối văn bản để tạo một bảng chỉ mục(word index). Bảng chỉ mục từ có thể coi là một danh mục gồm các thuật ngữ. Nó liệt kê tất cả các từ hoặc cụm từ đã được đánh dấu. Nhấn alt+s và x để tạo chỉ mục từ. Ở trong hộp thoại tạo chỉ mục, nó cho phép chọn số cột (column) hiển thị từ cũng như chọn vị trí đánh số trang của từ đó (đặt ngay sau từ hoặc được canh phải). Nếu chọn canh phải (right align), nó cho phép chọn kiểu dấu phân cách giữa từ và số trang (tab leader). Mục kế đó là "Formats" (định dạng), cho phép chọn kiểu trình bày của chỉ mục, cũng giống như chọn kiểu trình bày của phần mục lục.
Cũng cần phải cập nhật lại bảng chỉ mục nếu có thay đổi. Di chuyển đến bảng chỉ mục, mở thực đơn ngữ cảnh và chọn "Update field" (cập nhật trường).
Hộp thoại này dùng để đánh dấu và thêm từ vào bảng chỉ mục. Ở đây, nó có một số tùy chọn cho phép chọn cách tham chiếu của từ hoặc cụm từ được thêm vào.
Một từ có thể được đánh dấu là mục chỉ dẫn con của một mục khác. Ví dụ, các từ như "hồng", "cúc" và "lan" có thể đánh dấu là mục con (sub-entry) của mục chỉ dẫn "hoa". Tương tự, từ "hoa" có thể được đánh dấu là mục con của từ "cây cảnh"...
Mặc định, bảng chỉ mục sẽ ghi lại trang hiện tại của mục chỉ dẫn. Có thể chỉ đến một thẻ đánh dấu (bookmark), ví dụ như ở đầu của một phần; hoặc chỉ đến một tham chiếu chéo (cross-reference). Đối với trường hợp của tham chiếu chéo, ví dụ đánh dấu từ "bé" tham chiếu đến từ "nhỏ". Bảng chỉ mục sẽ không ghi lại số trang của từ "bé".
Mục cuối cùng cho phép chọn in đậm và in nghiêng cho số trang.
Danh mục căn cứ (table of authoritie) thường được dùng cho các loại tài liệu mang tính pháp lý. Nó sử dụng để dẫn chứng các vụ kiện, trích dẫn các văn bản pháp luật hoặc những thể loại liên quan.
Việc thiết lập các trích dẫn cũng giống như thiết lập mục chỉ dẫn. Chọn nội dung muốn trích dẫn, nhấn alt+shift+i để mở hộp thoại "Mark citation" (đánh dấu trích dẫn). Hoặc, có thể mở từ tab "References" (**alt+s), và nhấn i. Nhấn enter để đánh dấu chỉ cho mục tại vị trí con trỏ, hoặc nhấn alt+a để đánh dấu cho toàn bộ tài liệu.
Khi mở hộp thoại, focus sẽ nằm ở ô "Short citation" (trích dẫn ngắn). "Full citation" (trích dẫn dài) có thể ghi thông tin chi tiết hơn, trong khi trích dẫn ngắn chỉ cần ghi tên ngắn của vụ án hoặc điều lệ luật chẳng hạn.
Sau khi hoàn tất việc đánh dấu, di chuyển đến vị trí muốn tạo danh mục căn cứ. Nhấn alt+s mở tab "References", sau đó nhấn r và t để tạo.
Hãy tạo một tài liệu có danh mục căn cứ:
Dương Tiến Dũng – Vinaline (2012) là một vụ án điển hình, cho thấy một doanh nghiệp nhà nước đã làm thất thoát hằng ngàn tỉ đồng của người dân Việt Nam.
Vụán oan – ông Nguyễn Thanh Chấn (2003) đã đặt một câu hỏi lớn cho mọi người dân Việt rằng đã và đang còn bao nhiêu trường hợp như vậy nữa.
Ông Dương Tiến Dũng và ông Nguyễn Thanh Chấn là hai nhân vật rất nổi ở Việt Nam trong những năm gần đây.
Chúng ta đã đề cập rất nhiều tính năng trong việc liên kết và tham chiếu nội dung của tài liệu . Sau đây là một số điểm chính:
Về cuối văn bản, ghi dòng tiêu đề cấp 2 là "Tham Chiếu". Ở dưới dòng tiêu đề, tạo một danh sách đánh dấu (bulleted list) và hãy ghi vào phần nội dung, cho biết những tính năng sau đây có thể sử dụng cho việc gì:
- Tham chiếu chéo (Cross-reference)
- Thẻ đánh dấu (bookmark)
- Danh mục tham khảo Bibliography
- Danh mục căn cứ Table of Authorities
Đọc qua toàn bộ tài liệu và đánh dấu ít nhất 5 thuật ngữ liên quan đến chủ đề mà bạn cảm thấy khó hiểu hoặc thú vị nhất.
Viết một đoạn cho mỗi điểm sau đây:
- Sử dụng liên kết
- Sự khác nhau giữa chú thích cuối và chú thích chân
- Sử dụng chức năng "Go to"
Đánh dấu ít nhất một từ trong phần nội dung vừa viết ở bước 7 để thêm vào bảng chỉ mục từ, sau đó cập nhật lại bảng chỉ mục.
Mục đích của phần học này là giới thiệu các tính năng chèn (insert) nội dung không thuộc dạng văn bản chuẩn.
Mục tiêu:
Có một cách để chèn ký hiệu vào trong tài liệu. Hầu hết những ký hiệu thường dùng đều nằm trên bàn phím. Ví dụ, nhấn shift+4 chèn dấu Đô-la, shift+7 chèn dấu và (&)...
Mục "Symbols" (ký hiệu) trong tab "Insert" sẽ liệt kê những ký hiệu thường dùng khác mà không có trên bàn phím, ví dụ như ký hiệu đơn vị tiền tệ các nước, ký hiệu toán vvv. Nhấn alt+n mở tab "Insert", nhấn u mở mục ký hiệu. Dùng tab để duyệt qua các ký hiệu và nhấn enter để chèn vào tài liệu.
Có thêm một tùy chọn là "More symbols" (Thêm ký hiệu), sẽ mở hộp thoại, cho phép thêm vào nhiều ký hiệu khác. Thông tin trong hộp thoại này có thể không được NVDA đọc đúng theo cách di chuyển thông thường. Hãy dùng phương pháp duyệt đối tượng (object navigation) của NVDA để tương tác với các mục trong hộp thoại này (NVDA+6 bàn phím số (laptop: NVDA+shift+mũi tên phải)).
Một số ký hiệu có thể dùng phím tắt hoặc gõ ký tự theo cú pháp để chèn:
- Để chèn ký hiệu đồng Euro: nhấn control+alt+e hoặc gõ vào "(e)"
- Ký hiệu được đăng ký (registered): nhấn control+alt+r, hoặc gõ vào "(r)"
- Ký hiệu thương hiệu (trademark): nhấn control+alt+t, hoặc gõ vào "(tm)"
- Ký hiệu bản quyền (copyright): nhấn control+alt+c, hoặc gõ vào "(c)"
Một số biểu tượng cảm súc cũng có thể chèn bằng cách gõ trực tiếp các dấu theo cú pháp:
- Để chèn vào hình mặt cười: gõ vào ":-)"
- Hình mặt tư lự: ":-("
- Hình cười trung lập: ":-|"
- Ký hiệu mũi tên trái: "<--"
- Ký hiệu mũi tên trái đậm: "<=="
- Ký hiệu mũi tên đôi: "<=>"
- Ký hiệu mũi tên phải: "-->"
- Ký hiệu mũi tên phải đậm: "==>"
Lưu ý, chỉ gõ vào các ký hiệu nằm trong dấu ngoặc kép.
Word cũng cho phép chèn các biểu thức và phương trình toán. Tuy nhiên, hiện nay nó chưa tiếp cận với trình đọc màn hình. Bù lại, một tin tốt là phần mềm MathPlayer và MathType của hãng Design Science dùng để viết nội dung toán, hoạt động khá tốt với các trình đọc màn hình. Nó hỗ trợ nhiều ứng dụng khác nhau, trong đó có Microsoft Word. Vui lòng xem https://www.dessci.com/en/products/mathplayer/ để biết thêm thông tin.
Hãy thực tập chèn một vài ký hiệu vào tài liệu:
Có thể chèn một hình ảnh vào tài liệu bằng cách nhấn alt+n mở tab "Insert", nhấn p mở "Picture" (hình ảnh). Sẽ xuất hiện một hộp thoại cho phép chọn tập tin hình muốn chèn.
Từ Word 2013 trở lên, có thể chèn hình ảnh từ internet bằng cách nhấn alt+n, f mở mục ảnh trực tuyến. Cửa sổ tìm kiếm ảnh với Bing sẽ xuất hiện. Đây cũng là cách để chèn hình ảnh được lưu với dịch vụ OneDrive của Microsoft. Nếu tìm kiếm ảnh từ internet, nên dùng những từ khóa thật cụ thể, không dùng những từ khóa chung chung. Nhấn tab để thiết lập các tùy chọn tìm kiếm như kích cỡ, loại và màu của hình ảnh. Khi focus đứng tại hình đầu tiên, nhấn alt+mũi tên để duyệt và nhấn enter để chọn. Sau đó nhấn tab tìm đến nút "Insert" và nhấn enter để chèn. Lưu ý, nó sẽ mất vài giây để tải hình về.
Trong tab "Insert", còn có thêm một mục là "Online video", cho phép tìm và chèn video từ internet. Cách tìm kiếm và chèn cũng giống như chèn ảnh trực tuyến (nhấn alt+n và v).
Thay vì chèn ảnh trực tuyến như Word 2013 - 2016, Word 2010 có mục "Clip art", cho phép tìm và chèn hình vẽ minh họa. Để chèn ảnh clip art, nhấn alt+n, f để mở hộp thoại clip art. Sau đó, gõ vào nội dung hình muốn tìm và nhấn enter. Nhấn tab tìm đến danh sách kết quả, dùng mũi tên chọn hình muốn chèn. Mở thực đơn ngữ cảnh và chọn mục "Insert" để chèn vào tài liệu. Trong lần đầu tiên tìm kiếm, Word có thể sẽ hỏi muốn tìm hình ảnh từ trang office trực tuyến không.
Cuối cùng là mục chèn ảnh chụp màn hình (screenshot). Để chụp lại ảnh của màn hình hiện tại và lưu trên bộ nhớ tạm, nhấn phím Print screen. Phím print screen nằm kế bên phải phím f12 trên bàn phím máy tính bàn. Trong khi trên bàn phím laptop, nó thường được kết hợp giữa phím fn với một phím khác nằm trên hàng phím chức năng.
Hãy chèn hình ảnh vào tài liệu:
Có thể di chuyển giữa các hình ảnh trong tài liệu Word với chế độ duyệt của NVDA. Nhấn NVDA+spacebar chuyển qua chế độ duyệt, nhấn g hoặc shift+g để chuyển đến ảnh kế hoặc trước đó. Một cách khác là sử dụng hộp thoại danh sách các thành phần với phím NVDA+f7.
NVDA sẽ thông báo là "đã chọn gạch chéo" khi hình ảnh hoặc một đối tượng được chọn. Hình ảnh được chọn có thể xoay chiều bằng cách nhấn alt+mũi tên phải và alt+mũi tên trái. Mỗi lần nhấn sẽ xoay qua chiều tương ứng 15 độ. Ví dụ, nhấn alt+mũi tên phải 6 lần, sẽ quay hình qua phải 90 độ, hoặc 12 lần sẽ là 180 độ.
Tùy chọn "size and position" (kích cỡ và vị trí) trong thực đơn ngữ cảnh được sử dụng để điều chỉnh kích cỡ ảnh sao cho khớp với tài liệu. Vì vậy, cần biết được kích cỡ của trang là bao nhiêu để có thể điều chỉnh ảnh cho phù hợp. Nhấn control+p mở hộp thoại in ấn, nhấn tab tìm đến mục khổ giấy và xem thông tin kích cỡ. Sau đó, nhấn escape về lại tài liệu.
Mặc định thì các ảnh sẽ được chèn cùng dòng với văn bản và được coi như là một ký tự. Thường ảnh sẽ có chiều cao và độ rộng lớn hơn một ký tự, nên có thể chọn mục "wrap text" từ thực đơn ngữ cảnh để sắp xếp vị trí ảnh và văn bản hiển thị xung quanh.
Chèn ảnh trên một dòng trắng sẽ đảm bảo không có nửa dòng văn bản bên cạnh phần chân ảnh.
Một thủ thuật khác nữa là tạo một bảng với 2 cột 1 dòng. Ở cột 1, ghi nội dung văn bản, trong khi cột 2 được dùng để chèn ảnh.
Hãy thực tập điều chỉnh thuộc tính của ảnh chụp màn hình:
Có thể mô tả hình ảnh bằng cách thêm phần chú thích (caption). Ngoài ra, nội dung chú thích còn được sử dụng cho việc đối chiếu của bảng hình minh họa (table of figures).
Để chèn một chú thích, đưa con trỏ về phía trên hoặc dưới hình, nhấn alt+s mở tab "Refereces", sau đó nhấn p mở mục "Caption" (chú thích). Hoặc nếu hình được chọn, từ thực đơn ngữ cảnh, chọn mục "Insert caption" (chèn chú thích).
Khi hộp thoại chú thích xuất hiện, focus sẽ nằm tại ô nhập nội dung chú thích và nhãn của chú thích được tự động đặt mặc định là "figure 1". Nhấn tab sẽ chuyển đến danh sách các loại nhãn. Word có 3 lựa chọn sẵn là: "Equation", "Figure" và "Table". Tiếp theo là mục "Position" (vị trí). Mục này chỉ xuất hiện khi chọn hình ảnh hoặc đối tượng trước khi mở hộp thoại chèn chú thích. Nó cho phép chọn đặt chú thích ở phía trên hoặc dưới hình ảnh. Mục "exclude the label from caption" cho phép chọn loại bỏ nhãn ra khỏi chú thích. Sau đó là các nút "new label" để tạo nhãn mới và nút "Numbering" dùng để định dạng kiểu đánh số.
Lưu ý, phần chú thích bản thân nó không liên kết trực tiếp với hình ảnh, nó có thể được chèn ở bất kỳ chỗ nào trong tài liệu. Hình ảnh và bảng là hai thành phần hay được chèn chú thích nhất.
Có thể tạo bảng hình ảnh minh họa để tổng hợp và đối chiếu tất cả các hình ảnh hoặc bảng có trong tài liệu. Nó hoạt động cũng giống như tạo chỉ mục và danh mục căn cứ. Nhấn alt+s, sau đó nhấn g để tạo "table of figures" (bảng hình minh họa).
Sau khi mở hộp thoại bảng hình minh họa, sẽ có những tùy chọn cho phép tùy chỉnh kiểu trình bày. Những tùy chọn này cũng khá giống với hộp thoại tạo chỉ mục. Ví dụ như, chọn hiển thị số trang, canh phải và chọn dấu phân cách (tab leader).
Bảng cũng cần được cập nhật lại khi hình ảnh thay đổi, ví dụ như sau khi thêm, xóa hoặc chỉnh sửa. Chọn mục "Update field" (cập nhật trường) từ thực đơn ngữ cảnh, hoặc nhấn alt+shift+u.
Hãy chèn chú thích cho các ảnh chụp màn hình:
Đồ họa Smart Art được sử dụng để tạo các sơ đồ cho tài liệu, ví dụ như tạo biểu đồ tiến trình (flow chart), sơ đồ Venn, cơ cấu nhánh, sơ đồ hình chóp và thêm nhiều loại khác.
Để tạo smart art, nhấn alt+n mở tab "Insert" và m mở mục "Smart art". Khi hộp thoại được mở, focus sẽ nằm tại mục phân loại (category), gồm một số loại sơ đồ như "Process" (quá trình), "List" (danh sách), "Cycle" (xoay tròn)... Nhấn tab s4 đến danh sách các "layout" (kiểu bố trí) cho smart art.
Sau khi chọn một kiểu bố trí, nhấn enter để tạo sơ đồ. Focus sẽ chuyển đến một hộp thoại cho phép gõ vào nội dung cho từng điểm mục. Những điểm mục này sẽ được hiển thị trên sơ đồ trong tài liệu.
Để tránh trường hợp có những điểm mục trống trong sơ đồ, nhấn control+a chọn tất cả và nhấn delete để xóa. Lúc này, chỉ còn lại một điểm mục đang có focus và đã có thể bắt đầu gõ nội dung vào. Mỗi lần nhấn enter, nó sẽ thêm một điểm mục. Nhấn tab sẽ thụt lề và điểm mục đó sẽ được xem là mục con của điểm mục trước. Tuy nhiên, cách hiển thị còn phải phụ thuộc vào kiểu smart art đã chọn. Nhấn shift+tab để bỏ thụt lề và đưa mục hiện tại về ngang cấp.
Khi ở trong hộp thoại điền nội dung cho sơ đồ, sẽ xuất hiện thêm hai tab trên ribbon. Tab "SmartArt Design" (thiết kế smart art): nhấn alt, j và s để mở. Tab "SmartArt format" (định dạng smart art): nhấn alt, j và o. Ở tab "Design" có thể chọn mục để thay đổi màu và kiểu sơ đồ; hoặc có thể chọn khởi tạo các điểm mục lại như ban đầu. Đối với tab "Format" (định dạng), nó cho phép thiết lập các tùy chọn như thuộc tính phông, hiệu ứng, màu chữ/hình thể và tô bóng đường viền.
Trong trường hợp cửa sổ nhập nội dung cho sơ đồ bị đóng, có thể mở lại bằng cách chọn sơ đồ muốn sửa, sau đó nhấn alt, j, s, và x để kích hoạt mục "Text pane" (khung văn bản) trên tab "Design" (thiết kế) cho smart art.
Chúng ta sẽ tạo một sơ đồ về quy trình trồng rau sạch để giới thiệu trong tài liệu cho cửa hàng bán rau củ quả:
Biểu đồ (chart) cũng là một cách dùng để trình bày dữ liệu. Không giống với sơ đồ smart art, nó dựa trên những giá trị số của bảng dữ liệu và tạo ra một hình biểu đồ để thể hiện dữ liệu, ví dụ như thông tin bán hàng, hóa đơn chi tiêu hằng tháng, giờ làm của nhân công... Trong khi, sơ đồ smart art thì thể hiện dữ liệu dựa trên nội dung văn bản. Để tạo biểu đồ, nhấn alt+n mở tab "Insert", nhấn c chọn mục "Chart" (biểu đồ).
Tại danh sách phân loại (chart type) trong hộp thoại biểu đồ, )gồm có một số phân loại như "bar chart" (thanh), Pie (hình tròn), histogram (biểu đồ tần xuất)... Sau khi chọn một phân loại, nhấn tab chuyển qua mục "Chart subtype" (phân loại con của biểu đồ), cho phép chọn kiểu biểu đồ thuộc phân loại đã chọn trước đó. Nhấn enter để tạo biểu đồ.
Sau khi nhấn enter, Word sẽ mở chương trình Microsoft Excel, cho phép điền dữ liệu cho biểu đồ vừa được tạo. Microsoft Excel là một phần mềm xử lý bảng tính nằm trong cùng bộ Office với Word. Excel sẽ được chúng tôi giới thiệu trong một giáo trình tập huấn riêng.
Ví dụ cho một biểu đồ đơn giản, gồm 2 cột cột A và B). Các ô trong cột A sẽ liệt kê tên các phân loại và cột B sẽ ghi các giá trị tương ứng cho mỗi phân loại bên cột A. Trong trường hợp này, ô 1 của cột B sẽ là tiêu đề của biểu đồ.
Những biểu đồ phức tạp hơn có thể là ở cột A liệt kê tên các phân loại và các ô trên dòng đầu tiên sẽ liệt kê các tiêu đề mục khác nhau. Những ô dưới đó sẽ ghi giá trị cho các mục tương ứng. Ví dụ cho một biểu đồ thông tin bán hàng của năm, ở dòng đầu tiên là tên của 12 tháng và cột A là tên của các loại sản phẩm. Trên những ô tương ứng, sẽ ghi vào số lượng sản phẩm được bán ra theo mỗi tháng. Nhấn alt+f4* để đóng cửa sổ Excel.
Để sửa lại dữ liệu cho biểu đồ, chọn biểu đồ và kích hoạt mục "Edit data" (sửa dữ liệu) từ thực đơn ngữ cảnh. Lưu ý, Word sẽ coi biểu đồ là một đối tượng nhúng (embedded object).
Chức năng biểu đồ được thiết kế để trình bày dữ liệu dưới dạng minh họa và trực quang. Vì vậy, nên tạo một bảng dữ liệu theo cách thông thường; sau đó, sao chép lại và sử dụng nó cho biểu đồ. Chúng ta hãy tạo một biểu đồ từ một bảng dữ liệu gồm các thông tin bán hàng:
Chữ ký số được dùng để kiểm tra tính xác thực của một tài liệu. Khi tài liệu được ký, nó không thể chỉnh sửa. Cần phải xóa chữ ký để có thể tiếp tục chỉnh sửa.
Nhấn alt+n mở tab "Insert", nhấn g để mở mục "Signature" (chữ ký). Ở đây, có thể chọn dùng Microsoft Office signature line" (dòng chữ ký của Microsoft Office) hoặc "Add signature services" (thêm vào các dịch vụ chữ ký). Hiện nay, có những dịch vụ hỗ trợ chữ ký số cho nhiều loại tài liệu khác nhau, trong đó có Word. Bạn có thể tìm hiểu thêm trên internet và đăng ký (nếu có nhu cầu).
Nếu chọn dòng chữ ký của Microsoft, một hộp thoại sẽ xuất hiện yêu cầu điền các thông tin của người ký, như tên, chức danh và thông tin liên lạc. Sau đó, để ký tên, chọn dòng chữ ký trong tài liệu và kích hoạt mục "Sign" (ký) từ thực đơn ngữ cảnh. Hộp thoại ký tên sẽ xuất hiện và focus nằm tại ô nhập tên để ký. Hoặc, có thể nhấn tab chọn liên kết "Select image" (chọn ảnh) để chèn chữ ký từ tập tin ảnh.
Tài liệu vẫn có thể được ký mà không cần phải đăng ký dịch vụ. Tuy nhiên, nó sẽ không được kiểm chứng. Cách thức đăng ký dịch vụ chữ ký số không được đề cập trong giáo trình này.
Sau khi ký, tài liệu sẽ được đánh dấu là bản cuối, vì vậy nó không thể chỉnh sửa. Để tiếp tục chỉnh sửa, nhấn f6 chuyển đến mục "Mark as final" (đánh dấu là bản cuối), nhấn tab tìm "Edit anyway" (cho phép chỉnh sửa) và nhấn enter. Nó sẽ đưa tài liệu về lại tình trạng chưa ký và có thể chỉnh sửa bình thường.
Chúng ta hãy thực tập chèn chữ ký số cho tài liệu:
Có hai chức năng không được đề cập trong phần học này là "Shapes" (hình dạng) và "Text boxes" (hộp văn bản). Chức năng Shapes được sử dụng để chèn các đối tượng mang tính trực quang như chèn dòng, mũi tên, tam giác, hình tròn và nhiều hình dạng khác. Nó yêu cầu dùng chuột để chèn vào và những hình dạng này nằm lơ lửng trên phần văn bản. Vì vậy, nó hoàn toàn không tiếp cận cho người dùng trình đọc màn hình.
Hộp văn bản (text boxes) được dùng để chèn văn bản tại một vị trí chính xác trên màn hình. Nó thường được sử dụng kết hợp với Shapes để tạo các sơ đồ tùy chỉnh. Tuy nhiên, chúng tôi khuyến khích không nên dùng hộp văn bản để trình bày các thông tin quan trọng của tài liệu. Vì mặc định, thì những hộp văn bản này cũng nằm lơ lửng trên phần văn bản và không dễ tiếp cận cho người dùng trình đọc màn hình. Nó có thể thiết lập cho hộp văn bản và hình dạng nằm ở cùng dòng với văn bản (in line with text). Điều này sẽ giúp di chuyển và tìm thấy nó dễ dàng hơn. Tương tự như những đối tượng khác, NVDA sẽ đọc là "gạch chéo" khi con trỏ di chuyển đến hộp văn bản. Sau khi chọn hộp văn bản, nhấn enter để xem và chỉnh sửa nội dung. Nhấn escape một lần để hoàn tất việc chỉnh sửa và nhấn thêm một lần nữa để bỏ chọn hộp văn bản.
Có một thủ thuật để chuyển đến hộp văn bản khi nó có trong tài liệu. Trước hết, nhấn alt+n, và x để chèn một hộp văn bản. Kế đó, nhấn escape để thoát khỏi hộp thoại tạo hộp văn bản. Cuối cùng, nhấn tab để duyệt các đối tượng trong tài liệu, bao gồm cả hộp văn bản. Lưu ý, dùng cách này sẽ chèn một hộp văn bản mới vào tài liệu. Vì vậy, sau khi đọc nội dung của nó xong, nhớ là không lưu lại khi đóng Word.
Phần học này đã đề cập đến chức năng chèn các kiểu nội dung khác nhau.
Các điểm chính đã được giới thiệu, bao gồm:
Tạo một danh sách đánh dấu và ghi phần trả lời cho những điểm sau đây:
- Sử dụng biểu đồ (chart) như thế nào
- Làm sao để chèn chữ ký số
- Gặp vấn đề gì khi sử dụng hộp văn bản
- Giải pháp thay thế cho hộp văn bản là gì
Tạo sơ đồ tổ chức SmartArt (hierarchy) với các cấp sau, "Ông Bà", "Cô Chú", "Ba Mẹ" và "Tôi". Gợi ý, dùng tab để thụt lề cho cấp "Cô Chú" và "Ba Mẹ"; thụt lề thêm một lần nữa cho cấp "Tôi".
Mục đích của phần học này là sử dụng những tính năng để hỗ trợ phối hợp và cộng tác làm việc chung với những người khác.
Mục tiêu:
Chức năng nhận xét (comment) cho phép viết lời bình, chú thích hay những đánh giá cho tài liệu. Bản thân nó không phải là nội dung của tài liệu.
Để chèn nhận xét, nhấn control+alt+m. Focus chuyển đến khung nhận xét nằm bên lề phải. Nếu nhấn NVDA+f, NVDA sẽ thông báo là "kiểu dáng: nhận xét" (Style: comment). Sau khi ghi vào nội dung nhận xét, nhấn escape để về lại tài liệu.
Nếu gặp nội dung có phần nhận xét trong khi di chuyển, NVDA sẽ thông báo là "có nhận xét. Nhấn NVDA+alt+c để đọc nội dung nhận xét."
Tên của người nhận xét cũng được lưu lại, để giúp người xem biết ai đã viết nội dung đó. Word sẽ tự động lấy tên người dùng (username) làm tên của người nhận xét.
Chúng ta hãy thêm phần nhận xét cho tài liệu:
Ở chế độ duyệt, NVDA sẽ xem tất cả các nhận xét trong Word như là những phần ghi chú "annotation". Nhấn a hoặc shift+a để chuyển đến ghi chú kế hoặc trước đó.
Cũng có thể dùng danh sách các thành phần với NVDA+f7, sau đó nhấn alt+g (tiếng Anh: alt+a) để chọn liệt kê các nhận xét hiện có trong tài liệu.
Để chuyển qua lại giữa chế độ duyệt và focus, nhấn NVDA+spacebar.
Khi in ấn tài liệu, có thể chọn in hoặc không in phần nhận xét. Nhấn tab tìm đến mục "Print what" (In gì), dùng mũi tên và nhấn spacebar bỏ chọn mục "Print markup" (in đánh dấu) để không in phần nhận xét và ngược lại.
Khi bật chức năng theo dõi các thay đổi (Track changes), sẽ ghi lại tất cả các thao tác chỉnh sửa như thêm và xóa nội dung. Nó cũng ghi lại tên người dùng đã thực hiện việc thay đổi.
Nhấn control+shift+e để bật hoặc tắt chức năng theo dõi thay đổi.
Để kiểm tra tình trạng đang bật hay tắt của chức năng theo dõi, nhấn alt+r mở tab "Review" (Xem lại), nhấn control+mũi tên phải tìm đến mục "Track changes" (theo dõi thay đổi) và nghe NVDA thông báo là đã được chọn hay chưa.
Để NVDA thông báo khi gặp các phần nội dung được thêm vào và xóa đi, bạn cần phải chọn mục "Thông báo các bản sửa biên tập" trong hộp thoại định dạng tài liệu. Mục này được chọn mặc định.
Có thể dùng NVDA+f7 để duyệt các thay đổi. Giống như phần nhận xét, NVDA cũng xem các thay đổi này như là phần ghi chú (annotation).
Hãy thay đổi cho tài liệu và xem các hoạt động của nó như thế nào:
Chức năng theo dõi thay đổi thường được sử dụng để chỉnh sửa một tài liệu của người khác, và sau đó gửi cho họ xem lại.
Trên ribbon của Word, có nút cho phép duyệt, chấp nhận hoặc không chấp nhận các thay đổi. Tuy nhiên, cách dễ nhất là dùng chức năng di chuyển giữa các ghi chú của NVDA ở chế độ duyệt, với ký tự di chuyển nhanh là a và shift+a.
Sau đó, từ thực đơn ngữ cảnh, có thể chọn chấp nhận hoặc không chấp nhận thay đổi. Khi đứng ở thực đơn ngữ cảnh, nhấn e để chấp nhận thay đổi (Accept), r không chấp nhận (Reject) và nhấn t để tắt chức năng theo dõi.
Lưu ý, mỗi khi thêm hoặc xóa, Word sẽ xem mỗi thao tác là một thay đổi. Ví dụ, thay đổi từ "vừa" thành từ "đủ". Word sẽ coi đó là hai thay đổi. Thay đổi thứ nhất là xóa từ "vừa" và thứ hai là thêm vào từ "đủ". Vì vậy, bạn cần phải nhớ là chọn chấp nhận hoặc không chấp nhận cả hai thay đổi.
Để đồng ý tất cả các thay đổi và tắt chức năng theo dõi, nhấn alt+r, a, và s. Không đồng ý các thay đổi, nhấn alt+r, j, và s.
Hãy duyệt và chấp nhận và không chấp nhận các thay đổi trong tài liệu:
Word hỗ trợ cho phép so sánh hai tài liệu và những điểm khác nhau của nó sẽ được hiển thị trong một tài liệu trộn. Nhấn alt+r mở tab "Review" (Xem lại), nhấn m chọn mục "Compare" (so sánh) và nhấn c chọn so sánh hai tài liệu. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, cho phép chọn tài liệu gốc (original) và tài liệu bản sửa, hay còn gọi là bản hiệu đính (revised). Ví dụ, nội dung trong tài liệu gốc là "Tôi có một con mèo" và bản sửa là "Tôi có một con chó". Tài liệu trộn sẽ hiển thị từ "mèo" là phần bị xóa và từ "chó" là phần thêm vào.
Hãy thực tập so sánh hai tài liệu:
Sau khi so sánh tài liệu, nó sẽ xuất hiện thêm vài vùng trong cửa sổ chính.
Vùng chính là phần hiển thị tài liệu trộn. Ở đây, nhấn f6 sẽ chuyển đến các vùng như sau:
- Tài liệu so sánh
- Thanh công cụ hiệu đính (revision)
- Thanh trạng thái
- Ribbon
- Tài liệu gốc
- Tài liệu được hiệu đính
Ở cửa sổ tài liệu gốc và bản hiệu đính, phần nội dung sẽ có thuộc tính chỉ đọc.
Thanh công cụ hiệu đính sẽ hiển thị những thông tin khác nhau giữa hai tài liệu.
Chúng ta hãy di chuyển và chấp nhận hoặc không chấp nhận các thay đổi trong tài liệu so sánh.
Tính năng hạn chế chỉnh sửa cho phép giới hạn những loại thông tin mà người khác có thể sửa trong tài liệu.
Để mở hộp thoại hạn chế sửa, nhấn alt+r, p, và e cho Word 2013-2016). Nhấn alt+r, p và r đối với Word 2010.
Dùng phím tab để duyệt qua các tùy chọn trong hộp thoại.
Tùy chọn "Limit formatting to a selection of styles" (Giới hạn định dạng với những kiểu dáng được chọn) sẽ có thêm nút "Settings" (thiết lập) cho phép chọn những kiểu dáng được thay đổi.
"Allow only this type of editing" (Chỉ cho phép chỉnh sửa với loại này) sẽ hiển thị một hộp xổ với các loại nội dung có thể thay đổi, bao gồm: "tracked changes" (theo dõi thay đổi), "comments" (nhận xét), "filling in forms" (điền vào biểu mẫu) hoặc "No changes (Read only)" (không thay đổi (chỉ đọc)). Word có một tính năng ẩn, cho phép thiết kế và tạo các biểu mẫu như hộp kiểm, ô nhập liệu, nút radio cho tài liệu. Tuy nhiên, hiện nay, vẫn chưa có thể dùng bàn phím để điền nội dung cho các biểu mẫu trong Word.
Sau khi thiết lập các hạn chế chỉnh sửa, có thể chọn và cho phép riêng một hoặc nhóm người dùng được quyền chỉnh sửa bình thường mà không bị hạn chế.
Cuối cùng là nút "Yes, start enforcing protection" (bắt đầu bảo vệ. Kích hoạt nút này sẽ mở một hộp thoại cho phép đặt mật khẩu. Sau này, nếu muốn bỏ những hạn chế sửa của tài liệu, bạn cần phải nhập vào mật khẩu.
Hãy khám phá:
Word cho phép dịch nội dung trong tài liệu sang một ngôn ngữ khác. Quá trình dịch thuật được thực hiện bởi máy nên sẽ không được chính xác và trau chuốt. Tuy nhiên, nó có thể phần nào giúp bạn nắm bắt cơ bản được ý chính của nội dung.
Để dịch, trước hết, chọn nội dung muốn dịch, sau đó mở thực đơn ngữ cảnh và chọn mục "Translate" (dịch). Nếu dùng Word 2013-2016, một hộp thoại sẽ xuất hiện thông báo là nội dung sẽ được gửi qua internet. Nhấn enter để đồng ý. Ngoài ra, có thể chọn mục "Don't show again" (không hiển thị lại) để lần sau hộp thoại này không xuất hiện nữa.
Nó sẽ mở một cửa sổ "Research". Tuy nhiên, focus vẫn đứng tại cửa sổ tài liệu. Nhấn f6 để chuyển qua cửa sổ "Research" và dùng tab để duyệt qua các mục. Nhấn tab tìm đến mục "From" (từ) và "To" (sang) để chọn ngôn ngữ. Nhấn shift+tab hoặc tab tìm đến nút "Insert" (chèn) và shift+tab một lần nữa để đọc kết quả dịch. Kích hoạt nút "Insert" sẽ chèn kết quả dịch vào tài liệu.
Lưu ý, do nội dung bên tài liệu đang được chọn trước đó, nếu bạn kích hoạt nút "Insert", kết quả dịch sẽ chép chồng lên nội dung đó.
Trước khi sử dụng chức năng dịch, bạn nên kiểm tra chính tả của phần nội dung muốn dịch.
Có một tùy chọn dịch trên ribbon. Mặc định, tùy chọn này sẽ mở trình dịch Microsoft trong một trang web.
Hãy thực tập:
Mặc định, tài liệu Word được lưu với định dạng ".docx". Từ phiên bản Word 2003 trở về trước, thì nó được lưu với định dạng ".doc". Tuy nhiên, Word còn hỗ trợ lưu với nhiều định dạng khác. Một số định dạng chính bao gồm:
.TXT - Plain text (văn bản thô): Định dạng này còn được gọi là văn bản thuần. Nó chỉ lưu các ký tự trong văn bản, không lưu định dạng văn bản như phông chữ, in đậm, màu, hình ảnh hay bất kỳ đối tượng nhúng nào. Định dạng này có thể mở được với tất cả các chương trình soạn thảo. Notepad là một chương trình soạn thảo đi kèm với Windows. Nó chỉ làm việc với các tài liệu có văn bản thô.
.RTF - Rich Text Format định dạng văn bản có thuộc tính): Đây là một định dạng tài liệu cơ bản, hỗ trợ lưu các định dạng văn bản chính như phông chữ, in đậm, màu và hình ảnh. WordPad là một trình soạn thảo đi kèm với Windows và nó mặc định được chọn làm việc với các tài liệu có định dạng ".rtf". WordPad được chúng tôi đề cập xuyên suốt trong các chủ đề soạn thảo văn bản của giáo trình tập huấn cơ bản với NVDA.
.PDF - Portable Document Format (tạm dịnh là định dạng tài liệu di động): Định dạng này do hãng Adobe đưa ra. Adobe Reader là một trong những chương trình được sử dụng đọc tập tin ".pdf" phổ biến nhất; và nó cũng do chính hãng Adobe phát triển. PDF được thiết kế với mục đích chính là giữ nguyên cách trình bày và bố trí của tài liệu, cho dù nó được xem với bất kỳ phương tiện nào. Có một số tập tin pdf được lưu với nội dung là ảnh của văn bản. Vì vậy, nội dung có thể sẽ không đọc được với NVDA. "XPS" là một định dạng tương tự, được giới thiệu bởi Microsoft, nhằm thay thế cho định dạng PDF.
.HTM / .HTML - HyperText Markup Language (ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản): Hầu hết các trang web đều dùng định dạng HTML. Một điểm hay bị than phiền khi lưu ở định dạng HTML với Word là tập tin sẽ có kích cỡ lớn. Do Word luôn cố gắng chuyển toàn bộ tất cả các định dạng văn bản sang dạng HTML.
Từ ô nhập tên tập tin trong hộp thoại lưu, nhấn tab sẽ chuyển đến mục "save as type" (lưu với kiểu). Có thể thấy các lựa chọn cho những kiểu tập tin nói trên trong danh sách này.
Nhấn f12 hoặc alt+f và a để mở hộp thoại lưu. Khi chọn lưu với một kiểu tập tin khác, những định dạng văn bản có thể bị mất. Word sẽ cảnh báo trước khi lưu lại với định dạng tập tin khác.
Hãy thực tập:
Dưới dòng tiêu đề cấp 1 "Những việc cần làm trong ngày", tạo một danh sách và ghi vào những điểm sau:
Đi chợ
Ăn trưa
Đọc sách
Chèn số trang và in đậm dòng thứ 4.
Từ thực đơn tập tin, Word cho phép chia sẻ tài liệu nhanh qua thư điện tử (email). Thay vì, bạn phải mở trình quản lý email, soạn thư và gán tập tin đính kèm.
Nhấn alt+f mở thực đơn tập tin, và nhấn h chọn mục "Share" (chia sẻ). Ở Word 2010, chọn mục "Save & Send" (lưu & gửi). Sau đó, nhấn e chọn "e-mail" và a chọn gửi dạng đính kèm. Ở đây, còn một số tùy chọn chia sẻ khác như upload tài liệu lên tài khoản OneDrive và gửi liên kết.
Tài liệu cũng có thể được đăng lên blog của bạn. Microsoft hỗ trợ sẵn một số dịch vụ blog như Wordpress.com, Blogger, TypePad. Lưu ý, bạn cần có tài khoản blog để có thể chia sẻ bài viết trực tiếp lên blog.
Phương pháp thường được sử dụng để chia sẻ tài liệu là gửi qua email. Chúng ta hãy thực tập:
Phối thư (Mail Merge) là chức năng dùng để tạo một danh sách thư cá nhân, ví dụ như thư gửi đến các công ty khách hàng để giới thiệu về một sản phẩm mới. Những lá thư này sẽ có cùng nội dung chính nhưng những phần khác có thể thay đổi thông tin. Ví dụ, thư gửi đến cho ông Tí sẽ là "Kính gửi: ông Nguyễn Văn Tí" hay "Kính gửi: bà Lê Thị Bưởi" và nó cũng sẽ có các trường thông tin riêng liên quan như địa chỉ và tên công ty của người nhận...
Để bắt đầu phối thư, nhấn alt+m mở tab "Mailing" (gửi thư), s mở mục "Start mail merge" và chọn loại phối thư muốn tạo.
Loại phối thư in ấn dùng để gửi qua đường bưu điện và e-mail để chọn gửi những thư riêng qua thư điện tử.
Để phối thư, bạn cần phải có danh sách thông tin người nhận, ví dụ như tên và địa chỉ. Rất nhiều công ty sẽ có những thông tin này trong cơ sở dữ liệu hoặc bảng danh bạ của họ. Word hỗ trợ rất nhiều định dạng tập tin lưu trữ danh bạ khác nhau. Nó cũng có tùy chọn cho phép tạo danh sách mới nhưng chức năng này hiện nay không được tiếp cận.
Để chọn người nhận, nhấn alt+m, r mở mục "select recipients" (chọn người nhận). Sau đó, chọn tạo danh sách mới (new list), sử dụng danh sách hiện có (existing list) hoặc lấy từ danh bạ của Outlook (Outlook contacts).
Thay vì sử dụng hộp thoại tạo danh sách mới của Word, bạn mở một tài liệu trống và ghi thông tin mỗi người nhận trên một dòng. Ở dòng đầu tiên, điền vào tiêu đề của mỗi mục và phân cách bằng dấu phẩy, hoặc phím tab. Ví dụ, một tập tin danh sách có thể là:
name, address, years
Đặng Mạnh Cường, Bình Dương, 3
Nguyễn Thanh Sơn, Bình Dương, 15
Lý Văn Hoàng, Sóc Trăng, 3
Khi chọn sử dụng danh sách có sẵn, nó sẽ mở hộp thoại cho phép chọn tập tin danh bạ. Lưu ý, đường dẫn mặc định của nó là "My Data Source", không phải trong thư mục "Documents". Xem phần "Quản Lý Tập Tin Cơ Bản" trong giáo trình tập huấn cơ bản với NVDA để biết thêm thông tin.
Chúng ta sẽ tạo một danh bạ và bắt đầu phối thư:
name, address, years
Đặng Mạnh Cường, Bình Dương, 3
Nguyễn Thanh Sơn, Bình Dương, 15
Lý Văn Hoàng, Sóc Trăng, 3
Sau khi tạo và mở danh sách người nhận, bước kế tiếp là soạn thư. Để tạo những điểm riêng biệt cho thư, những trường thông tin như "name" (tên) và "address" (địa chỉ) có thể được chèn vào. Ngoài ra, cũng có thể dùng một số trường được tạo sẵn như khung địa chỉ. Trường khung địa chỉ sẽ tự động tìm các thông tin như tên và địa chỉ, sau đó kết hợp và hiển thị theo mẫu chung.
Sau khi nhấn alt+m mở tab "Mailing": nhấn a để chèn khung địa chỉ (address block), g chèn dòng chào (greeting line) hoặc i để chèn trường. Hoặc, có thể nhấn alt+shift+f để chèn trường phối (merged field). Nó sẽ mở hộp thoại, liệt kê tất cả các trường trong danh bạ của bạn. Dùng phím mũi tên để chọn.
Dòng chào (greeting line) sẽ dùng những thông tin như "Mr", "Mrs", "Miss"..., Họ và Tên.
Danh sách người nhận đã tạo trong bài thực hành trước không có đủ các trường thông tin để chúng ta có thể chèn dòng chào. Hãy viết một lá thư và chèn các trường:
Trân trọng,
Đặng Hoài Phúc
CEO, Sao Mai co.
Sau khi soạn thư xong, nhấn alt+shift+n hoặc chọn mở mục "Finish and merge" (hoàn tất và phối) từ tab "Mailing" để hoàn tất việc phối thư. Một hộp thoại xuất hiện hỏi muốn phối trường hiện tại hay tất cả. Sau đó, nó sẽ tạo một tài liệu mới và mỗi thư sẽ nằm trên một phần hoặc trang riêng. Đọc lại và kiểm tra mọi thông tin đã đúng chưa.
Nếu cần chỉnh sửa, đóng tài liệu và focus sẽ trở về bản gốc. Khi sửa xong, tiếp tục nhấn alt+shift+n để phối thư.
Cuối cùng, lưu lại hoặc in để gửi đi. Chức năng phối thư cũng cho phép sử dụng danh sách địa chỉ hiện tại để in các nhãn (label) và bì thư (envelope).
Hãy thực tập:
Chức năng phối thư có thể dùng để tạo nhãn (label) và bì thư (envelope). Bạn cần phải phối nhãn trước khi liên kết danh sách địa chỉ với phần phối thư. Nhấn alt+m mở tab "Mailing", và nhấn s chọn mục "Start mail merge" (bắt đầu phối thư). Lúc này, thay vì chọn loại là "Letter" (thư) như đã chọn trong những bài trước, nhấn l để chọn phối nhãn, hoặc v chọn phối bì thư. Hộp thoại thiết lập nhãn hoặc bì thư sẽ xuất hiện, cho phép tùy chỉnh thông tin và kích cỡ.
Chúng ta có thể thiết lập để in riêng phần nhãn và bì thư, thay vì in chung với phần phối thư. Những tùy chọn in riêng cho nhãn và bì thư sẽ nằm trên thanh công cụ gửi thư (mailing toolbar). Ở đây, sẽ gồm hai trang, trang "Label" (nhãn) và "Envelope" (bì thư).
Trong hai trang này cũng có các tùy chọn giống như khi bạn chọn phối nhãn và bì thư từ chức năng phối thư (mail merge).
Nhấn alt+e để chuyển focus qua trang "Envelope" và alt+l chuyển qua trang "Label" (nhãn).
Focus sẽ nằm tại ô địa chỉ (address) trên mỗi trang, cho phép nhập vào địa chỉ nhận thư.
Trên trang bì thư, có mục "Return address" (địa chỉ trả về) và nút "Options" (tùy chọn, cho phép chọn kích cỡ chính xác cho bì thư. Nhấn alt+o để kích hoạt nút "Options".
Trang "Label" có một mục cho phép chọn hoặc không chọn hiển thị địa chỉ trả về (return address). Mặc định, nó sẽ sử dụng địa chỉ (mailing list) được thiết lập trong trang "Advance" (nâng cao), phần "Options" (tùy chọn) của Word. Nút "Options" (tùy chọn cho phép chọn những kiểu nhãn khác nhau. Kích hoạt nút "Details" (chi tiết) để xem và tùy chỉnh cho một loại nhãn nào đó.
Hãy khám phá hộp thoại nhãn và bì thư:
Chức năng kiểm tra tài liệu dùng để rà soát lại các thông tin được lưu với tài liệu có an toàn khi chia sẻ không. Những thông tin này bao gồm thông tin cá nhân, thuộc tính tài liệu, đối tượng nhúng vv.
Chức năng kiểm tra tài liệu (Inspect document) nằm trên tab "Info" (thông tin) trong thực đơn tập tin. Nhấn alt+f, i mở "Info" và nhấn i mở mục kiểm tra vấn đề (Check issues). Chức năng "Inspect" (kiểm tra tài liệu) nằm ở đầu danh sách.
Nhấn enter để chạy chức năng kiểm tra. Nếu tài liệu chưa được, một hộp thoại sẽ xuất hiện hỏi bạn muốn lưu hoặc tiếp tục.
Bước kế, sẽ xuất hiện một hộp thoại hiển thị các tùy chọn kiểm tra. Nhấn tab để duyệt và dùng spacebar để chọn hoặc bỏ chọn. Mặc định, tất cả các mục đều được chọn.
Nhấn enter để tiến hành kiểm tra. Màn hình kết quả kiểm tra sẽ xuất hiện, thông báo tình trạng cho từng tùy chọn kiểm tra. Tuy nhiên, nếu nhấn tab, focus chỉ chuyển đến các mục như nút "Close" (đóng), "Remove" (xóa) và nút "Reinspect" (kiểm tra lại).
Khi dùng tab duyệt qua các nút "Remove...", NVDA sẽ thông báo tùy chọn nào có vấn đề. Nếu thấy thông tin của tùy chọn đó không nên chia sẻ, nhấn enter để xóa.
Hãy khám phá chức năng kiểm tra tài liệu:
Word có một công cụ gọi là kiểm tra tính tiếp cận (check accessibility), cho phép kiểm tra lại toàn bộ tài liệu để đảm bảo nội dung có thể đọc được bởi mọi người, bao gồm những người dùng khuyết tật. Ví dụ, nó sẽ kiểm tra được lỗi tiếp cận của những hộp văn bản trôi mà NVDA không thể đọc.
Chức năng kiểm tra tính tiếp cận cũng nằm cùng menu với kiểm tra tài liệu (trên tab "Info" trong thực đơn tập tin). Sau khi kích hoạt, nó sẽ mở ở vùng tác vụ (task pane). Có thể nhấn f6 để chuyển đến vùng này.
Nếu không tìm thấy lỗi, nó sẽ thông báo là "No accessibility issues found". Nếu có lỗi, focus sẽ chuyển đến mục đầu tiên có thể là "Error" (lỗi), "Warning" (cảnh báo) hoặc "Tip" (thủ thuật). Nhấn mũi tên xuống xem loại vấn đề được tìm thấy và mũi tên xuống một lần nữa để đọc chính xác là lỗi nào. Nhấn enter chọn vấn đề đó. Lưu ý, nó cũng sẽ chọn luôn đối tượng có lỗi ở bên tài liệu. Nhấn tab đến mục "Additional information" (thông tin thêm) để xem thêm thông tin và cách khắc phục. Nhấn shift+f6 chuyển về lại tài liệu và sửa lỗi. Hãy thực tập:
Phần học này đã giới thiệu những tính năng hỗ trợ cộng tác làm việc chung với những người khác, chia sẻ và phân phối tài liệu.
Một số chức năng chính đã đề cập, bao gồm:
Mục đích của phần học này là giới thiệu các tùy chọn của Word và cách thiết lập sao cho tiện dùng, đặc biệt là cho các chức năng thường được sử dụng.
Các bài thực hành trong phần học này sẽ hơi khác so với những bài thực hành trước. Chủ yếu là chúng ta sẽ duyệt các tùy chọn của Word và bạn sẽ quyết định nên chọn hoặc bỏ chọn những tùy chọn đó. Nếu chưa rõ, hãy giữ nguyên thiết lập mặc định.
Mục tiêu:
Nhấn alt+f mở thực đơn tập tin (File). Nhấn t hoặc tìm và kích hoạt mục "Options" (tùy chọn). Ở đây, có thể thiết lập hầu hết các tùy chọn cho Word, ví dụ như tắt màn hình khởi động, chọn chức năng hiển thị trên thanh công cụ truy cập nhanh vv. Trước đây, chúng ta cũng đã làm quen với hộp thoại này, để điền vào tên người dùng và địa chỉ công ty.
Các tùy chọn trong hộp thoại này được chia thành các thể loại khác nhau (category). Thể loại đầu tiên là "General" (Chung). Các tùy chọn trong mỗi thể loại sẽ nằm trên một trang riêng.
Bốn tùy chọn đầu tiên trong trang "General" thuộc về nhóm "User intrface" (giao diện người dùng). Tắt những tùy chọn này sẽ cải thiện khả năng hoạt động của Word, đặc biệt là tùy chọn "Enable live preview" (cho phép xem trực tiếp trước).
Kế đó là mục tên người dùng (username) và tên tắt (initial). Mục này đã được đề cập trong những bài trước. Nó cho phép bạn điền thông tin của bạn và sẽ được sử dụng trong các thuộc tính tài liệu cũng như phần theo dõi thay đổi.
Phần nền (backgroun) và giao diện (theme) sẽ ảnh hưởng đến cách trình bày và hiển thị của màn hình. Giao diện "Black" (màu đen) có thể giúp người mắt kém đọc dễ hơn do nó sẽ có độ tương phản màu cao.
Nên tắt tùy chọn mở phần đính kèm email ở dạng chỉ đọc (Open E-Mail attachments in reading view). Vì, lúc đó nó sẽ trực tiếp mở các tập tin đính kèm ở dạng xem bản in và giúp bạn dễ đọc hơn.
Tùy chọn hiện màn hình khởi động khi ứng dụng này khởi động (Show the start screen when this application starts) chỉ dành cho Word 2013 trở lên. Màn hình khởi động là cửa sổ xuất hiện mỗi khi chạy Word, cho phép chọn tạo mới hoặc chọn tạo tài liệu với mẫu có sẵn. Nếu tắt, Word sẽ tạo tài liệu trống ngay khi bạn chạy Word.
Hãy khám phá các tùy chọn của thể loại "General" (chung):
Trang thứ hai là "Display" (hiển thị). Hầu hết các tùy chọn của trang này dành cho các thiết lập cách trình bày trên màn hình và mang tính trực quang. Sau khi mở hộp thoại "Options" từ thực đơn tập tin, nhấn control+tab chuyển qua trang kế. Tiếp theo, dùng tab duyệt các tùy chọn nằm trên trang đó.
Trang thứ 3 trong hộp thoại là "Proofing" (soát lỗi). Gồm các tùy chọn liên quan đến các chức năng rà lỗi tài liệu như kiểm tra ngữ pháp và lỗi chính tả. Ví dụ, khi kiểm tra chính tả, có một số tùy chọn như "Ignore words in UPPERCASE" (bỏ qua từ viết hoa) hoặc "Ignore words that contain numbers" (bỏ qua từ có chữ số). nó cũng cho phép chọn kiểm tra lỗi ngữ pháp/chính tả trong khi nhập liệu.
Mục đầu tiên trên trang này là tùy chọn tự động sửa (Autocorrect option). Chúng ta sẽ đề cập đến tùy chọn này trong chủ đề sau.
Nút "Custom dictionaries..." (Từ điển tùy chỉnh) cho phép thêm, xóa và sửa các từ điển. Word sẽ dùng các từ điển này cùng với từ điển chính của Word để kiểm tra chính tả. Khi kiểm tra chính tả và thêm một từ vào từ điển, từ đó sẽ được lưu trong từ điển tùy chỉnh mặc định. Lưu ý, bạn có thể download tập tin từ điển tiếng Việt từ trang web của Sao Mai để thêm vào phần từ điển tùy chỉnh. Việc này sẽ giúp kiểm tra lỗi viết sai các từ tiếng Việt và Word sẽ không đánh dấu các từ tiếng Việt là sai chính tả nữa. Vui lòng xem tập tin "Huong Dan.txt" đi kèm với giáo trình này.
Hãy khám phá các tùy chọn của trang soát lỗi:
Tùy chọn "Autocorrect" (tự động sửa) là mục đầu tiên trong trang soát lỗi (Proofing). Sau khi kích hoạt "Autocorrect options", một hộp thoại nhiều trang sẽ xuất hiện, cho phép thiết lập hoặc thay đổi việc tự động sửa của Word khi nhập liệu. Trang đầu tiên trong hộp thoại này là "Autocorrect" (tự sửa). Ở Chủ đề 10.1 Chèn Ký Hiệu, có giới thiệu cách gõ kết hợp một số phím để chèn ký hiệu đặc biệt. Ví dụ, gõ (, c và ) sẽ chèn ký hiệu bản quyền (copyright). Đó là một trong những ví dụ cho chức năng "autocorrect" (tự động sửa) của Word. Ngoài ra, chức năng autocorrect cũng cho phép chọn tự động sửa khi không viết hoa tên ngày, tháng hoặc ký tự ở đầu mỗi câu.
Nhấn control+tab chuyển qua trang "Math autocorrect" (tự sửa toán). Ở đây, bạn có thể thiết lập tự động sửa khi nhập liệu các ký hiệu và công thức toán.
Nhấn control+tab chuyển qua trang "Autoformat as you type" (tự định dạng khi gõ). Trang này có khá nhiều tùy chọn tự động định dạng khi nhập liệu, ví dụ như "automatically superscripting ordinals", tự động đánh số thứ tự bằng chỉ số trên hay chuyển "*bold*" và "_italic_" thành định dạng in đậm và in nghiêng.
Nhấn control+tab chuyển qua trang "Autoformat" (tự định dạng). Những tùy chọn của trang này cũng giống như trang tự định dạng khi gõ. Tuy nhiên, nó chỉ có hiệu lực khi thực hiện các lệnh tự định dạng từ thanh công cụ truy cập nhanh (quick access toolbar). Chủ đề thanh công cụ truy cập nhanh sẽ được giới thiệu sau.
Trang cuối cùng trong hộp thoại là "Action" (hành động). "Action" cho phép bạn hoàn tất một số chức năng thường dùng trong Word. Ví dụ, khi bạn chọn phần nội dung là ngày tháng, nó sẽ cho phép kích hoạt chức năng tạo lịch hẹn với Microsoft Outlook. Hoặc khi bạn chọn nội dung là một ký hiệu dùng trong chứng khoán, nó sẽ tìm kiếm những thông tin liên quan về cổ phiếu.
Hãy khám phá hộp thoại "Autocorrect Options" (tùy chọn tự động sửa):
Các tùy chọn lưu (save options) cho phép thiết lập cách lưu và nơi lưu trữ tập tin. Tương tự, sau khi mở hộp thoại tùy chọn Word, nhấn control+tab tìm đến trang "Save" (lưu).
Mặc định, Word sẽ tự động lưu tài liệu sau mỗi 10 phút. Trong trường hợp máy bị tắt ngang do cúp điện hoặc bị treo, lần sau mở Word lại, bạn có thể chọn mở bản đã được Word lưu trước đó.
Ở ô thiết lập khung thời gian Word tự động lưu tài liệu, có thể nhập giá trị trực tiếp hoặc dùng mũi tên lên xuống để chọn.
Bạn cũng có thể chọn kiểu định dạng tập tin và đường dẫn mặc định khi lưu tài liệu.
Từ Word 2010 về trước, khi mở hoặc lưu tập tin, sẽ mở một hộp thoại, cho phép gõ trực tiếp tên và chọn đường dẫn. Trong khi, từ Word 2013 trở lên, sẽ xuất hiện tab lưu và mở. Nó chỉ khác nhau về cách sắp xếp. Tuy nhiên, có thể mở hộp thoại lưu giống với Word 2010 bằng cách nhấn f12 hoặc nhấn control+f12 để chọn mở tập tin.
Bạn cũng có thể thiết lập để Word 2013-2016 không hiện tab lưu hoặc mở bằng cách chọn mục "don't show the backstage when opening or saving files" (Không hiện backstage khi mở hoặc lưu tập tin).
Hãy khám phá các tùy chọn lưu:
Tương tự như những trang trước, sau khi mở hộp thoại tùy chọn Word, nhấn control+tab chuyển đến trang "Language" (ngôn ngữ). Sau đó, dùng tab để duyệt qua các tùy chọn.
Các tùy chọn ngôn ngữ được chia thành 3 nhóm: ngôn ngữ soạn thảo (editing language) hỗ trợ kiểu gõ và kiểm tra lỗi chính tả, ngôn ngữ hiển thị (display language) cho phần giao diện, và ngôn ngữ trợ giúp (help language) dùng để hiển thị thông tin trợ giúp. Có thể chọn cài thêm những gói ngôn ngữ mới cho Word.
Khi focus đứng ở danh sách ngôn ngữ, dùng mũi tên để chọn và nhấn alt+d để đặt làm mặc định (set as default). Nếu muốn xóa một ngôn ngữ khỏi danh sách, nhấn alt+r (remove). Lưu ý, bạn không thể xóa ngôn ngữ mặc định.
Nếu thường xuyên soạn thảo văn bản với một ngôn ngữ nào đó, bạn có thể cài đặt thêm. Để thêm ngôn ngữ soạn thảo mới, ở mục "Add additional language", dùng mũi tên chọn ngôn ngữ muốn thêm và nhấn alt+a hoặc nhấn tab và kích hoạt nút "Add".
Ở mục chọn ngôn ngữ hiển thị và trợ giúp, nó cũng cho phép bạn chọn đặt ngôn ngữ nào làm mặc định. Lưu ý, hiện gói giao diện tiếng Việt cho Word sử dụng bảng mã tổ hợp, nên nhiều bộ đọc tiếng Việt hiện nay vẫn chưa hỗ trợ.
Hãy khám phá các tùy chọn cho ngôn ngữ:
Trang tiếp theo trong hộp thoại Word là "Advance" (nâng cao). Trang này gồm rất nhiều tùy chọn tổng hợp khác nhau.
Một số tùy chọn có thể bạn quan tâm, bao gồm:
"Typing replaces selected text" (Gõ vào sẽ thay thế văn bản được chọn). Thông thường, khi đang chọn một đoạn văn bản và nhập liệu, khối chọn đó sẽ bị xóa đi. Bỏ chọn mục này sẽ không xóa khối chọn khi gõ. Nó sẽ tự động bỏ chọn và chèn nội dung vào trước khối chọn.
"Use the insert key to control overtype mode" (Dùng phím Insert để kiểm soát chế độ ghi chồng). Mặc định khi nhập liệu, ký tự bên phải con trỏ sẽ được đẩy qua và chèn ký tự mới vào. Nếu chọn mục này và bật chế độ ghi chồng, ký tự bên phải con trỏ sẽ bị xóa mỗi khi gõ ký tự mới. Do phím mặc định được thiết lập làm phím bổ trợ NVDA, vì vậy, bạn cần nhấn hai lần để bật/tắt chế độ ghi chồng.
Nhóm tùy chọn "Cut, Copy and Paste" (cắt, sao chép và dán). Cho phép thiết lập mặc định cách thức sao chép và dán nội dung, ví dụ như giữ định dạng gốc hay sử dụng định dạng tài liệu hiện tại.
Nếu thiết lập dán nội dung với định dạng văn bản thô (plain text), nó sẽ có mục cho phép chọn cách định dạng danh sách đánh dấu và đánh số.
Sau khi dán, nhấn control sẽ xuất hiện hộp thoại các tùy chọn dán (paste options). Nếu muốn tắt, hãy bỏ chọn mục "Show paste options button when content is pasted" (hiện các tùy chọn dán khi dán nội dung). Trong nhóm này, còn có một mục khác cho phép chọn sử dụng phím Insert để dán.
Tùy chọn "Show this number of recent documents" (hiện tài liệu gần đây với số lượng này) dùng để thiết lập có bao nhiêu tài liệu mở gần đây sẽ được hiển thị trong danh sách của khung mở tập tin. Mục "Quickly access this number of recent documents" (Truy cập nhanh tài liệu gần đây) cho phép sử dụng phím tắt để mở 9 tập tin gần nhất. Nhấn alt+f, sau đó nhấn số (từ 1 - 9).
Mục "Show horizontal scroll bar" (hiện thanh cuộn ngang), "Show vertical scroll bar" (hiện thanh cuộn dọc) và "Show vertical ruler in print layout view" (hiện thước kẻ đứng ở dạng xem bản in) là những tùy chọn hoàn toàn mang tính trực quang. Nó không ảnh hưởng đến việc di chuyển bằng bàn phím. Bạn có thể tắt để không hiển thị thêm những đối tượng không cần thiết khi dùng phương pháp duyệt đối tượng.
Mục "Mailing address" (địa chỉ gửi thư) đã được giới thiệu ở Chủ đề 8.7 Thiết lập thuộc tính tài liệu.
Hãy khám phá các tùy chọn của trang nâng cao:
Ngoài cách mở trang "Customize the ribbon" (tùy chỉnh ribbon) từ hộp thoại tùy chọn Word, bạn có thể mở từ thực đơn NGỮ CẢNH. Các tùy chọn trong trang này cho phép bố trí ribbon bằng cách thêm hoặc xóa shortcut của các chức năng.
Tùy chọn đầu tiên là hộp xổ, "Choose commands from" (chọn lệnh từ). Mục này gồm các phân loại của lệnh. Kế đó là "Available commands" (các lệnh có sẵn), sẽ hiển thị các lệnh thuộc phân loại chọn ở mục trước.
Sau khi chọn lệnh, nhấn alt+a hoặc kích hoạt nút "Add" để thêm vào thư mục hiện tại nằm bên cây thư mục ribbon (Ribbon tree view). Và ngược lại, nhấn alt+r hoặc kích hoạt nút "Remove" sẽ xóa lệnh đang chọn bên phần cây thư mục ribbon.
Để tạo tab mới trên ribbon: nhấn alt+w (New tab). Tạo nhóm cho tab hiện tại: nhấn alt+n (New group). Đổi tên tab hoặc nhóm: nhấn alt+m (Rename).
Nhấn alt+e để khôi phục về tình trạng gốc (reset). Ribbon tùy chỉnh có thể nhập (import) hoặc xuất ra (export), giúp bạn dễ dàng thiết lập cho máy khác.
Lưu ý, không thể thêm lệnh vào các nhóm có sẵn, ví dụ như phông (font), đoạn (paragraph).
Trong bài thực hành sau, chúng ta sẽ tạo nhóm mới và thêm lệnh vào nhóm. Hãy thực tập:
Có một tùy chọn không được đề cập ở bài trước là mục tùy chỉnh phím tắt tắt (customizing keyboard shortcut). Tùy chọn này cho phép gán và thay đổi phím tắt cho các lệnh của Word.
Đứng ở trang tùy chỉnh ribbon, nhấn alt+t hoặc tab tìm và kích hoạt nút "Customize..." (tùy chỉnh).
Sau khi hộp thoại "Customize keyboard" (tùy chỉnh bàn phím) xuất hiện, focus sẽ nằm tại danh sách thể loại (category) . Dùng mũi tên xuống để duyệt và chọn phân loại, ví dụ như tab "Home", "Insert", "Font", "style"...
Nhấn tab chuyển đến danh sách lệnh. Danh sách sẽ có tên cùng với thể loại bạn chọn ở mục trước và sẽ hiển thị tất cả các lệnh của thể loại đó.. Tên lệnh được viết dính liền, ví dụ như "FileSave". Từ tên của các lệnh, bạn có thể đoán được ý nghĩa của nó. Tuy nhiên, cũng có những tên không mô tả rõ chức năng của lệnh, ví dụ như "CloseParaBelow". Mỗi lệnh sẽ có phần mô tả riêng. Để đọc đọc nội dung mô tả, nhấn tab tìm đến nút "Reset all" (khôi phục tất cả) và nhấn NVDA+4 bàn phím số (laptop: NVDA+shift+mũi tên trái) đưa con trỏ duyệt về đối tượng trước. Ví dụ, phần mô tả của lệnh "CloseParaBelow" sẽ là "Removes extra spacing below the selected paragraph" (xóa bỏ khoảng cách thừa ở phía dưới đoạn được chọn).
Lưu ý, ở đây, nó cũng liệt kê thêm một số lệnh không có trên ribbon, ví dụ như lệnh chuyển qua lại giữa các phần (section) hoặc chuyển đổi hướng trang.
Kế danh sách lệnh là mục "Current keys" (phím tắt hiện tại). Mục này sẽ hiển thị phím tắt của lệnh hiện tại. Ví dụ, control+s cho lệnh "FileSave".
Nhấn tab chuyển đến "Press new shortcut key" (nhấn vào phím tắt mới). Ở đây, bạn có thể gán phím tắt bằng cách nhấn tổ hợp phím lệnh, ví dụ như "control+alt+shift+o. Lưu ý, không nên gán những phím tắt đã được sử dụng. Để kiểm tra phím nhấn vào đã được sử dụng chưa, nhấn NVDA+6 bàn phím số (laptop: NVDA+shift+mũi tên phải) đưa con trỏ duyệt đến đối tượng kế. Ngay sau đối tượng "Current key", sẽ là phần thông báo tình trạng của phím tắt. Nó sẽ thông báo là "Unassigned" nếu phím chưa được sử dụng, hoặc thông báo tên của lệnh nếu phím đã được sử dụng. Ví dụ, nê1u nhấn phím "control+s", nó sẽ thông báo là "Currently assigned to: FileSave" (hiện được gán cho: FileSave).
Khi focus đứng ở ô nhấn phím tắt mới, hãy dùng phím tab di chuyển đến nút "Assign" (gán) và nhấn enter để gán phím tắt. Bạn không thể dùng alt+a để kích hoạt vì nó sẽ coi đó là phím tắt bạn muốn gán cho lệnh hiện tại.
Những thay đổi trong hộp thoại này mặc định sẽ được lưu trong tập tin mẫu "Normal.dotm". Ngoài ra, cũng có thể chọn chỉ lưu cho tài liệu hiện tại.
Để xóa, chọn phím tắt trong mục "Current key" và nhấn alt+r hoặc tìm và kích hoạt nút "Remove"..
Cuối cùng là nút "Reset all", cho phép khôi phục về lại thiết lập mặc định.
Hãy thực tập tạo phím tắt cho chức năng kiểm tra tài liệu:
Thanh công cụ truy cập nhanh (quick access toolbar) nằm ở bên trái thanh tiêu đề. Những lệnh trên thanh truy cập nhanh có thể kích hoạt theo số thứ tự kết hợp với phím alt. Ví dụ, nhấn alt+1 để kích hoạt lệnh thứ nhất, alt+2 kích hoạt lệnh thứ hai và tương tự.
Trang thanh công cụ truy cập nhanh nằm kế trang tùy chỉnh ribbon trong hộp thoại tùy chọn Word. Và nó cũng có các mục khá giống với trang tùy chỉnh ribbon.
Mục "Choose commands from" (chọn lệnh từ) dùng để chọn thể loại lệnh cho nó hiển thị bên mục "Available commands" (các lệnh có sẵn). Để thêm lệnh lên thanh truy cập nhanh, chọn lệnh ở danh sách lệnh có sẵn và nhấn alt+a hoặc tìm và kích hoạt nút "Add"..
Những tùy chỉnh cho thanh truy cập nhanh có thể chọn áp dụng cho tất cả các tài liệu hay chỉ cho tài liệu hiện tại. Mặc định, Word chọn áp dụng cho tất cả các tài liệu.
Ở danh sách tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh (Customize quick access toolbar list) sẽ liệt kê thứ tự các lệnh trên thanh truy cập nhanh. Để sắp xếp lại thứ tự, chọn lệnh, sau đó nhấn tab tìm và kích hoạt nút "Move up" để chuyển lên hoặc nút "Move down" để chuyển xuống. Lưu ý, lệnh đầu tiên sẽ được kích hoạt với phím alt+1, và thứ hai với alt+2 vv.
Hãy khám phá trang thanh công cụ truy cập nhanh:
Hai trang cuối cùng trong hộp thoại tùy chọn Word là "Add-ins" (bổ trợ) và "Trust Center" (trung tâm tin cậy).
Các Add-ins (phần bổ trợ) hầu hết là những công cụ được phát triển bởi bên thứ ba (độc lập với Microsoft). Mục đích chính của các add-ins là tăng thêm tính năng cho Word dựa trên những nhu cầu cụ thể nào đó. Ví dụ, khi mua máy scan và phần mềm nhận dạng văn bản, thường nó sẽ đi kèm add-in cho Word. Add-in này có thể sẽ hỗ trợ bạn scan và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp từ Word. Do mỗi add-in hoạt động theo cách riêng của nó, nên giáo trình này không đề cập đến chủ đề sử dụng add-in.
"Trust Center" (trung tâm tin cậy) cho phép thay đổi các thiết lập an toàn cho Word. Ví dụ, có thể tắt dạng xem bảo vệ khi mở các tài liệu download từ internet để có thể đọc và chỉnh sửa bình thường. Điều này sẽ tiện lợi hơn nhưng cũng có thể không an toàn cho máy tính của bạn. Microsoft khuyến cáo không nên thay đổi các tùy chọn như vậy.
Phần học này đã giới thiệu các tùy chọn để thiết lập cho những chức năng khác nhau của Word.
Một số điểm chính đã được đề cập, bao gồm:
Mục đích của phần học này là giới thiệu một số ít tính năng nâng cao chưa được đề cập trong giáo trình. Ngoài ra, chúng tôi cũng chỉ dẫn nơi bạn có thể tìm thấy các tính năng đó trong Word.
Mục tiêu:
Mặc định, thanh trạng thái (status bar) sẽ hiển thị các thông tin về tài liệu như số từ, vị trí cột, ngôn ngữ và phóng to/thu nhỏ.
Kích hoạt các điều khiển trên thanh trạng thái sẽ mở cửa sổ hiển thị thông tin hoặc cho phép thiết lập các tùy chọn cho tính năng tương ứng. Ví dụ, kích hoạt mục đếm từ sẽ hiển thị hộp thoại thông tin về tài liệu bao gồm số trang, đoạn, ký tự, dòng vvv.
Thanh trạng thái có thể được tùy chỉnh để bỏ bớt hoặc hiển thị thêm thông tin. Ví dụ, có thể xóa bỏ phần thông tin ngôn ngữ, thêm vị trí dòng hoặc phần hiện tại.
Để thay đổi thông tin hiển thị trên thanh trạng thái, nhấn f6 đưa focus đến thanh trạng thái, nhấn application mở thực đơn ngữ cảnh. Sau đó, dùng mũi tên duyệt và nhấn spacebar để chọn hoặc bỏ chọn. Không phải thông tin nào được chọn cũng luôn luôn hiển thị trên thanh trạng thái. Nó chỉ hiển thị khi có những hoạt động liên quan. Ví dụ, thông tin upload chỉ hiển thị khi tài liệu được upload.
Hãy xem có những thông tin nào đang hiển thị trên thanh trạng thái:
Nếu một tài liệu được sử dụng thường xuyên, bạn có thể muốn tạo shortcut cho nó trên start menu, thanh tác vụ hay trên desktop. Việc tạo shortcut sẽ được thực hiện từ trình duyệt tập tin. Vui lòng xem chương 8, Quản lý tập tin cơ bản trong giáo trình tập huấn cơ bản với NVDA để biết thêm thông tin.
Nhấn windows+e mở trình duyệt tập tin và tìm đến tập tin bạn muốn tạo shortcut.
Để tạo shortcut trên desktop, đứng tại tập tin muốn tạo, mở thực đơn ngữ cảnh và nhấn n hoặc mở mục "Send to" (gửi đến). Sau đó, dùng mũi tên xuống chọn mục "Desktop (create shortcut)".
Bạn có thể gán phím tắt cho shortcut vừa tạo bằng cách nhấn Windows+m về desktop. Dùng mũi tên hoặc nhấn chữ cái đầu để tìm đến shortcut, giống như khi làm việc với loại danh sách khác. Nhấn alt+enter mở hộp thoại thuộc tính của shortcut. Sau đó, dùng tab để tìm đến mục gán phím tắt (Shortcut key).
Hãy thực tập tạo shortcut cho tập tin sổ tay Word:
Chủ đề 12.4 Tùy Chọn Lưu đã đề cập đến tùy chọn tự phục hồi tài liệu. Nó cho phép chỉ định sau mỗi bao nhiêu phút Word sẽ tự lưu lại. Trong trường hợp máy tính bị treo hoặc tắt ngang, khi mở lại Word, nó sẽ xuất hiện cửa sổ cho phép chọn mở lại tập tin tự lưu trước đó hoặc mở tập tin do bạn lưu. Nhấn f6 để đưa focus đến cửa sổ phục hồi tài liệu.
Ngay khi đóng tài liệu mà không lưu, Word cũng sẽ lưu lại một bản phục hồi, phòng khi sau này bạn thay đổi ý định và muốn lấy lại bản đó.
Có thể truy cập những tập tin này từ tab "Info" trong thực đơn tập tin. Nhấn alt+f, i mở tab "Info". Nhấn r chọn chuyển đến "Manage document" (quản lý tài liệu). Sau đó, nhấn enter để mở "Recover unsaved documents" (phục hồi các tài liệu chưa lưu). Lúc này, hộp thoại mở tập tin sẽ xuất hiện và đang nằm ở thư mục "Unsaved files" của Microsoft. Nhấn shift+tab đến phần danh sách và dùng mũi tên để chọn tập tin tự phục hồi. Lưu ý, các tập tin này có phần mở rộng là ".asd", thay vì ".docx". Sau khi mở tập tin ".asd", trên màn hình sẽ hiển thị câu thông báo là tài liệu này được phục hồi tự động và chỉ lưu tạm thời trên máy tính.
Hãy thực tập:
Macro được dùng để ghi lại các bước và sau đó có thể tự thực hiện lại toàn bộ các bước được ghi. Tính năng này rất hữu ích khi thường xuyên thực hiện các thao tác giống nhau hoặc rườm rà trong tài liệu.
Để ghi macro, nhấn alt+w mở tab "View", nhấn m chọn "Macro" và nhấn r chọn "Record" (ghi). Hộp thoại ghi macro sẽ xuất hiện và focus nằm tại ô nhập tên. Mặc định, Word lấy tên là "Macro1". Lưu ý, tên macro chỉ được bao gồm các chữ cái và chữ số.
Sau khi đặt tên cho macro, nhấn enter để bắt đầu ghi. Hoặc, có thể nhấn alt+k kích hoạt nút "Keyboard" (bàn phím) để gán phím tắt cho macro. Hộp thoại "Customize keyboard shortcut" (tùy chỉnh phím tắt) sẽ xuất hiện và focus nằm tại "Press new shortcut key", cho phép bạn nhấn vào tổ hợp phím tắt.
Sau khi nhấn enter để bắt đầu ghi macro, focus sẽ về lại cửa sổ tài liệu và mọi thao tác từ lúc này trở đi sẽ được ghi lại.
Nhấn alt+w, m, và r để tạm dừng ghi macro.
Hãy ghi một macro đơn giản cho thao tác tạo tiêu đề cho bài thơ:
Chồng em rất thích làm thơ
Ra vào ngẩn ngẩn ngơ ngơ thế nào
Đến nay em rất tự hào
Con em chưa có đứa nào làm thơ
Nếu có macro nào được sử dụng thường xuyên, bạn có thể gán phím tắt cho nó.
Ngoài ra, có thể chạy từ hộp thoại macro. Nhấn alt+f8 mở trực tiếp hộp thoại macro; hoặc mở từ tab "View" (alt+w, m và nhấn enter). Ở đây, dùng mũi tên chọn macro và nhấn enter để chạy.
Trong hộp thoại này, bạn cũng có thể thêm, sửa hoặc xóa macro.
Để tạo macro mới, ở ô tên macro, đặt tên và kích hoạt nút "Create".
Kích hoạt nút "Edit" (sửa) hoặc "Step into" (chạy từng bước) sẽ mở trình biên tập Visual Basic, hiển thị mã nguồn của macro. Nếu không biết về ngôn ngữ Visual Basic, bạn hãy bỏ qua tính năng này.
Sau khi chạy macro, nhấn control+z sẽ phục hồi thao tác trước đó của macro. Mỗi bước trong macro đều có thể phục hồi.
Hãy viết một bài thơ mới và chạy macro đã tạo ở bài thực hành trước:
Trâu ơi ta bảo trâu này
Trâu ra ngoài ruộng trâu cày với ta
Cấy cày giữ nghiệp nông gia
Ta đây trâu đấy ai mà quản công
Có một vài chức năng của Word không được giới thiệu trong giáo trình này.
Từ thực đơn tập tin: mục tài khoản (account); Nếu đăng nhập vào tài khoản Microsoft, có thể cài đặt và xem thông tin chi tiết. Nếu dùng Office 365, cần phải đăng nhập vào tài khoản Microsoft.
Từ thực đơn tập tin: phản hồi (Feedback); Word 2016 có thêm mục phản hồi, cho phép người dùng báo lỗi hoặc gửi đề xuất tính năng mới đến hãng Microsoft.
Tab Home: hiệu ứng văn bản, đường viền và tô bóng (text effects, borders and shading); Là các tùy chọn hoàn toàn mang tính trang trí và trực quang. Dùng hiệu ứng văn bản để thêm độ bóng, phản chiếu và những hiệu ứng khác cho văn bản. Đường viền dùng để tạo đường kẻ xung quanh câu hoặc đoạn. Và phần tô bóng (shading) dùng để tô màu cho trang nền của khối chọn.
Tab Insert: phần bổ trợ (store and add-ins); Phần store được dùng để download và quản lý các bổ trợ (add-ins) cho Word trực tiếp từ trang Microsoft.
Tab View: tùy chọn cửa sổ (Window options); Những tùy chọn này cho phép xem nhiều phần của một tài liệu hoặc nhiều tài liệu khác nhau trên màn hình cùng lúc. Nó hoàn toàn mang tính trực quang.
Tell Me (cho tôi biết); Word 2016 có thêm tùy chọn tìm kiếm mới, gọi là "Tell me" (cho tôi biết). Nhấn alt+q chuyển đến ô nhập liệu và gõ nội dung muốn tìm. Sau đó, dùng mũi tên xuống xem kết quả và nhấn enter để kích hoạt.
Developer options (tùy chọn cho nhà phát triển); Word có một tab ẩn, là tab "Developer" (nhà phát triển). Để bật, mở trang tùy chỉnh ribbon, chuyển đến "Ribbon tree view", tìm mục "Developer tab" và nhấn spacebar. Tab "Developer" gồm các thành phần, cho phép thiết kế và tạo biểu mẫu, ví dụ như hộp kiểm, nút radio, hộp xổ vv.
Chứng nhận NVDA là một chương trình mới và rất thú vị, dành cho những người tham gia muốn chứng thực khả năng cũng như kiến thức chuyên sâu về NVDA của mình.
Chương trình này phù hợp cho những đối tượng sau:
Có nhiều cấp độ cho chương trình chứng nhận NVDA. Cấp độ chứng nhận đầu tiên được chứng thực dựa trên tất cả các chủ đề được đề cập trong giáo trình tập huấn cơ bản với NVDA. Chứng nhận Word sẽ được chứng thực dựa trên các kiến thức và kỹ năng được giới thiệu trong giáo trình này.
Các thông tin về chương trình sẽ được cập nhật trên trang web của NV Access.