2.3 Một số thủ thuật định dạng và xử lý trong MS Word

Đăng bởi Sao Mai vào T6, 07/08/2016 - 15:23

2.3.1 Làm con trỏ quay về vị trí cũ

Những ai đã từng phải thao tác với file văn bản có hàng chục trang hẳn đã thấm thía “nỗi đau” khi phải dò tìm sửa chữa ở những trang khác nhau. Ví dụ: Bạn đang sửa chữa một câu ở trang 17 thì đột nhiên muốn xem lại vài dòng ở trang 1. Ta nhấn Ctrl + home về lại trang 1 (hoặc nhấn Ctrl+Trang trước hoặc Ctrl+Trang sau để chuyển đổi giữa các trang), nhưng sau đó để tiếp tục công việc ở trang 17 thì phải làm sao đây? Thật ra, bạn chỉ cần nhấn Shift + F5 là con trỏ sẽ tự động nhảy về đúng vị trí cũ mà bạn đang thao tác lúc nãy. Đặc biệt, sau khi lưu và đóng file thì ở lần mở sau, con trỏ sẽ vẫn nằm ở trang đầu.

2.3.2 Chuyển đổi text thành bảng và ngược lại

a. Chuyển bảng thành text:
- Chọn bảng muốn chuyển thành text sau đó nhấn Alt + A vào trình đơn table (Bảng) nhấn mũi tên xuống tới convert submenu, mở submenu và chọn table to text và nhấn enter sau đó chọn dấu cách cho các chữ của mỗi cột, chọn xong thì nhấn enter hoặc nhấn tab đến Ok button rồi nhấn Enter hoặc khoảng trắng.

b. Chuyển text thành bảng:
- Chọn đoạn văn cần chuyển rồi sau đó nhấn Alt + A vào trình đơn table nhấn chữ v hoặc nhấn mũi tên xuống tới Convert submenu rồi mở submenu chọn mục Text to table rồi nhấn Enter.
Ở mục table size: chọn kích thước bảng. Mục number of columns chọn số cột. Mục number of rows chọn số dòng.
+ Ở mục Autofit behavior chọn kích thước của cột.
+ Nhấn nút Auto Format chọn dạng bảng rồi tab đến Ok và nhấn Enter hoặc khoảng trắng.
- Sau khi lựa chọn hết các thông số nhấn tab đến Ok button và kích hoạt vào.

2.3.3 Tìm và thay thế những ký tự đặc biệt

Chức năng tìm kiếm của MS Word đã quá quen thuộc rồi nhưng chắc hẳn bạn chỉ mới tận dụng nó để tìm kiếm chữ thông thường. Vẫn còn một khả năng còn ẩn giấu, đó là tìm kiếm những ký tự không hiển thị khi in như khoảng cách giữa các chữ hay các đoạn. Bạn hãy nhấn Ctrl + F (hoặc nhấn Alt + E mũi tên xuống tới find và nhấn Enter) để mở cửa sổ Find. Sau đó nhấn tab và kích hoạt vào nút More, rồi tiếp tục nhấn tab tới Special rồi nhấn Enter. Các ký tự đặc biệt đã được liệt kê đầy đủ ở đây nên bạn chỉ cần nhấn mũi tên lên xuống để chọn cái cần tìm hoặc thay thế là xong rồi nhấn Enter, sau đó nhấn nút findnext để lần lượt tìm rồi nhấn Esc nếu không muốn tìm nữa

2.3.4 Ta có thể dùng hộp thoại autoCorrect Options đ(các tùy chọn tự động sửa) để tự động thay thế khi soạn thảo văn bản.

Khi gõ văn bản bạn sẽ thường gặp các cụm từ thường lập đi lập lại, Để tiếc kiệm thời gian, bạn có thể viết tắt cho các cụm từ đó để Word tự động thay thế ví dụ như khi gõ HCM Word có thể chuyển thành Hồ Chí Minh. Trong MS Word có thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ dành cho người sử dụng,
- Nhấn Alt + T vào menu Tools mũi tên xuống tới AutoCorrect Options rồi nhấn Enter
- Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect, nhấn Ctrl + Tab chọn thẻ AutoCorrect:
- Nhập ký tự cần sửa ở ô Replace (thay thế).
- Nhập từ ngữ đúng ở ô Replace With (Thay thế với) rồi nhấn lệnh coppy rồi mới vào hộp thoại)
- Nhấn nút Add để thêm vào danh sách định nghĩa.
- Nhấn Tab đến Ok button rồi kích hoạt vào.
Sau khi thiết lập xong, khi bạn gõ từ được định nghĩa và nhấn phím khoảng cách (space), MS Word sẽ tự động sửa lại bằng từ bạn đã thay thế cho từ đó. Ở đây lấy ví dụ khi gõ chữ “"HCM" sẽ được thay thế thành "Hồ Chí Minh".

2.3.5 Vai trò của section trong trình bày văn bản

Một số trường hợp khi xây dựng một văn bản (thường là các đề án, luận văn...), chúng ta thường có nhu cầu trình bày phong phú và đa dạng trong cùng một tập tin văn bản, ví dụ như thiết lập nhiều hệ thống lề cho văn bản; hướng giấy khi in ấn; nhiều hệ thống header, footer khác nhau; nhiều hệ thống thứ tự số trang và thiết lập chế độ bảo vệ khác nhau cho mỗi đoạn... trong cùng một văn bản. Có thể bằng cách này hay cách khác, bạn dùng các công cụ trong ứng dụng thực hiện được các tính năng trên, tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng một phương pháp chia đoạn và sẽ thực hiện các chức năng trên từng đoạn nhờ công cụ chia đoạn Section.
a. Chia văn bản thành nhiều Section (đoạn, phần).
Đặt con trỏ vào vị trí muốn chia đoạn, sau đó nhấn Alt + I vào menu Insert, mũi tên xuống tới Break và nhấn Enter, ta có các lựa chọn như sau:
Để chèn thêm section, ta chọn 4 lựa chọn ở mục Section break types, cụ thể như sau
- Next page: Section mới bắt đầu từ đầu trang tiếp theo.
- Continuous: Section mới bắt đầu ngay tại vị trí con trỏ.
- Even page: Section mới bắt đầu từ trang chẵn tiếp theo
- Odd page: Section mới bắt đầu từ trang lẻ tiếp theo.
- Chọn xong ta nhấn tab đến Ok button và nhấn Enter hoặc khoảng trắng.
Sau khi thực hiện xong thao tác trên, văn bản đã được chia thành hai phần, phần sau cách phần trước bởi ranh giới là dấu Section break mà ta vừa chèn vào Bằng cách này, ta có thể chia một tập tin văn bản thành nhiều Section theo ý muốn.

b. Thiết lập nhiều hệ thống lề (Margin) và hướng giấy in (Orientation) trong cùng một văn bản.

Ta có thể thiết lập mỗi một section có một hệ thống lề (Margin) khác nhau theo ý muốn, cách làm như sau:
Di chuyển con trỏ vào Section muốn thiết lập lề, nhấn Alt + F vào menu File, mũi tên xuống tới Page setup rồi nhấn Enter, chọn Tab Margin. Ta thiết lập lề cho trang in bình thường theo ý muốn,
- Ở mục top chọn lề trên
- Ở mục bottom chọn lề dưới
- Ở mục left chọn lề trái
- Ở mục Right chọn lề phải
Và cuối cùng, muốn chế độ lề vừa thiết lập chỉ áp dụng cho Section ngay vị trí con trỏ thì ta nhấn tab đến mục Apply to ta dùng mũi tên để chọn This section, nếu muốn chế độ căn lề áp dụng cho toàn bộ văn bản ta chọn Whole document.
Tương tự ta cũng thiết lập được hướng giấy in cho riêng từng Section tại mục multiple Paper.
Chọn xong rồi nhấn tab tới Ok button và nhấn Enter hoặc khoảng trắng.

 

Chia sẻ bài này qua: