2.2 Làm việc với văn bản

1. Tạo một tài liệu mới

- Đối với word 2007 thì việc tạo một văn bản mới bạn cũng nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

• Hoặc bạn nhấn Alt + F vào Microsoft Office Button  và chọn New rồi nhấn Enter (hoặc nhấn alt + F và nhấn chữ N).

Chú ý: Khi bạn nhấn Enter vào New, bạn có nhiều sự lựa chọn về kiểu tài liệu có thể tạo. Nếu muốn bắt đầu từ một tài liệu trống, thì bạn hãy nhấn Enter vào Blank document ngay khi vào trong hộp thoại. Nếu muốn bắt đầu từ một tài liệu mẫu, bạn nhấn Tab đến mục blank and recent (tức mục templates listbox) rồi dung mũi tên lên xuống để duyệt qua các lựa chọn, chọn xong nhấn Tab đến create button và kích hoạt vào.

2. Mở một tài liệu có sẵn

Để mở một tài liệu có sẵn bạn thực hiện tương tự với word 2003.:

- Mở hộp thoại Open bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn Alt + F vào Microsoft Office Button và chọn Open (hoặc nhấn Alt + F và nhấn chữ O). Điều cần lưu ý là trong word 2007 Jaws không đọc listview mà chỉ đọc not selected.

- Nếu bạn có các tài liệu mới sử dụng gần đây, bạn có thể vào Microsoft Office Button và nhấn mũi tên phải tới danh sách các tập tin đã mở gần đây (Recent Documents) rồi dùng mũi tên chọn tên tập tin rồi nhấn Enter.

3. Lưu một tài liệu

Để thực hiện lưu một tài liệu trong word 2007 bạn thực hiện tương tự như trong word 2003.

- Để mở hộp thoại lưu bạn cũng: nhấn Alt + F vào Microsoft Office Button và Chọn Save  (Alt + F rồi nhấn S) hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S, hoặc chọn Save trên Quick Access Toolbar bằng cách nhấn Alt rồi nhấn mũi tên trái một cái tới Microsoft Office Button rồi nhấn Tab đến Save button. Rồi thực hiện cách lưu tương tự như word 2003. Và lưu ý là ở trong word 2007 Jaws không đọc listview mà chỉ đọc not selected

- Nếu bạn gửi tài liệu cho ai đó mà người đó không sử dụng Office 2007, bạn cần chọn mục Word 97 - 2003 Document ở mục file as type.

Lưu ý: Nếu bạn muốn lưu thêm tài liệu đã lưu nữa thì bạn vào Microsoft Office Button rồi chọn hoặc Save As (nhấn Alt + F rồi nhấn A) hoặc nhấn F12 và thực hiện cách lưu như ở trên.

4. Xem tài liệu

Có nhiều cách để xem tài liệu trong Word. Để xem một tài liệu ở nhiều dạng khác nhau, bạn nhấn Alt rồi nhấn Ctrl + tab đến thanh status bar dùng mũi tên trái và phải tìm đến các lựa chọn Print Layout, Full Screen Reading, Web Layout, Draft,… rồi Enter, hoặc nhấn Alt + w vào menu View dùng Tab tìm đến các lựa chọn ở trên, nếu chọn kiểu xem tài liệu nào thì nhấn Enter vào đó.

Khi bạn đang ở một kiểu xem nào thì bạn có thể nhấn Insert + T Jaws sẽ đọc tên của kiểu xem văn bản mà bạn đang lựa chọn.

Cụ thể hơn:

a. Print Layout: Đây là cách xem tài liệu giống như khi tài liệu được in. Nó bao gồm tất cả các bảng, nội dung, đồ thị và ảnh. Đây là kiểu chọn bình thường và thông dụng nhất.

b. Full Screen Reading: Đây là cách xem toàn bộ chiều dài của tài liệu. Là cách tốt cho việc xem hai trang cùng một lúc. Lúc này bạn nhấn Insert + T sẽ nghe Jaws đọc là reading layout. Đây là kiểu xem mặc định cho file đính kèm, Jaws không hỗ trợ kiểu này. Để tắt chế độ này bạn làm như sau: bạn nhấn Alt + F và nhấn I để mở hộp thoại word options. Ở trang popular bạn nhấn Tab đến mục Open e-mail attactment… và nhấn khoảng trắng để bỏ chọn và nhấn ok để lưu lại thiết lập. Trong cửa sổ Reading layout bạn nhấn Insert + F1 để biết thêm chi tiết về kiểu xem này. Để thoát kiểu xem này nhấn Esc.

c. Web Layout: Đây là cách xem tài liệu như tài liệu trên trình duyệt web.

d. Outline: Đây là một dạng đường viền của tài liệu dưới dạng các dấu chấm ở đầu dòng.

Sau khi bạn lựa chọn kiểu xem này thì trong cửa sổ word xuất hiện thêm một menu mới là Outlining. Bạn mở menu này bằng cách nhấn Alt + U. Trong menu có nhiều lựa chọn để bạn làm việc với văn bản. Chẳng hạn bạn di chuyển vị trí từng đoạn văn mà không cần thực hiện chức năng cắt hoặc dán. Ví dụ bạn có một đoạn văn bản nằm ở vị trí thứ 2 trong văn bản bạn muốn di chuyển nó lên vị trí thứ nhất thì bạn hãy đứng ngay đoạn văn thứ hai đó rồi nhấn Alt + U sau đó dùng Tab di chuyển tới mục move up button và kích hoạt vào lập tức đoạn văn thứ 2 của bạn sẽ di chuyển lên đầu.

e. Draft: Cách xem này không hiển thị ảnh hay các bố cục, chỉ hiển thị nội dung. Tương tự như chế độ ta tắt hình ảnh trên web.

5. Tắt một tài liệu

Để đóng một tài liệu đang mở bạn cũng dùng những phím tắt tương tự trong word 2003

- Vào Office Button chọn Close.

- Hoặc bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + W hoặc Ctrl + F4.

Chia sẻ bài này qua: