2.3 Cách trộn thư (Mail Merge) trong Word

Trộn thư là tính năng hữu ích trong Word, tính năng này cho phép bạn tiết kiệm được nhiều thời gian khi phải thao tác với văn bản dạng chèn danh sách vào một tài liệu cố định như thư mời, thư cảm ơn, giấy chứng nhận…

Mặc dù tính năng này rất hữu ích nhưng có nhiều bạn chưa biết hoặc chưa để ý đến tính năng trộn thư này. Các bạn cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết cách trộn thư trong Word 2007/2010/2013.

1. Giới thiệu:

Mail Merge (trộn thư) trong Microsoft Word nghĩa là điền dữ liệu trong danh sách vào những vị trí tương ứng trên văn bản, mặc định của chương trình là ứng với mỗi một dòng (Record) dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang văn bản tương ứng.

Tài liệu văn bản chứa nội dung không đổi (như thư mời, phiếu điểm) gọi là tài liệu chính (Main Document). Danh sách dữ liệu chứa nội dung thay đổi gọi là nguồn dữ liệu (Data Source). Mỗi cột dữ liệu trong danh sách gọi là Field. Mỗi dòng dữ liệu gọi là mẫu tin hoặc Record.

2. Cách thực hiện:

Bước 1: Tạo File (tập tin) nguồn dữ liệu (Data Source), có thể là bảng (Table) trong Word hoặc là bảng tính (Wordsheet) trong Excel.

Ví dụ: tập tin văn bản có bảng như sau và được lưu với tên DSKH.

STT

Họ

Tên

Địa chỉ

1

Trần Thanh

Tùng

123 Nguyễn Huệ, Q1, TP.HCM

2

Lê Thanh

Phúc

144 Linh Trung, Q. Thủ Đức, TP.HCM

3

Hồ Thị Thu

Hằng

45 Nguyễn Trãi, Q5, TP.HCM

Bước 2: Tạo tập tin chính (Main Document)

Ví dụ: tạo tập tin thư mời như sau, với những vị trí cần điền dữ liệu Ông bà, Địa chỉ thì bỏ trống và lưu với tên GiayMoi.

GIẤY MỜI

Kính gửi:        Ông/bà:

Địa chỉ:

Trung tâm Sao Mai xin mời quý vị đến dự buổi họp mặt.

Địa điểm:

Thời gian:

Trân trọng kính mời!

Đại diện tổ chức

Phó giám đốc

Bước 3: Thực hiện trên tập tin chính các khai báo:

Thứ nhất: Khai báo kết nối với tập tin nguồn dữ liệu:

Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Start Mail Merge, chọn  Select Recipients (R), chọn Use An Existing List, tiếp đó chương trình hiện hộp thoại Open, bạn tìm đến tập tin DSKH rồi Enter.

Tiếp đó nhấn Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Edit Recipients List (D), để kiểm tra nguồn dữ liệu được chèn ở Listview. Không muốn chèn dòng dữ liệu nào thì nhấn khoảng trắng để bỏ chọn. Cuối cùng nhấn OK.

Thứ hai: Chèn các Field vào những vị trí tương ứng:

Chèn họ và tên: Di chuyển con trỏ về phía sau chữ Ông/ bà, nơi cần chèn dữ liệu: họ, tên.

- Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Insert Merge Field (I), mũi tên xuống chọn Họ rồi Enter. Để chèn Họ.

- Cách khoảng trắng rồi nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Insert Merge Field (I), mũi tên xuống chọn Họ rồi Enter. Để chèn Tên.

Chèn địa chỉ: di chuyển con trỏ về sau chữ địa chỉ, nơi cần chèn dữ liệu rồi:

- Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Insert Merge Field (I), mũi tên xuống chọn địa chỉ rồi Enter.

Kết quả:

GIẤY MỜI

Kính gửi:        Ông/bà:«Họ» «Tên»

Địa chỉ:«Địa_chỉ»

Trung tâm Sao Mai xin mời quý vị đến dự buổi họp mặt.

Địa điểm:

Thời gian:

Trân trọng kính mời!

Đại diện tổ chức

Phó giám đốc

 

Thứ ba: Xem kết quả

Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Preview Result (P), chúng ta sẽ thấy kết quả như sau thể hiện thông tin của dòng dữ liệu đầu tiên.

GIẤY MỜI

Kính gửi:        Ông/bà:Trần Thanh Tùng

Địa chỉ:123 nguyễn Huệ, Q1, TP.HCM

Trung tâm Sao Mai xin mời quý vị đến dự buổi họp mặt.

Địa điểm:

Thời gian:

Trân trọng kính mời!

Đại diện tổ chức

Phó giám đốc

Sau khi kiểm tra kết quả, nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Preview Result (P) một lần nữa để bỏ xem kết quả.

Thứ tư: Trộn thành tập tin kết quả

Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Finish & Merge (F), chọn mục Edit Individual Document. Xuất hiện hộp thoại Merge To New Document, chọn All rồi nhấn Ok.

Kết quả là văn bản mới có số trang tương ứng với số dòng của bảng dữ liệu, mỗi trang là một giấy mời.

Trên đây là cách sử dụng tính năng Mail Merge để trộn thư trong Word 2007/2010/2013. Mong bài viết sẽ hữu ích.

 

Phạm Thị Kim Thoa

congnghe@trungtamsaomai.org

Chia sẻ bài này qua: